Politique de confidentialité (version 3)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Ce document explique ce qu'il advient de vos données personnelles lorsque vous utilisez Ollinter. Il est rédigé pour être lu, pas pour être subi.

La société responsable est :

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We run no advertising trackers and no third-party analytics scripts.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- To meet a legal obligation, such as tax and accounting records (Article 6(1)(c)).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## The yearly report to the tax office

EU rules (Council Directive 2021/514, known as DAC7) make a platform report each year what it paid the people who earn through it.

Before a professional's first payout we ask for what that report needs: their address, their tax number, the country that issued it, and for a company its legal name and registration number. The tax number is encrypted and never shown back in full, only its last characters.

Once a year we build one file for the tax authority: each professional we paid, what we credited them each quarter, our share, how many lessons that was, and the account the money went to. Every professional sees the same figures for their own closed years on their Money page, which is what the rules ask us to give them by 31 January.

The legal basis is Article 6(1)(c), a legal obligation. The details and the report copies are kept for as long as tax law requires.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed, text may be sent to Google Gemini to translate captions or profile and message text. There is a daily limit on it.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Gemini (United States): translation and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of them is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

Numéro d'enregistrement : 17452901

Numéro de TVA : EE102970135

Email : legal@ollinter.com

Écrivez à cette adresse pour toute question concernant vos données, pour demander une copie, ou pour nous demander de corriger ou de supprimer quelque chose.

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous avons des balises publicitaires et statistiques d'autres sociétés prêtes. Aucune balise publicitaire ou statistique ne fonctionne tant que nous ne les activons pas, et nous mettrons à jour cette politique lorsque nous le ferons. Après cela, dans l'UE, l'EEE, le Royaume-Uni et la Suisse, elles ne se chargent que si vous acceptez la bannière de cookies ; partout ailleurs, elles se chargent sans demander. La politique en matière de cookies nomme chacune d'entre elles.

## Ce que nous détenons

Selon la façon dont vous utilisez la plateforme :

- Votre nom, votre adresse e-mail et un numéro de téléphone si vous nous en donnez un.

- Votre date de naissance, que nous demandons une fois pour vérifier que vous êtes majeur.

- Votre langue et votre fuseau horaire.

- Votre compte et votre profil, et pour un professionnel le profil public : photo, vidéo de présentation, description, qualifications, expérience, prix, disponibilités.

- Pour un professionnel, les documents d'identité, un selfie, une preuve d'adresse et une preuve de qualifications.

- Réservations, sessions, paiements, remboursements et versements.

- Messages, fichiers partagés lors d'une session, et ce qui est dessiné sur le tableau blanc.

- Enregistrements, transcriptions et sous-titres traduits, lorsque toutes les personnes présentes dans la salle y ont consenti.

- Avis que vous rédigez et réponses à ceux-ci.

- Pour un professionnel, la note privée et l'évaluation qu'il peut conserver sur un apprenant qu'il enseigne, que l'apprenant ne voit pas.

- Les profils que vous avez consultés récemment.

- Demandes d'assistance, plaintes, recours et litiges.

- Données techniques nécessaires pour assurer la sécurité de la plateforme : enregistrements de connexion et de session, l'adresse d'où provient une demande, un identifiant d'appareil que nous générons, et un journal de ce que notre personnel a fait.

Les numéros de carte et les coordonnées bancaires n'atteignent jamais nos serveurs. Notre société de paiement les détient.

## Pourquoi nous pouvons les détenir, en droit

- Pour vous fournir le service que vous avez demandé et pour exécuter notre accord avec vous (Article 6(1)(b) du RGPD).

- Pour respecter une obligation légale, telle que les registres fiscaux et comptables (Article 6(1)(c)).

- Pour nos intérêts légitimes à maintenir la plateforme sûre et exempte de fraude (Article 6(1)(f)).

- Avec votre consentement, pour tout ce qui vous est demandé séparément, comme l'enregistrement d'une session (Article 6(1)(a)).

## Votre compte

Nous utilisons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre langue et votre fuseau horaire pour créer et gérer votre compte, pour vérifier que vous êtes majeur, pour afficher le site dans votre langue et pour vous permettre de réserver.

La plateforme est destinée aux adultes. Si la date de naissance que vous indiquez dit le contraire, le compte est suspendu et la date est conservée comme preuve de la raison.

