Політика конфіденційності (версія 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Тут описано, що відбувається з вашими персональними даними, коли ви користуєтеся Ollinter. Цей текст написаний для того, щоб його читали, а не для того, щоб намагатися в ньому вижити.

Компанія, яка відповідає за це:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- To meet a legal obligation, such as tax and accounting records (Article 6(1)(c)).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Реєстраційний номер: 17452901

Індивідуальний податковий номер ПДВ: EE102970135

Електронна пошта: legal@ollinter.com

Пишіть на цю адресу з будь-якими питаннями про ваші дані, щоб попросити копію або щоб ми щось виправили чи видалили.

Ми не продаємо персональні дані. У нас готові до роботи теги реклами та статистики від інших компаній. Жоден тег реклами чи статистики не працює, доки ми їх не увімкнемо, і ми оновимо цю політику, коли зробимо це. Після цього в ЄС, ЄЕЗ, Великобританії та Швейцарії вони завантажуються лише тоді, коли ви погодитеся на банер файлів cookie. В усіх інших місцях вони завантажуються без запиту. Політика щодо файлів cookie називає кожен із них.

## Що ми зберігаємо

Залежно від того, як ви користуєтеся платформою:

- Ваше ім'я, адресу електронної пошти та номер телефону, якщо ви його вказали.

- Вашу дату народження, яку ми запитуємо один раз, щоб переконатися, що ви повнолітні.

- Вашу мову та часовий пояс.

- Ваш обліковий запис і профіль, а для експерта також публічний профіль: фото, відеовізитку, опис, кваліфікацію, досвід, ціни, доступний час.

- Для експерта: документи, що посвідчують особу, селфі, підтвердження адреси та підтвердження кваліфікації.

- Бронювання, сесії, платежі, повернення коштів та виплати.

- Повідомлення, файли, якими ви поділилися під час сесії, та записи на дошці.

- Записи, текстові розшифровки та перекладені субтитри, якщо всі присутні в кімнаті надали на це згоду.

- Відгуки, які ви пишете, та відповіді на них.

- Для експерта: приватні нотатки та оцінки, які він може вести про учня, якого навчає, і які учень не бачить.

- Профілі, які ви нещодавно переглядали.

- Запити на підтримку, скарги, апеляції та суперечки.

- Технічні дані, необхідні для безпеки платформи: записи про вхід та сесії, адресу, з якої надійшов запит, згенерований нами ідентифікатор пристрою та журнал дій наших співробітників.

Номери карток та банківські реквізити ніколи не потрапляють на наші сервери. Їх зберігає наша платіжна компанія.

## Чому ми можемо зберігати її згідно із законом

- Щоб надати вам послугу, яку ви попросили, та виконати нашу угоду з вами (пункт b частини першої статті 6 GDPR).

- Щоб виконати юридичне зобов'язання, наприклад, щодо податкового та бухгалтерського обліку (пункт c частини першої статті 6).

- Для наших законних інтересів у забезпеченні безпеки платформи та запобіганні шахрайству (пункт f частини першої статті 6).

- За вашою згодою на будь-що, про що вас запитують окремо, наприклад, запис сесії (пункт a частини першої статті 6).

## Ваш акаунт

Ми використовуємо ваше ім'я, адресу електронної пошти, номер телефону, дату народження, мову та часовий пояс, щоб створити ваш акаунт і керувати ним, перевірити, чи ви повнолітні, показувати сайт вашою мовою та дозволити вам здійснювати бронювання.

Платформа призначена для дорослих. Якщо вказана вами дата народження свідчить про протилежне, акаунт блокується, а дата зберігається як підтвердження причини такого рішення.

## Вхід у систему

Ми не зберігаємо паролі. Ви входите за допомогою шестизначного коду, який надходить на вашу електронну пошту, через підключений акаунт Google або за допомогою ключа доступу (passkey). Наш провайдер авторизації Stytch обробляє цей процес, а ми зберігаємо вашу адресу електронної пошти після того, як вони підтвердять вхід.

Після цього ваша сесія триває сім днів з моменту вашого останнього візиту.

## Бронювання та оплата

Щоб провести бронювання, ми зберігаємо дані про експерта, послугу, дату, тривалість, ціну, статус бронювання, оплату та повідомлення, які з ним пов'язані.

