Pravilnik o zasebnosti (različica 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Tukaj je opisano, kaj se zgodi z vašimi osebnimi podatki, ko uporabljate Ollinter. Napisano je tako, da je branje preprosto in ne naporno.

Podjetje, ki je odgovorno za to, je:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- To meet a legal obligation, such as tax and accounting records (Article 6(1)(c)).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Registrska številka: 17452901

ID za DDV: EE102970135

E-pošta: legal@ollinter.com

Na ta naslov pišite z vsemi vprašanji o svojih podatkih, če želite zahtevati kopijo ali če želite, da kaj popravimo ali izbrišemo.

Osebnih podatkov ne prodajamo. Pripravljene imamo oglaševalske in statistične značke drugih podjetij. Nobena oglaševalska ali statistična značka se ne zažene, dokler je ne vklopimo, in ko jo bomo, bomo ta pravilnik posodobili. Po tem se v EU, EGP, Združenem kraljestvu in Švici naložijo le, če se strinjate s pasico za piškotke, povsod drugje pa se naložijo brez vprašanja. Pravilnik o piškotkih poimensko navaja vsako izmed njih.

## Kaj hranimo

Odvisno od tega, kako uporabljate platformo:

- Vaše ime, e-poštni naslov in telefonsko številko, če nam jo posredujete.

- Vaš datum rojstva, ki ga zahtevamo enkrat, da preverimo, ali ste polnoletni.

- Vaš jezik in časovni pas.

- Vaš račun in profil, za strokovnjaka pa javni profil: fotografijo, predstavitveni video, opis, kvalifikacije, izkušnje, cene, razpoložljivost.

- Za strokovnjaka osebne dokumente, selfi, dokazilo o naslovu in dokazilo o kvalifikacijah.

- Rezervacije, srečanja, plačila, vračila in izplačila.

- Sporočila, datoteke, deljene med srečanjem, in tisto, kar je narisano na tabli.

- Posnetke, prepise in prevedene podnapise, če so se vsi v sobi strinjali z njimi.

- Ocene, ki jih napišete, in odgovore nanje.

- Za strokovnjaka zasebno opombo in oceno, ki jo morda vodi o učencu, ki ga poučuje, in je učenec ne vidi.

- Profile, ki ste si jih pred kratkim ogledali.

- Zahtevke za podporo, pritožbe, ugovore in spore.

- Tehnične podatke, potrebne za varnost platforme: zapise o prijavah in sejah, naslov, s katerega je prišla zahteva, identifikator naprave, ki ga ustvarimo, in dnevnik dejavnosti našega osebja.

Številke kartic in bančni podatki nikoli ne dosežejo naših strežnikov. Hrani jih naše plačilno podjetje.

## Zakaj jih lahko hranimo po zakonodaji

- Da vam zagotovimo storitev, ki ste jo zahtevali, in da izpolnimo naš dogovor z vami (člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov).

- Da izpolnimo zakonsko obveznost, kot so davčne in računovodske evidence (člen 6(1)(c)).

- Za naše zakonite interese pri ohranjanju varne platforme brez prevar (člen 6(1)(f)).

- Z vašim soglasjem za vse, o čemer vas vprašamo posebej, na primer za snemanje seje (člen 6(1)(a)).

## Vaš račun

Vaše ime, e-poštni naslov, telefonsko številko, datum rojstva, jezik in časovni pas uporabljamo za ustvarjanje in upravljanje vašega računa, za preverjanje, ali ste polnoletni, za prikazovanje spletnega mesta v vašem jeziku in za omogočanje rezervacij.

Platforma je namenjena odraslim. Če vneseni datum rojstva kaže drugače, račun zadržimo, datum pa shranimo kot dokazilo o razlogu za to.

## Prijava

Ne hranimo gesel. Prijavite se s šestmestno kodo, ki jo pošljemo na vaš e-poštni naslov, s povezanim Google računom ali s ključem dostopa. Za to poskrbi naš ponudnik prijave, Stytch, mi pa shranimo vaš e-poštni naslov, ko potrdijo prijavo.

Po tem imate sejo, ki traja sedem dni od vašega zadnjega obiska.

## Rezervacija in plačilo

Za izvedbo rezervacije hranimo podatke o strokovnjaku, storitvi, datumu, trajanju, ceni, stanju rezervacije, plačilu in sporočilih, ki so povezana z njo.

Za plačila in izplačila uporabljamo Stripe. Številke kartic ne pridejo do nas. Bančni podatki strokovnjaka se posredujejo podjetju Stripe in ne nam. Hranimo zneske, rezervacijo, stanje, podatke o tem, kdo je komu plačal, vračila in morebitne spore glede kartic ter lastno referenco plačilnega podjetja za vsako transakcijo.

V primeru spora glede kartice kartičnemu omrežju pošljemo tisto, kar zahteva: ime in e-poštni naslov na računu, podatke o tem, kaj je bila rezervacija, kdaj je potekalo srečanje in ali sta se obe strani pridružili sobi.

## Javni profili

Profil strokovnjaka je javno dostopen: fotografija, predstavitveni video, opis, kvalifikacije, izkušnje, storitve, cene in razpoložljivost. To je bistvo profila. Strokovnjaki sami odgovarjajo za točnost podatkov, ki jih objavijo.

## Preverjanje identitete strokovnjaka

Preden lahko strokovnjak prejme plačilo, preverimo, kdo je. V ta namen lahko obdelamo osebni dokument, selfi, dokazilo o naslovu in certifikate.

Te datoteke so pred shranjevanjem šifrirane. Pregleda jih fizična oseba. Nikjer ne izvajamo prepoznave obrazov ali avtomatizirane biometrične primerjave.