## Connexion

Nous ne stockons pas les mots de passe. Vous vous connectez avec un code à six chiffres envoyé à votre e-mail, avec un compte Google connecté, ou avec une clé d'accès. Notre fournisseur de connexion, Stytch, gère cela, et nous stockons votre adresse e-mail une fois qu'ils confirment la connexion.

Après cela, vous avez une session qui dure sept jours à partir de votre dernière visite.

## Réservation et paiement

Pour gérer une réservation, nous détenons le professionnel, le service, la date, la durée, le prix, l'état de la réservation, le paiement et les messages qui l'accompagnent.

Nous utilisons Stripe pour les paiements et les versements. Les numéros de carte ne nous parviennent pas. Les coordonnées bancaires d'un professionnel sont données à Stripe, pas à nous. Nous conservons les montants, la réservation, le statut, qui a payé qui, les remboursements et tout litige de carte, ainsi que la référence propre de la société de paiement pour chaque mouvement.

Pour un litige de carte, nous envoyons au réseau de cartes ce qu'il demande : le nom et l'adresse e-mail du compte, la nature de la réservation, la date de la session et si chaque partie a rejoint la salle.

## Profils publics

Le profil d'un professionnel est public : photo, vidéo de présentation, description, qualifications, expérience, services, prix et disponibilités. C'est le but. Ce qu'ils publient leur appartient de bien le faire.

## Vérification de l'identité d'un professionnel

Avant qu'un professionnel ne puisse être payé, nous vérifions son identité. Nous pouvons traiter un document d'identité, un selfie, une preuve d'adresse et des certificats.

Ces fichiers sont cryptés avant d'être stockés. Une personne les examine. Nous n'effectuons aucune reconnaissance faciale ni aucune comparaison biométrique automatisée.

À partir de la bande lisible par machine d'un document d'identité, nous conservons le pays émetteur, le type de document, la nationalité et la date d'expiration. Le nom, le numéro de document et la date de naissance de cette bande ne sont pas stockés sous forme de texte. Nous conservons une empreinte unidirectionnelle créée à partir de ceux-ci, ce qui nous permet de détecter le même document sur deux comptes et ne peut pas être transformée en document.

Les documents d'identité sont supprimés cinq ans après la fin de la relation professionnelle ou après un refus. Un dossier ouvert retarde cela jusqu'à sa clôture.

## Le rapport annuel au bureau des impôts

Les règles de l'UE (Directive 2021/514 du Conseil, connue sous le nom de DAC7) obligent une plateforme à déclarer chaque année ce qu'elle a payé aux personnes qui gagnent de l'argent grâce à elle.

Avant le premier versement d'un professionnel, nous demandons ce dont ce rapport a besoin : leur adresse, leur numéro fiscal, le pays qui l'a émis, et pour une entreprise son nom légal et son numéro d'enregistrement. Le numéro fiscal est crypté et n'est jamais affiché en entier, seulement ses derniers caractères.

Une fois par an, nous créons un fichier pour l'autorité fiscale : chaque professionnel que nous avons payé, ce que nous leur avons crédité chaque trimestre, notre part, le nombre de leçons que cela représentait, et le compte sur lequel l'argent a été versé. Chaque professionnel voit les mêmes chiffres pour ses propres années clôturées sur sa page Argent, ce que les règles nous demandent de leur fournir avant le 31 janvier.

La base juridique est l'Article 6(1)(c), une obligation légale. Les détails et les copies du rapport sont conservés aussi longtemps que la loi fiscale l'exige.

## Messages et sessions

Nous traitons les messages et les fichiers que vous échangez ici, ainsi que ce qui est dessiné sur le tableau blanc, afin que le service fonctionne et qu'il y ait un enregistrement auquel chaque partie peut se référer.

Avant qu'une réservation payante n'existe entre deux personnes, le système masque les coordonnées telles que les numéros de téléphone et les adresses e-mail dans les messages et le texte du profil. C'est une mesure contre la fraude et contre le fait de retirer le travail de la plateforme.

La vidéo et l'audio fonctionnent sur nos propres serveurs, en utilisant l'open-source LiveKit. Votre navigateur obtient une clé de courte durée pour entrer dans une salle, et elle cesse de fonctionner lorsque la session se termine ou que vous partez.

## Enregistrement, transcriptions et IA

Une session n'est pas enregistrée automatiquement. Avant que quiconque ne rejoigne, chaque personne répond à quatre questions distinctes : enregistrement, transcription écrite, aide de l'IA et sous-titres traduits.