Ми використовуємо Stripe для платежів та виплат. Номери карток до нас не потрапляють. Банківські реквізити експерта передаються Stripe, а не нам. Ми зберігаємо суми, бронювання, статус, інформацію про те, хто кому заплатив, повернення коштів та будь-які суперечки щодо карток, разом із власним ідентифікатором платіжної компанії для кожної операції.

Для вирішення суперечки щодо картки ми надсилаємо картковій мережі те, що вона запитує: ім'я та електронну адресу в обліковому записі, деталі бронювання, час проведення сесії та інформацію про те, чи приєдналася кожна зі сторін до кімнати.

## Публічні профілі

Профіль експерта є публічним: фото, ознайомче відео, опис, кваліфікація, досвід, послуги, ціни та доступність. У цьому і полягає його суть. Те, що вони публікують, є їхньою власною відповідальністю.

## Перевірка особи експерта

Перш ніж експерт зможе отримати оплату, ми перевіряємо його особу. Ми можемо обробляти документ, що посвідчує особу, селфі, підтвердження адреси та сертифікати.

Ці файли шифруються перед збереженням. Їх перевіряє людина. Ми не використовуємо розпізнавання облич та не проводимо жодного автоматизованого біометричного порівняння.

Зі зчитуваної машиною смуги документа, що посвідчує особу, ми зберігаємо країну видачі, тип документа, громадянство та термін дії. Ім'я, номер документа та дата народження з цієї смуги не зберігаються у вигляді тексту. Ми зберігаємо їхній односторонній цифровий відбиток, який дозволяє нам помітити один і той самий документ на двох різних акаунтах і який неможливо перетворити назад у документ.

Документи, що посвідчують особу, видаляються через п'ять років після закінчення співпраці з експертом або після відхилення заявки. Відкрита суперечка відкладає видалення до моменту, поки її не буде закрито.

## Повідомлення та сесії

Ми обробляємо повідомлення та файли, якими ви тут обмінюєтеся, а також те, що намальовано на дошці, щоб сервіс працював і щоб обидві сторони мали історію, на яку можна посилатися.

Поки між двома людьми немає оплаченого бронювання, система приховує контактні дані, такі як номери телефонів та адреси електронної пошти, у повідомленнях та тексті профілю. Це захід проти шахрайства та проти виведення роботи за межі платформи.

Відео та аудіо працюють на наших власних серверах за допомогою LiveKit з відкритим кодом. Ваш браузер отримує тимчасовий ключ для входу в кімнату, який перестає діяти, коли сесія закінчується або ви виходите.

## Запис, текстові розшифровки та штучний інтелект

Сесія не записується автоматично. Перед тим як будь-хто приєднається, кожна людина відповідає на чотири окремі запитання: про запис, письмову розшифровку, допомогу штучного інтелекту та перекладені субтитри.

Функція вмикається лише тоді, коли відповіді це дозволяють. Одна відмова залишає її вимкненою для цієї кімнати, окрім лекцій, де слухачі не перебувають на сцені, а правило поширюється на людей, які виступають.

Ви можете відкликати свою відповідь у будь-який момент до завершення сесії. Відкликання згоди на розшифровку негайно видаляє розшифровку цієї сесії. Відкликання згоди на запис зупиняє його; те, що вже було записано, видаляється за звичайним графіком.

Якщо ви дали згоду під час сесії, текст із цієї сесії може бути надісланий до Google для перекладу субтитрів та допомоги з картками для запам'ятовування.

Деякі функції надсилають текст до Google без окремого запитання, щоб забезпечити роботу цих функцій:

- Повідомлення, чат кімнати, домашні завдання та відповіді в інтерактивних завданнях, щоб перекласти їх для людини, яка їх читає.

- Профілі та відгуки, щоб показувати їх іншими мовами.

- Те, що експерт пише у своєму профілі, та те, що ви вводите в полі пошуку, щоб знаходити експертів за змістом.

- Слово, яке ви зберігаєте як картку, щоб додати його значення вашою мовою.

- Повідомлення, чат кімнати, домашні завдання та відповіді в інтерактивних завданнях, щоб визначити, якою мовою вони написані.

