Politique de confidentialité

Ce document explique ce qu'il advient de vos données personnelles lorsque vous utilisez Ollinter. Il est rédigé pour être lu, pas pour être subi.

L'entreprise responsable de ces données est :

Écrivez à cette adresse pour toute question concernant vos données, pour en demander une copie, ou pour nous demander de corriger ou de supprimer un élément.

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous avons préparé des balises publicitaires et statistiques d'autres entreprises. Aucune balise publicitaire ou statistique ne fonctionne tant que nous ne l'avons pas activée, et nous mettrons à jour cette politique lorsque nous le ferons. Après cela, dans l'UE, l'EEE, le Royaume-Uni et la Suisse, elles ne se chargent que si vous acceptez le bandeau de cookies. Partout ailleurs, elles se chargent sans demander. La politique relative aux cookies nomme chacune d'entre elles.

Ce que nous conservons

Selon votre utilisation de la plateforme :

• Votre nom, votre adresse e-mail et un numéro de téléphone si vous nous en fournissez un.
• Votre date de naissance, que nous demandons une seule fois pour vérifier que vous êtes majeur.
• Votre langue et votre fuseau horaire.
• Votre compte et votre profil, et pour un professionnel le profil public : photo, vidéo de présentation, description, qualifications, expérience, tarifs, disponibilités.
• Pour un professionnel, des documents d'identité, un selfie, un justificatif de domicile et un justificatif de qualifications.
• Les réservations, les sessions, les paiements, les remboursements et les versements.
• Les messages, les fichiers partagés lors d'une session et ce qui est dessiné sur le tableau.
• Les enregistrements, les transcriptions et les sous-titres traduits, lorsque toutes les personnes présentes dans la salle les ont acceptés.
• Les avis que vous rédigez et les réponses à ces avis.
• Pour un professionnel, la note privée et l'évaluation qu'il peut conserver sur un apprenant à qui il enseigne, que l'apprenant ne voit pas.
• Les profils que vous avez consultés récemment.
• Les demandes d'assistance, les réclamations, les recours et les litiges.
• Les données techniques nécessaires pour assurer la sécurité de la plateforme : historiques de connexion et de session, l'adresse d'où provient une requête, un identifiant d'appareil que nous générons et un journal de ce que notre personnel a fait.

Les numéros de carte et les coordonnées bancaires n'arrivent jamais sur nos serveurs. C'est notre prestataire de paiement qui les conserve.

Why we may hold it, in law

• To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).
• To meet a legal obligation, such as tax and accounting records (Article 6(1)(c)).
• For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).
• With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

Votre compte

Nous utilisons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre langue et votre fuseau horaire pour créer et gérer votre compte, pour vérifier que vous êtes majeur, pour afficher le site dans votre langue et pour vous permettre de réserver.

La plateforme est réservée aux adultes. Si la date de naissance que vous indiquez indique le contraire, le compte est suspendu et la date est conservée pour justifier cette décision.

Se connecter

Nous ne stockons pas de mots de passe. Vous vous connectez avec un code à six chiffres envoyé sur votre adresse e-mail, avec un compte Google connecté ou avec une clé d'accès. Notre fournisseur de connexion, Stytch, s'occupe de tout, et nous stockons votre adresse e-mail une fois qu'il a confirmé la connexion.

Après cela, vous disposez d'une session qui dure sept jours à compter de votre dernière visite.

Réservation et paiement

Pour gérer une réservation, nous conservons les informations sur le professionnel, le service, la date, la durée, le prix, l'état de la réservation, le paiement et les messages qui l'accompagnent.

Nous utilisons Stripe pour les paiements et les versements. Les numéros de carte ne nous parviennent pas. Les coordonnées bancaires d'un professionnel sont transmises à Stripe, pas à nous. Nous conservons les montants, la réservation, le statut, qui a payé qui, les remboursements et tout litige de carte, ainsi que la référence propre à la société de paiement pour chaque mouvement.

En cas de litige de carte, nous envoyons au réseau de cartes ce qu'il demande : le nom et l'adresse e-mail sur le compte, l'objet de la réservation, la date de la session et si chaque partie a rejoint la salle.

Profils publics

Le profil d'un professionnel est public : photo, vidéo de présentation, description, qualifications, expérience, services, tarifs et disponibilités. C'est tout l'intérêt de la démarche. Ce qu'ils publient relève de leur responsabilité.

Vérification de l'identité d'un professionnel

Avant qu'un professionnel puisse recevoir des paiements, nous vérifions son identité. Nous pouvons traiter une pièce d'identité, un selfie, un justificatif de domicile et des diplômes.