Une fonctionnalité n'est activée que si les réponses le permettent. Un refus la désactive pour cette salle, sauf dans une conférence, où le public n'est pas sur scène et la règle couvre les personnes qui parlent.

Vous pouvez retirer une réponse à tout moment jusqu'à la fin de la session. Le retrait de la transcription supprime immédiatement la transcription de cette session. Le retrait de l'enregistrement l'arrête là ; ce qui a déjà été enregistré est supprimé selon le calendrier ordinaire.

Lorsque vous avez accepté, le texte peut être envoyé à Google Gemini pour traduire les sous-titres ou le texte du profil et des messages. Il y a une limite quotidienne à cela.

## Profils récemment consultés

Nous conservons la liste des professionnels que vous avez consultés récemment, afin que vous puissiez les retrouver. Seul vous la voyez, vous pouvez la vider, elle expire après 30 jours, et elle fait partie de votre exportation et de votre suppression.

## Statistiques

Nous comptons comment la plateforme est utilisée : combien de recherches mènent à un profil, un message, une réservation. Ces tableaux ne peuvent pas contenir un utilisateur, une session, une adresse ou un appareil, et un test échoue si quelqu'un essaie d'ajouter une colonne qui le pourrait.

Une liste conserve les mots tapés : les recherches qui n'ont rien trouvé, ce qui nous indique quels professionnels rechercher. Elle ne contient aucune trace de qui les a tapés et est supprimée après 180 jours.

## Maintenir la plateforme en sécurité

Nous traitons les données techniques pour repérer les faux comptes, arrêter les attaques automatisées, limiter les tentatives de connexion, contrôler les demandes et détecter les abus. La base est notre intérêt légitime à gérer une plateforme qui n'est pas submergée par cela.

Les journaux du serveur sont conservés pendant 90 jours.

## Qui, au sein de l'entreprise, peut voir quoi

Notre personnel occupe un ou plusieurs rôles : vérification d'identité, finance, modération, support, traduction, audit et administration. Chaque rôle n'ouvre que ce dont son travail a besoin, et les documents d'identité ne s'ouvrent que pour les rôles qui les examinent.

Chaque modification administrative et chaque consultation de données sensibles, comme l'ouverture d'un document d'identité, est inscrite dans un registre que la base de données elle-même refuse de modifier ou de supprimer. Il contient qui a agi, quand, sur quoi, de quelle adresse et de quel appareil. Nous le conservons pendant sept ans.

## Comment nous les protégeons

- Connexions cryptées, et les serveurs refusent le cryptage obsolète.

- Documents d'identité et numéros fiscaux cryptés avant le stockage.

- Accès par rôle, avec une connexion séparée pour les outils du personnel.

- Limites sur les requêtes et sur les tailles de téléchargement.

- Chaque champ entrant vérifié avant d'être utilisé.

- Réponses construites à partir d'une liste fixe de champs, jamais une ligne de base de données brute.

- Sauvegardes cryptées.

- Vérifications automatisées des failles connues dans les logiciels que nous utilisons.

- Accès administratif et utilisateur séparé aux serveurs.

## Où vivent les données

La base de données, l'application et la vidéo fonctionnent sur deux serveurs que nous louons à Hetzner à Helsinki, en Finlande, au sein de l'UE. Notre traqueur d'erreurs est le nôtre et n'envoie rien à l'extérieur.

Les fichiers téléchargés et les enregistrements vivent dans le stockage de Cloudflare, dans sa région UE. Les documents d'identité y arrivent déjà cryptés.

Nous effectuons une sauvegarde chaque nuit, cryptée avant de quitter le serveur. Les copies quotidiennes sont conservées pendant 30 jours et les copies hebdomadaires pendant 90 jours.

## Entreprises qui nous aident

Chacune ne reçoit que ce dont son travail a besoin :

- Hetzner (Allemagne, serveurs en Finlande) : les serveurs et le stockage de sauvegarde.

- Cloudflare (États-Unis) : stockage de fichiers, protection contre les attaques et la passerelle devant nos outils de personnel.

- Stytch (États-Unis) : connexion, y compris la connexion Google et les clés d'accès.

- Stripe (États-Unis, société irlandaise pour l'Europe), y compris son propre portefeuille Stripe Link : paiements et versements.