Перед тим як надіслати текст, ми намагаємося вилучити адреси електронної пошти, номери телефонів, посилання та нікнейми в месенджерах, а потім повертаємо їх назад у перекладі. Ми не вилучаємо імена. Google зазначає, що обробляє текст у Європейському Союзі, а його правила вказують, що він не навчає свої моделі на наших даних без нашого дозволу. Якщо перевірка безпеки Google позначить запит як можливе зловживання, Google може зберігати копію цього запиту протягом періоду до 90 днів у Європейському Союзі, щоб людина могла його перевірити. Google не використовує цю копію для навчання своїх моделей. Існує щоденний ліміт на обсяг перекладу.

## Нещодавно переглянуті профілі

Ми зберігаємо список експертів, яких ви нещодавно переглядали, щоб ви могли легко знайти їх знову. Цей список бачите лише ви, ви можете його очистити, він автоматично видаляється через 30 днів, а також він є частиною ваших файлів для експорту та запиту на видалення даних.

## Статистика

Ми рахуємо, як використовується платформа: скільки пошукових запитів приводять до профілю, повідомлення чи бронювання. Ці таблиці не можуть містити дані про користувача, сесію, адресу чи пристрій, і будь-який тест завершиться помилкою, якщо хтось спробує додати колонку, яка б це дозволяла.

Ми також рахуємо, звідки приходять відвідувачі. Коли ви відкриваєте одну з наших сторінок з-за меж нашого сайту, ми додаємо одиницю до лічильника. Лічильник зберігає годину, першу відкриту вами сторінку, тип сайту, який вас спрямував, вашу країну, тип пристрою (телефон чи комп'ютер) та мову сайту. Перша сторінка це одна з шести: головна, пошук, профіль експерта, пропозиція послуги, сторінка викладання або інша сторінка. Тип сайту це один із шести: пошукова система, соціальна мережа, ШІ-асистент, поштова служба, інший сайт або жоден.

Ми дізнаємося вашу країну від мережі, яка обслуговує наш сайт. Вона зчитує країну з вашої адреси та передає нам дві літери. Лічильник не зберігає вашу адресу. Лічильник не містить жодного імені, облікового запису чи номера пристрою. Ми видаляємо ці підрахунки через два роки.

Якщо ви переходите з нашої реклами, посилання містить слова, які вибрав рекламодавець: джерело, канал, назву оголошення та пошукове слово. Ми зберігаємо ці слова разом із візитом. Якщо після цього візиту ви бронюєте заняття або купуєте пакет послуг, ми зберігаємо ці слова разом із цим бронюванням, щоб бачити, яка реклама окупається. Ми зберігаємо слово лише тоді, коли воно проходить перевірку, яка відхиляє адреси електронної пошти, номери телефонів та довгі коди. Слова у ваших бронюваннях та пакетах послуг є частиною вашого експорту даних. Коли ви видаляєте свій обліковий запис, ми видаляємо ці слова з ваших бронювань та пакетів послуг.

Якщо ви подаєте заявку на викладання після перегляду реклами, ми зберігаємо назву рекламної кампанії у вашому обліковому записі. Вона є частиною вашого експорту даних. Ми видаляємо її, коли ви видаляєте свій обліковий запис.

Ніщо з цього не розміщує файли cookie чи будь-які інші файли на вашому пристрої.

Один список зберігає введені слова: пошукові запити, які нічого не знайшли, що підказує нам, яких експертів варто шукати. Він не містить жодних слідів того, хто їх ввів, і видаляється через 180 днів.

## Безпека платформи

Ми обробляємо технічні дані, щоб виявляти фейкові акаунти, зупиняти автоматизовані атаки, обмежувати спроби входу, контролювати запити та виявляти зловживання. Підставою для цього є наш законний інтерес у роботі платформи, яка захищена від таких дій.

Логи серверів зберігаються протягом 90 днів.

## Хто всередині компанії може бачити ваші дані

Наші працівники мають одну або кілька ролей: перевірка особи, фінанси, модерація, підтримка, переклад, аудит та адміністрування. Кожна роль відкриває доступ лише до того, що необхідно для роботи, а документи, що посвідчують особу, відкриваються лише для тих ролей, які їх перевіряють.