Ces fichiers sont chiffrés avant d'être stockés. Une personne physique les examine. Nous n'utilisons aucune reconnaissance faciale ni aucune comparaison biométrique automatisée.

De la bande de lecture optique d'une pièce d'identité, nous conservons le pays émetteur, le type de document, la nationalité et la date d'expiration. Le nom, le numéro de document et la date de naissance issus de cette bande ne sont pas stockés sous forme de texte. Nous conservons une empreinte numérique à sens unique générée à partir de ces données, ce qui nous permet de repérer si un même document est utilisé sur deux comptes différents sans pouvoir reconstituer le document d'origine.

Les pièces d'identité sont supprimées cinq ans après la fin de la relation professionnelle ou après un refus. Un dossier en cours retarde cette suppression jusqu'à sa clôture.

Messages et sessions

Nous traitons les messages et les fichiers que vous échangez ici, ainsi que ce qui est dessiné sur le tableau, afin que le service fonctionne et pour qu'il y ait une trace à laquelle chaque partie peut se référer.

Avant qu'une réservation payante n'existe entre deux personnes, le système masque les coordonnées telles que les numéros de téléphone et les adresses e-mail dans les messages et les textes de profil. C'est une mesure contre la fraude et contre le fait de sortir le travail de la plateforme.

La vidéo et l'audio fonctionnent sur nos propres serveurs, en utilisant le logiciel libre LiveKit. Votre navigateur reçoit une clé à durée de vie courte pour entrer dans une salle, et elle cesse de fonctionner quand la session se termine ou que vous partez.

Enregistrement, transcriptions et IA

Une session n'est pas enregistrée automatiquement. Avant que quiconque ne rejoigne la session, chaque personne répond à quatre questions distinctes : l'enregistrement, la transcription écrite, l'aide de l'IA et les sous-titres traduits.

Une fonctionnalité n'est activée que si les réponses le permettent. Un seul refus la maintient désactivée pour cette salle, sauf dans le cas d'une conférence, où le public n'est pas sur scène et où la règle ne concerne que les personnes qui s'expriment.

Vous pouvez retirer une réponse à tout moment jusqu'à la fin de la session. Le retrait de la transcription supprime immédiatement la transcription de cette session. Le retrait de l'enregistrement l'arrête à ce moment précis ; ce qui a déjà été enregistré est supprimé selon le calendrier habituel.

Si vous avez donné votre accord au cours d'une session, le texte de cette session peut être envoyé à Google pour traduire les sous-titres et pour vous aider avec les cartes mémoire.

Certaines fonctionnalités envoient du texte à Google sans question préalable, afin de permettre le bon fonctionnement de ces outils :

• Les messages, le chat de la salle, les devoirs et les réponses aux activités en direct, afin de les traduire pour la personne qui les lit.
• Les profils et les avis, pour les afficher dans d'autres langues.
• Ce qu'un professionnel écrit dans son profil, et ce que vous tapez dans la barre de recherche, afin de trouver des professionnels par le sens.
• Un mot que vous enregistrez comme carte mémoire, pour ajouter sa signification dans votre langue.
• Les messages, le chat de la salle, les devoirs et les réponses aux activités en direct, afin de déterminer dans quelle langue ils sont écrits.

Avant d'envoyer du texte, nous essayons de retirer les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les liens et les identifiants de messagerie, puis nous les réintégrons dans la traduction. Nous ne retirons pas les noms. Google indique qu'il traite le texte au sein de l'Union européenne, et ses conditions précisent qu'il n'entraîne pas ses modèles sur nos données sans notre autorisation. Si les contrôles de sécurité de Google signalent une demande comme un abus potentiel, Google peut conserver une copie de cette demande pendant 90 jours maximum, au sein de l'Union européenne, afin qu'une personne physique puisse l'examiner. Google n'utilise pas cette copie pour entraîner ses modèles. Il existe une limite quotidienne sur le volume de texte que nous traduisons.

Profils consultés récemment

Nous gardons la liste des professionnels que vous avez consultés récemment, afin que vous puissiez les retrouver facilement. Vous êtes la seule personne à la voir, vous pouvez l'effacer, elle expire après 30 jours, et elle fait partie de vos données d'exportation et de suppression.

Statistiques

Nous mesurons l'utilisation de la plateforme : combien de recherches mènent à un profil, un message ou une réservation. Ces tableaux ne peuvent pas contenir d'utilisateur, de session, d'adresse ou d'appareil, et un test échoue si quelqu'un essaie d'ajouter une colonne qui le permettrait.