- Brevo (France) : envoi de nos e-mails.

- Google Gemini (États-Unis) : traduction et les fonctionnalités d'IA que vous avez acceptées.

- Google Firebase (États-Unis) : notifications push.

- Google (États-Unis) : connexion, et lecture lorsque vous êtes occupé si vous connectez un calendrier. Nous ne voyons jamais les titres ou les détails de vos événements.

- ntfy.sh : alertes concernant nos propres serveurs, telles que l'espace disque et les sauvegardes. Aucune donnée personnelle.

Lorsqu'une des entreprises listées ci-dessus est en dehors de l'UE, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, sur le Cadre de confidentialité des données UE-États-Unis lorsque l'entreprise y est répertoriée, ou sur une autre base autorisée par les Articles 44 à 49 du RGPD. Nous avons un accord écrit avec chacune d'entre elles en vertu de l'Article 28.

## Balises statistiques et publicitaires

Quatre balises d'autres sociétés sont prêtes. Aucune d'entre elles ne fonctionne tant que nous ne les activons pas, et nous mettrons à jour cette politique lorsque nous le ferons. Il s'agit de Google Analytics et Google Ads de Google, du Meta Pixel de Meta, et du TikTok Pixel de TikTok. Le Google dans la liste ci-dessus est là pour la connexion et les calendriers. Ces deux balises Google sont une question distincte, et cette section les couvre.

Une fois les balises activées, elles envoient les pages que vous visitez ici, si vous vous êtes inscrit, et si vous avez payé et combien, afin que nous puissions mesurer nos publicités. Elles n'envoient jamais votre nom, votre e-mail ou vos messages de notre part. Dans l'UE, l'EEE, le Royaume-Uni et la Suisse, cela ne se produit que si vous avez dit oui à la bannière de cookies, et un non arrête tout cela. Partout ailleurs, nous ne demandons pas. La politique en matière de cookies liste chaque balise.

Chaque entreprise a un rôle différent :

- Google Analytics compte les visites pour nous. Google gère ces données en notre nom et uniquement comme nous le lui indiquons.

- Google Ads indique à Google quelle publicité vous a amené ici. Google décide par lui-même comment il utilise ces données, en vertu de la politique de confidentialité de Google.

- Meta et TikTok. Nous et l'entreprise sommes des contrôleurs conjoints pour une étape : la collecte des données sur notre site et leur envoi à eux. Une fois qu'elles arrivent, l'entreprise décide seule de ce qu'elle en fait, en vertu de sa propre politique de confidentialité.

Pour Meta et TikTok, l'arrangement conjoint fonctionne comme suit :

- Les conditions commerciales de chaque entreprise, que nous acceptons avant d'activer sa balise, indiquent qui fait quoi en vertu du RGPD pour cette seule étape.

- Nous vous en informons, ici et dans la politique en matière de cookies, et lorsque la loi exige votre oui, nous le demandons.

- L'entreprise gère vos demandes de consultation, de correction, de suppression ou de déplacement des données qu'elle conserve une fois qu'elle les a reçues.

- Vous pouvez exercer vos droits auprès de nous ou auprès de l'entreprise, selon votre préférence. Si vous nous écrivez concernant des données détenues par l'entreprise, nous transmettons votre demande à celle-ci.

La partie de Meta est Meta Platforms Ireland. Sa politique de confidentialité se trouve sur facebook.com/privacy/policy et l'arrangement lui-même sur facebook.com/legal/controller_addendum. La politique de confidentialité de TikTok se trouve sur tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta et TikTok peuvent déplacer ces données en dehors de l'UE. Google et Meta sont répertoriés dans le Cadre de confidentialité des données UE-États-Unis. TikTok déclare s'appuyer sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

## Cookies

We set no advertising cookies and load no third-party analytics. Everything we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Each one is listed in the cookie policy.

## How long we keep things

- A guest in a practice room: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

La plupart de ce que nous stockons sur votre appareil est nécessaire au service : vous connecter, vous maintenir connecté, mémoriser votre langue et repérer les lots de faux comptes. Une fois que nous activons les balises ci-dessus, Google, Meta et TikTok définissent également des cookies pour les statistiques et la publicité. Dans l'UE, l'EEE, le Royaume-Uni et la Suisse, nous demandons avant que l'un d'entre eux ne se charge, et un non les désactive ; partout ailleurs, ils se chargent sans demander. Chaque cookie est listé dans la politique en matière de cookies, qui indique également comment modifier votre réponse.