Кожна адміністративна зміна та кожен перегляд конфіденційних даних, наприклад відкриття документа, що посвідчує особу, записується в журнал, який сама база даних не дозволяє змінювати або видаляти. У ньому зберігається інформація про те, хто діяв, коли, над чим, з якої адреси та з якого пристрою. Ми зберігаємо цей журнал протягом семи років.

## Як ми його захищаємо

- Зашифровані з’єднання, а сервери відхиляють застаріле шифрування.

- Документи, що посвідчують особу, та податкові номери шифруються перед зберіганням.

- Доступ за ролями з окремим входом для інструментів персоналу.

- Обмеження на кількість запитів та розмір завантажуваних файлів.

- Кожне вхідне поле перевіряється перед використанням.

- Відповіді формуються з фіксованого списку полів, а не з необробленого рядка бази даних.

- Зашифровані резервні копії.

- Автоматична перевірка на наявність відомих уразливостей у програмному забезпеченні, яке ми використовуємо.

- Розділений адміністративний та користувацький доступ до серверів.

## Де зберігаються дані

База даних, додаток та відео працюють на двох серверах, які ми орендуємо у Hetzner в Гельсінкі, Фінляндія, в межах ЄС. Наша система відстеження помилок є нашою власною та нічого не надсилає назовні.

Завантажені файли та записи зберігаються у сховищі Cloudflare, у його регіоні ЄС. Документи, що посвідчують особу, потрапляють туди вже зашифрованими.

Ми робимо резервну копію щоночі, шифруючи її перед тим, як вона залишить сервер. Щоденні копії зберігаються протягом 30 днів, а щотижневі протягом 90 днів. Ми також зберігаємо зашифровану копію кожної зміни в базі даних протягом приблизно п'яти тижнів, щоб мати змогу повернути її до будь-якої хвилини за цей час. Якщо ми колись відновимо старішу копію, ми знову видалимо всіх, хто просив нас видалити їхні дані з того часу. Ми також копіюємо завантажені файли та записи щоночі, у зашифрованому вигляді, до того самого резервного сховища. Файл, який ви видаляєте, зникає з цієї копії приблизно протягом восьми тижнів.

## Компанії, які нам допомагають

Кожна з них отримує лише те, що необхідно для її роботи:

- Hetzner (Німеччина, сервери у Фінляндії): сервери та сховище для резервних копій.

- Cloudflare (Сполучені Штати): сховище файлів, захист від атак та шлюз перед інструментами для нашої команди.

- Stytch (Сполучені Штати): вхід у систему, зокрема через Google та за допомогою ключів доступу.

- Stripe (Сполучені Штати, ірландська компанія для Європи), включно з власним гаманцем Stripe Link: платежі та виплати.

- Brevo (Франція): надсилання нашої електронної пошти.

- Google Cloud (Сполучені Штати), яка запускає Vertex AI в Європейському Союзі: переклад, пошук за змістом та функції штучного інтелекту, на які ви дали згоду.

- Google Firebase (Сполучені Штати): push-сповіщення.

- Google (Сполучені Штати): вхід у систему та зчитування часу, коли ви зайняті, якщо ви підключите календар. Ми ніколи не бачимо назв чи деталей ваших подій.

- ntfy.sh: сповіщення про роботу наших власних серверів, наприклад про дисковий простір та резервне копіювання. Жодних персональних даних.

Якщо якась із перелічених вище компаній розташована за межами ЄС, передача даних ґрунтується на стандартних договірних положеннях Європейської Комісії, на Угоді про конфіденційність даних між ЄС та США, якщо компанія зареєстрована в ній, або на іншій підставі, дозволеній статтями від 44 до 49 GDPR. Ми маємо письмову угоду з кожною з них відповідно до статті 28.

## Статистика та рекламні теги

Чотири теги від інших компаній уже готові до роботи. Жоден із них не працює, доки ми їх не ввімкнемо, і ми оновимо ці правила, коли зробимо це. Це Google Analytics та Google Ads від Google, Meta Pixel від Meta, а також TikTok Pixel від TikTok. Google у списку вище потрібен для входу та календарів. Ці два теги Google є окремою справою, і цей розділ присвячений саме їм.