Nous comptons également d'où viennent les visites. Lorsque vous ouvrez l'une de nos pages depuis l'extérieur de notre site, nous ajoutons un à un compteur. Ce compteur enregistre l'heure, la première page que vous avez ouverte, le type de site qui vous a envoyé, votre pays, si vous utilisez un téléphone ou un ordinateur, et la langue du site. La première page fait partie de l'une de ces six catégories : l'accueil, la recherche, le profil d'un professionnel, une offre, la page d'enseignement ou une autre page. Le type de site fait partie de l'une de ces six catégories : un moteur de recherche, un réseau social, un assistant IA, un service de messagerie, un autre site ou aucun.

Nous connaissons votre pays grâce au réseau qui héberge notre site. Il lit le pays à partir de votre adresse et nous donne deux lettres. Le compteur ne conserve pas votre adresse. Le compteur ne contient aucun nom, aucun compte et aucun numéro d'appareil. Nous supprimons ces données après deux ans.

Si vous venez de l'une de nos publicités, le lien contient des mots choisis par l'annonceur : la source, le support, le nom de la publicité et le mot recherché. Nous conservons ces mots avec la visite. Si vous réservez un cours ou achetez un forfait après cette visite, nous conservons ces mots avec cette réservation, afin de voir quelles publicités sont rentables. Nous ne conservons un mot que s'il passe un contrôle qui rejette les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les codes longs. Les mots associés à vos réservations et forfaits font partie de votre export de données. Lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons ces mots de vos réservations et forfaits.

Si vous postulez pour enseigner après avoir cliqué sur une publicité, nous conservons le nom de la campagne publicitaire sur votre compte. Il fait partie de votre export de données. Nous le supprimons lorsque vous supprimez votre compte.

Rien de tout cela ne place de cookie ou de fichier sur votre appareil.

Une liste conserve les mots saisis : les recherches qui n'ont rien donné, ce qui nous indique quels professionnels rechercher. Elle ne garde aucune trace de la personne qui les a saisis et est supprimée après 180 jours.

Assurer la sécurité de la plateforme

Nous traitons les données techniques pour repérer les faux comptes, stopper les attaques automatisées, limiter les tentatives de connexion, garder le contrôle sur les requêtes et détecter les abus. Notre base légale est notre intérêt légitime à faire fonctionner une plateforme qui n'est pas submergée par ces comportements.

Les journaux du serveur sont conservés pendant 90 jours.

Qui au sein de l'entreprise peut voir quoi

Notre personnel détient un ou plusieurs rôles : vérification d'identité, finance, modération, assistance, traduction, audit et administration. Chaque rôle donne accès uniquement à ce qui est nécessaire pour son travail, et les documents d'identité s'ouvrent uniquement pour les rôles chargés de les examiner.

Chaque modification administrative et chaque consultation de données sensibles, comme l'ouverture d'un document d'identité, est inscrite dans un registre que la base de données elle-même refuse de modifier ou de supprimer. Ce registre indique qui a agi, quand, sur quoi, depuis quelle adresse et depuis quel appareil. Nous le conservons pendant sept ans.

Comment nous les protégeons

• Des connexions chiffrées, et les serveurs refusent les protocoles de chiffrement obsolètes.
• Les documents d'identité et les numéros de TVA sont chiffrés avant leur stockage.
• Un accès par rôle, avec une connexion distincte pour les outils de l'équipe.
• Des limites sur les requêtes et sur la taille des fichiers téléversés.
• Chaque champ entrant est vérifié avant d'être utilisé.
• Les réponses sont construites à partir d'une liste fixe de champs, jamais à partir d'une ligne de base de données brute.
• Des sauvegardes chiffrées.
• Des vérifications automatisées des failles connues dans les logiciels que nous utilisons.
• Des accès administrateur et utilisateur distincts pour les serveurs.

Où résident les données

La base de données, l'application et la vidéo fonctionnent sur deux serveurs que nous louons chez Hetzner à Helsinki, en Finlande, au sein de l'Union Européenne. Notre outil de suivi des erreurs est le nôtre et ne transmet rien à l'extérieur.

Les fichiers téléchargés et les enregistrements résident dans l'espace de stockage de Cloudflare, dans sa région UE. Les documents d'identité y arrivent déjà chiffrés.