## Combien de temps nous conservons les choses

- Un invité dans une salle de pratique : 1 jour.

- Profils récemment consultés : 30 jours.

- Enregistrements de sessions : 30 jours.

- Un compte fermé avant qu'il ne soit effacé : 30 jours.

- Journaux du serveur : 90 jours.

- Transcriptions et sous-titres traduits : 6 mois.

- Notifications, annonces et demandes d'assistance : 12 mois.

- Messages : 18 mois.

- Fichiers partagés lors d'une session : 24 mois.

- Documents d'identité : 5 ans après la fin de la relation.

- Le registre des actions du personnel, les suspensions et les appels : 7 ans.

- Enregistrements de paiement, de réservation et fiscaux : 10 ans.

Une tâche nocturne applique ces règles. La loi peut nous obliger à conserver quelque chose plus longtemps, et un litige ouvert le retient jusqu'à ce qu'il soit réglé.

## Obtenir une copie de vos données

Demandez-le dans vos paramètres et le système crée un fichier, au format JSON, avec les données que nous détenons sur vous. Il reste disponible pendant trois jours, puis est supprimé, car une copie complète des données d'une personne ne devrait pas traîner.

## Fermer votre compte

Vous pouvez fermer votre compte dans vos paramètres. L'accès s'arrête immédiatement.

Pendant 30 jours, rien n'est effacé, de sorte qu'une fermeture par erreur peut encore être annulée. Après cela, nous effaçons l'identité derrière le compte : le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, la photo, la date de naissance et le texte du profil. L'adresse e-mail est remplacée par une valeur sans signification plutôt que supprimée, car les enregistrements que la loi nous oblige à conserver, tels que les enregistrements de paiement et notre propre journal des actions du personnel, ne peuvent pas être modifiés une fois écrits.

Les messages privés que vous avez envoyés sont supprimés. Les messages dans une salle de cours ou un chat de groupe sont un enregistrement partagé de cette session, ils restent donc sans votre nom et sont supprimés selon le calendrier ordinaire des messages.

Si un litige est ouvert ou si une session payante n'a pas encore eu lieu, l'effacement attend que l'argent soit réglé. La page vous l'indique.

## Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez :

- Demander ce que nous détenons sur vous et en obtenir une copie (Articles 15 et 20).

- Corriger ce qui est erroné (Article 16). Une grande partie de cela, vous pouvez le modifier vous-même.

- Faire effacer vos données (Article 17), sauf si la loi nous oblige à les conserver.

- Restreindre ou vous opposer au traitement basé sur nos intérêts légitimes (Articles 18 et 21).

- Retirer votre consentement à tout moment, pour tout ce qui a été donné par consentement (Article 7). Ce qui a été fait avant votre retrait reste légal.

Écrivez à legal@ollinter.com et nous vous répondrons dans le mois que la loi autorise.

## Plainte auprès de l'autorité

Vous pouvez déposer une plainte auprès d'une autorité de protection des données : celle de votre lieu de résidence, celle de votre lieu de travail, ou celle où vous pensez qu'une erreur s'est produite. Étant donné que nous sommes établis en Estonie, l'autorité qui nous supervise est :

Andmekaitse Inspektsioon (Inspection estonienne de la protection des données)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonie

Email : info@aki.ee

Téléphone : +372 627 4135

Vous pouvez déposer une plainte que vous nous ayez écrit ou non au préalable.

## Si quelque chose ne va pas

Nous prenons des mesures pour prévenir, détecter et limiter une violation de données personnelles. Si une violation se produit, nous en informons l'autorité sans délai excessif et dans les 72 heures suivant la prise de connaissance, lorsque la loi l'exige, et nous informons les personnes concernées lorsque le risque pour elles est élevé.

## Lorsque la loi nous demande des données

Nous transmettons des données personnelles lorsqu'une obligation légale, une décision de justice ou une ordonnance contraignante d'une autorité compétente l'exige, et uniquement dans la mesure où elle l'exige.

## Modifications de cette politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque la loi, la plateforme, les entreprises avec lesquelles nous travaillons ou les objectifs changent. La version actuelle est toujours ici, et lorsqu'un changement vous concerne, nous vous en informons.

Ce que nous détenons

Pourquoi nous pouvons les détenir, en droit

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