Щойно теги вмикаються, вони надсилають інформацію про сторінки, які ви тут відвідуєте, чи зареєструвалися ви, чи здійснили оплату та на яку суму, щоб ми могли оцінювати нашу рекламу. Вони ніколи не надсилають ваше ім'я, вашу електронну пошту чи ваші повідомлення від нас. В ЄС, ЄЕЗ, Великобританії та Швейцарії це відбувається лише тоді, коли ви погодилися на банер файлів cookie, а відмова зупиняє все це. В усіх інших місцях ми не запитуємо. Правила використання файлів cookie містять список кожного тегу.

Кожна компанія має свою роль:

- Google Analytics підраховує відвідування для нас. Google обробляє ці дані від нашого імені та лише так, як ми йому вказуємо.

- Google Ads повідомляє Google, яка саме реклама привела вас сюди. Google самостійно вирішує, як використовувати ці дані, відповідно до правил конфіденційності Google.

- Meta та TikTok. Ми та компанія є спільними контролерами для одного кроку: збору даних на нашому сайті та надсилання їх їм. Щойно дані надходять, компанія самостійно вирішує, що з ними робити, відповідно до власних правил конфіденційності.

Для Meta та TikTok спільна угода працює так:

- Комерційні умови кожної компанії, які ми приймаємо перед увімкненням її тегу, визначають, хто і що робить відповідно до GDPR для цього одного кроку.

- Ми розповідаємо вам про це тут і в правилах використання файлів cookie, і там, де закон вимагає вашої згоди, ми просимо про неї.

- Компанія обробляє ваші запити на перегляд, виправлення, видалення або перенесення даних, які вона зберігає після їх отримання.

- Ви можете скористатися своїми правами з нами або з компанією, як вам зручніше. Якщо ви пишете нам про дані, якими володіє компанія, ми передаємо ваш запит їй.

Стороною Meta є Meta Platforms Ireland. Її правила конфіденційності розміщені за адресою facebook.com/privacy/policy, а сама угода за адресою facebook.com/legal/controller_addendum. Правила конфіденційності TikTok розміщені за адресою tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta та TikTok можуть передавати ці дані за межі ЄС. Google та Meta зареєстровані відповідно до Угоди про конфіденційність даних між ЄС та США. TikTok заявляє, що покладається на стандартні договірні положення Європейської комісії.

## Файли cookie

Більшість із того, що ми зберігаємо на вашому пристрої, необхідно для роботи сервісу: входу в систему, підтримання сесії, запам'ятовування вашої мови та виявлення груп фейкових акаунтів. Щойно ми вмикаємо зазначені вище теги, Google, Meta та TikTok також встановлюють файли cookie для статистики та реклами. У ЄС, ЄЕЗ, Великобританії та Швейцарії ми запитуємо дозвіл перед тим, як завантажити будь-який із них, і відмова не дозволяє їм працювати; в усіх інших місцях вони завантажуються без запиту. Кожен файл cookie зазначено в політиці щодо файлів cookie, де також описано, як змінити своє рішення.

## Як довго ми зберігаємо дані

- Гість у тренувальній кімнаті, разом із повідомленнями та файлами, які він додав: 1 день.

- Субтитри тренувального заняття та їхні переклади: 1 день.

- Нещодавно переглянуті профілі: 30 днів.

- Записи сесій: 30 днів.

- Закритий акаунт перед його остаточним видаленням: 30 днів.

- Логи серверів: 90 днів.

- Розшифровки та перекладені субтитри інших сесій: 6 місяців.

- Сповіщення, оголошення та запити до служби підтримки: 12 місяців.

- Повідомлення: 18 місяців.

- Файли, надіслані під час сесії: 24 місяці.

- Документи, що посвідчують особу: 5 років після завершення співпраці.

- Історія дій персоналу, блокування та апеляції: 7 років.

- Записи про платежі, бронювання та податки: 10 років.

Нічний автоматичний процес застосовує ці правила, а щогодинний процес застосовує правила для тренувальних кімнат. Закон може зобов'язати нас зберігати певні дані довше, а відкритий спір призупиняє видалення даних до його вирішення.

## Отримання копії ваших даних

Надішліть запит у своїх налаштуваннях, і система створить один файл у форматі JSON із даними, які ми зберігаємо про вас. Він залишається доступним протягом трьох днів, а потім видаляється, оскільки повна копія особистих даних людини не повинна зберігатися без потреби.