Nous effectuons une sauvegarde chaque nuit, chiffrée avant de quitter le serveur. Les copies quotidiennes sont conservées pendant 30 jours et les copies hebdomadaires pendant 90 jours. Nous conservons également une copie chiffrée de chaque modification de la base de données pendant environ cinq semaines, afin de pouvoir la restaurer à n'importe quelle minute de cette période. Si jamais nous restaurons une copie plus ancienne, nous effaçons à nouveau toutes les personnes qui nous ont demandé d'effacer leurs données depuis lors. Nous copions également les fichiers téléchargés et les enregistrements chaque nuit, de manière chiffrée, vers le même espace de stockage de sauvegarde. Un fichier que vous supprimez quitte cette copie dans un délai d'environ huit semaines.

Les entreprises qui nous aident

Chacune d'elles reçoit uniquement ce dont elle a besoin pour faire son travail :

• Hetzner (Allemagne, serveurs en Finlande) : les serveurs et le stockage de sauvegarde.
• Cloudflare (États-Unis) : le stockage de fichiers, la protection contre les attaques et la passerelle d'accès à nos outils internes.
• Stytch (États-Unis) : la connexion, y compris la connexion Google et les clés d'accès.
• Stripe (États-Unis, entreprise irlandaise pour l'Europe), y compris son propre portefeuille Stripe Link : les paiements et les versements.
• Brevo (France) : l'envoi de nos e-mails.
• Google Cloud (États-Unis), qui héberge Vertex AI dans l'Union européenne : la traduction, la recherche par pertinence et les fonctionnalités d'IA que vous avez acceptées.
• Google Firebase (États-Unis) : les notifications push.
• Google (États-Unis) : la connexion, et la lecture de vos disponibilités si vous connectez un calendrier. Nous ne voyons jamais les titres ni les détails de vos événements.
• ntfy.sh : les alertes concernant nos propres serveurs, comme l'espace disque et les sauvegardes. Aucune donnée personnelle.

Lorsqu'une des entreprises listées ci-dessus se trouve en dehors de l'UE, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, sur le cadre de protection des données UE-États-Unis si l'entreprise y est inscrite, ou sur une autre base autorisée par les articles 44 à 49 du RGPD. Nous avons un accord écrit avec chacune d'elles en vertu de l'article 28.

Statistiques et balises publicitaires

Quatre balises d'autres entreprises sont prêtes. Aucune d'entre elles ne fonctionne tant que nous ne les activons pas, et nous mettrons à jour cette politique lorsque nous le ferons. Il s'agit de Google Analytics et Google Ads de Google, du Meta Pixel de Meta, et du TikTok Pixel de TikTok. Le Google mentionné dans la liste ci-dessus sert à la connexion et aux calendriers. Ces deux balises Google sont un sujet distinct, et cette section les concerne.

Une fois les balises activées, elles envoient les pages que vous visitez ici, si vous vous êtes inscrit, et si vous avez payé et combien, afin que nous puissions mesurer nos publicités. Elles n'envoient jamais votre nom, votre adresse e-mail ou vos messages de notre part. Dans l'UE, l'EEE, le Royaume-Uni et la Suisse, cela se produit uniquement si vous avez dit oui au bandeau de cookies, et un non arrête tout. Partout ailleurs, nous ne demandons pas. La politique relative aux cookies répertorie chaque balise.

Chaque entreprise a un rôle différent :

• Google Analytics compte les visites pour nous. Google traite ces données pour notre compte et uniquement selon nos instructions.
• Google Ads indique à Google quelle publicité vous a amené ici. Google décide lui-même de la manière dont il utilise ces données, conformément à la politique de confidentialité de Google.
• Meta et TikTok. Nous et l'entreprise sommes responsables conjoints du traitement pour une étape : la collecte des données sur notre site et leur envoi vers eux. Une fois arrivées, l'entreprise décide elle-même de ce qu'elle en fait, selon sa propre politique de confidentialité.

Pour Meta et TikTok, l'accord conjoint fonctionne ainsi :

• Les conditions commerciales de chaque entreprise, que nous acceptons avant d'activer sa balise, indiquent qui fait quoi en vertu du RGPD pour cette seule étape.
• Nous vous en informons, ici et dans la politique relative aux cookies, et là où la loi exige votre accord, nous vous le demandons.
• L'entreprise traite vos demandes pour voir, corriger, supprimer ou déplacer les données qu'elle conserve une fois qu'elle les a reçues.
• Vous pouvez exercer vos droits auprès de nous ou de l'entreprise, selon votre préférence. Si vous nous écrivez au sujet de données détenues par l'entreprise, nous lui transmettons votre demande.

Le côté de Meta est Meta Platforms Ireland. Sa politique de confidentialité est disponible sur facebook.com/privacy/policy et l'accord lui-même sur facebook.com/legal/controller_addendum. La politique de confidentialité de TikTok est disponible sur tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta et TikTok peuvent transférer ces données en dehors de l'UE. Google et Meta sont inscrits dans le cadre de protection des données UE-États-Unis. TikTok déclare s'appuyer sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Cookies

La plupart des données que nous stockons sur votre appareil sont nécessaires au service : vous connecter, vous maintenir connecté, retenir votre langue et repérer les vagues de faux comptes. Dès que nous activons les balises ci-dessus, Google, Meta et TikTok placent également des cookies à des fins de statistiques et de publicité. Dans l'Union Européenne, l'Espace Économique Européen, le Royaume-Uni et la Suisse, nous demandons votre accord avant de charger l'un d'entre eux, et un refus les bloque. Partout ailleurs, ils se chargent sans demander. Chaque cookie est répertorié dans la politique relative aux cookies, qui explique également comment modifier votre choix.

How long we keep things

• A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.
• The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.
• Recently viewed profiles: 30 days.
• Recordings of sessions: 30 days.
• A closed account before it is erased: 30 days.
• Server logs: 90 days.
• Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.
• Notifications, announcements and support requests: 12 months.
• Messages: 18 months.
• Files shared in a session: 24 months.
• Identity documents: 5 years after the relationship ends.
• The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.
• Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

Obtenir une copie de vos données

Demandez-la dans vos paramètres et le système génère un fichier unique, au format JSON, contenant les données que nous détenons sur vous. Il reste disponible pendant trois jours puis est supprimé, car une copie complète des données d'une personne ne doit pas rester stockée inutilement.

Fermer votre compte

Vous pouvez fermer votre compte dans vos paramètres. L'accès s'arrête immédiatement.

Pendant 30 jours, rien n'est effacé, ce qui permet d'annuler une fermeture faite par erreur. Après cela, nous effaçons l'identité liée au compte : le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, la photo, la date de naissance et le texte du profil. L'adresse e-mail est remplacée par une valeur sans signification plutôt que d'être supprimée, car les registres que la loi nous oblige à conserver, comme les justificatifs de paiement et notre propre journal des actions du personnel, ne peuvent pas être modifiés une fois enregistrés.

Les messages privés que vous avez envoyés sont supprimés. Les messages dans une salle de cours ou une discussion de groupe sont un historique partagé de cette session, ils restent donc en ligne sans votre nom et sont supprimés selon le calendrier habituel des messages. La seule exception est la salle d'entraînement : les messages qu'un invité y a envoyés sont supprimés avec l'invité après 1 jour, et les sous-titres de la leçon d'entraînement ainsi que leurs traductions sont supprimés après 1 jour également.

Si un litige est en cours ou si une session payée n'a pas encore eu lieu, l'effacement attend que l'argent soit réglé. La page vous l'indique.

Vos droits

Selon le RGPD, vous pouvez :

• Demander quelles données nous détenons sur vous, et en obtenir une copie (articles 15 et 20).
• Corriger ce qui est erroné (article 16). Vous pouvez modifier vous-même la plupart de ces informations.
• Faire effacer vos données (article 17), sauf si la loi nous oblige à les conserver.
• Limiter le traitement ou vous y opposer lorsqu'il est basé sur nos intérêts légitimes (articles 18 et 21).
• Retirer votre consentement à tout moment, pour tout ce qui a été consenti (article 7). Ce qui a été fait avant votre retrait reste légal.

Écrivez à legal@ollinter.com et nous vous répondrons dans le délai d'un mois prévu par la loi.

Déposer une plainte auprès de l'autorité

Vous pouvez déposer une plainte auprès d'une autorité de protection des données : celle de votre lieu de résidence, celle de votre lieu de travail ou celle du lieu où vous pensez qu'un problème est survenu. Comme nous sommes établis en Estonie, l'autorité qui nous supervise est :

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonie

E-mail : info@aki.ee

Téléphone : +372 627 4135

Vous pouvez déposer une plainte que vous nous ayez écrit au préalable ou non.

En cas de problème

Nous prenons des mesures pour prévenir, détecter et limiter les violations de données personnelles. Si une violation se produit, nous en informons l'autorité compétente dans les meilleurs délais et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance lorsque la loi l'exige, et nous en informons les personnes concernées si le risque pour elles est élevé.

Quand la loi nous demande des données

Nous transmettons des données personnelles lorsqu'une obligation légale, une décision de justice ou une ordonnance contraignante d'une autorité compétente l'exige, et uniquement dans la mesure où cela est requis.

Modifications de cette politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque la loi, la plateforme, les entreprises avec lesquelles nous travaillons ou les objectifs changent. La version actuelle est toujours disponible ici, et lorsqu'un changement vous concerne, nous vous en informons.