## Закриття акаунту

Ви можете закрити свій акаунт у налаштуваннях. Доступ припиняється одразу.

Протягом 30 днів нічого не видаляється, тому випадкове закриття акаунту все ще можна скасувати. Після цього ми видаляємо особисті дані, пов'язані з акаунтом: ім'я, електронну адресу, номер телефону, фотографію, дату народження та текст профілю. Електронна адреса замінюється на беззмістовне значення, а не просто вилучається, оскільки записи, які ми зобов'язані зберігати за законом, як-от платіжні документи та наш власний журнал дій персоналу, не можна редагувати після створення.

Приватні повідомлення, які ви надіслали, видаляються. Повідомлення в кімнаті для занять або в груповому чаті є спільною історією цієї сесії, тому вони залишаються без вашого імені навпроти них і видаляються за звичайним розкладом для повідомлень. Єдиним винятком є тренувальна кімната: повідомлення, які гість надіслав туди, видаляються разом із гостем через 1 день, а субтитри тренувального заняття та їхні переклади також видаляються через 1 день.

Якщо триває суперечка або оплачена сесія ще не відбулася, видалення відкладається доти, доки не буде вирішено питання з грошима. Сторінка повідомить вас про це.

## Ваші права

Відповідно до GDPR ви маєте право:

- Дізнатися, які дані про вас ми зберігаємо, та отримати їхню копію (статті з 15 по 20).

- Виправити помилки (стаття 16). Більшість інформації ви можете змінити самостійно.

- Вимагати видалення ваших даних (стаття 17), якщо закон не зобов'язує нас зберігати їх.

- Обмежити обробку даних або заперечити проти неї на основі наших законних інтересів (статті 18 та 21).

- Відкликати згоду в будь-який момент, якщо обробка здійснюється на основі згоди (стаття 7). Усе, що було зроблено до відкликання згоди, залишається законним.

Напишіть нам на legal@ollinter.com, і ми відповімо протягом місяця, як це передбачено законом.

## Скарги до контролюючого органу

Ви можете подати скаргу до органу захисту персональних даних: за місцем вашого проживання, за місцем роботи або за місцем, де, на вашу думку, сталося порушення. Оскільки ми зареєстровані в Естонії, органом, який контролює нашу діяльність, є:

Andmekaitse Inspektsioon (Інспекція із захисту даних Естонії)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

Електронна пошта: info@aki.ee

Телефон: +372 627 4135

Ви можете подати скаргу незалежно від того, чи зверталися ви до нас спочатку.

## Якщо щось піде не так

Ми вживаємо заходів для запобігання, виявлення та обмеження витоку персональних даних. Якщо це станеться, ми повідомимо контролюючий орган без невиправданих затримок і протягом 72 годин після того, як нам стало про це відомо, якщо цього вимагає закон, а також повідомимо людей, яких це торкнулося, якщо ризик для них є високим.

## Коли закон вимагає від нас надати дані

Ми передаємо персональні дані лише тоді, коли цього вимагає юридичне зобов'язання, рішення суду або обов'язковий до виконання наказ компетентного органу, і лише в тих межах, яких вимагає цей документ.

## Зміни до цієї політики

Ми оновлюємо цю політику, коли змінюються закони, платформа, компанії, з якими ми працюємо, або наші цілі. Актуальна версія завжди доступна тут, і ми обов'язково повідомимо вас, якщо зміни будуть важливими для вас.

Що ми зберігаємо

Чому ми можемо зберігати її згідно із законом

Ваш акаунт

Вхід у систему

Бронювання та оплата

Публічні профілі

Перевірка особи експерта

Повідомлення та сесії

Запис, текстові розшифровки та штучний інтелект

Нещодавно переглянуті профілі

Статистика

Безпека платформи

Хто всередині компанії може бачити ваші дані

Як ми його захищаємо

Де зберігаються дані

Компанії, які нам допомагають

Статистика та рекламні теги

Файли cookie

Як довго ми зберігаємо дані

Отримання копії ваших даних

Закриття акаунту

Ваші права

Скарги до контролюючого органу

Якщо щось піде не так

Коли закон вимагає від нас надати дані

Зміни до цієї політики

Усі версії

Що змінилося між версією 8 та версією 9