Iz strojno berljivega zapisa na osebnem dokumentu shranimo državo izdajateljico, vrsto dokumenta, državljanstvo in datum poteka veljavnosti. Ime, številka dokumenta in datum rojstva iz tega zapisa se ne shranijo kot besedilo. Shranimo pa enosmerni prstni odtis, ustvarjen iz teh podatkov, ki nam omogoča zaznati isti dokument na dveh različnih računih in ga ni mogoče pretvoriti nazaj v dokument.

Osebni dokumenti se izbrišejo pet let po koncu poslovnega razmerja ali po zavrnitvi. Odprt primer to obdobje podaljša, dokler ni zaključen.

## Sporočila in srečanja

Sporočila in datoteke, ki jih izmenjate tukaj, ter vsebino, narisano na tabli, obdelujemo zato, da storitev deluje in da imata obe strani dokaz, na katerega se lahko sklicujeta.

Preden med dvema osebama obstaja plačana rezervacija, sistem v sporočilih in besedilu profila skrije kontaktne podatke, kot so telefonske številke in e-poštni naslovi. To je ukrep proti prevaram in proti selitvi dela zunaj platforme.

Video in zvok delujeta na naših lastnih strežnikih z uporabo odprtokodne platforme LiveKit. Vaš brskalnik prejme kratkotrajen ključ za vstop v sobo, ki preneha delovati, ko se srečanje konča ali ko sobo zapustite.

## Snemanje, prepisi in umetna inteligenca

Seja se ne snema samodejno. Preden se kdor koli pridruži, vsaka oseba odgovori na štiri ločena vprašanja: snemanje, pisni prepis, pomoč z umetno inteligenco in prevedeni podnapisi.

Funkcija se vklopi le, če odgovori to dopuščajo. En sam odklonilni odgovor jo izklopi za tisto sobo, razen pri predavanjih, kjer občinstvo ni na odru in pravilo velja za ljudi, ki govorijo.

Svoj odgovor lahko prekličete kadar koli do konca seje. Preklic prepisa takoj izbriše prepis te seje. Preklic snemanja ustavi snemanje na tisti točki, tisto, kar je že bilo posneto, pa se izbriše po običajnem urniku.

Če ste se v seji s tem strinjali, se lahko besedilo iz te seje pošlje Googlu za prevajanje podnapisov in za pomoč pri učnih karticah.

Nekatere funkcije pošiljajo besedilo Googlu brez posebnega vprašanja, da bi te funkcije sploh delovale:

- Sporočila, klepet v sobi, domače naloge in odgovori pri aktivnostih v živo, da se prevedejo za osebo, ki jih bere.

- Profili in ocene, da se prikažejo v drugih jezikih.

- Tisto, kar strokovnjak napiše v svojem profilu, in tisto, kar vpišete v iskalno polje, za iskanje strokovnjakov po pomenu.

- Beseda, ki jo shranite kot učno kartico, da se doda njen pomen v vašem jeziku.

- Sporočila, klepet v sobi, domače naloge in odgovori pri aktivnostih v živo, da se ugotovi, v katerem jeziku so napisani.

Preden pošljemo besedilo, poskušamo odstraniti e-poštne naslove, telefonske številke, povezave in uporabniška imena za klepetalnike ter jih nato vrnemo v prevod. Imen ne odstranjujemo. Google navaja, da besedilo obdeluje v Evropski uniji, njegovi pogoji pa določajo, da svojih modelov ne uri na naših podatkih brez našega dovoljenja. Če Googlovi varnostni pregledi označijo zahtevo kot možno zlorabo, lahko Google hrani kopijo te zahteve do 90 dni v Evropski uniji, da jo lahko pregleda človek. Google te kopije ne uporablja za urjenje svojih modelov. Za količino prevodov velja dnevna omejitev.

## Nedavno ogledani profili

Hranimo seznam strokovnjakov, ki ste si jih pred kratkim ogledali, da jih lahko znova najdete. Ta seznam vidite samo vi, lahko ga počistite, poteče po 30 dneh in je del vašega izvoza ter vašega izbrisa.

## Statistika

Štejemo, kako se platforma uporablja: koliko iskanj vodi do profila, sporočila ali rezervacije. Te tabele ne morejo vsebovati uporabnika, seje, naslova ali naprave, preizkus pa ne uspe, če bi kdorkoli poskusil dodati stolpec, ki bi to omogočal.

Tudi štejemo, od kod prihajajo obiski. Ko odprete eno od naših strani izven našega spletnega mesta, števcu prištejemo ena. Števec beleži uro, prvo stran, ki ste jo odprli, vrsto spletnega mesta, ki vas je poslalo, vašo državo, ali uporabljate telefon ali računalnik, in jezik spletnega mesta. Prva stran je ena od šestih: domača stran, iskanje, profil strokovnjaka, ponudba, stran za poučevanje ali druga stran. Vrsta spletnega mesta je ena od šestih: iskalnik, družbeno omrežje, pomočnik z umetno inteligenco, e-poštna storitev, drugo spletno mesto ali nič.

Vašo državo ugotovimo iz omrežja, ki gosti naše spletno mesto. To prebere državo iz vašega naslova in nam posreduje dve črki. Števec ne hrani vašega naslova. Števec ne vsebuje imena, računa in številke naprave. Podatke o številu izbrišemo po dveh letih.

Če pridete z enega od naših oglasov, povezava vsebuje besede, ki jih je izbral oglaševalec: vir, medij, ime oglasa in iskalno besedo. Te besede shranimo ob obisku. Če po tem obisku rezervirate lekcijo ali kupite paket, te besede shranimo ob tej rezervaciji, da lahko vidimo, kateri oglasi se izplačajo. Besedo shranimo le, če uspešno prestane preverjanje, ki zavrne e-poštne naslove, telefonske številke in dolge kode. Besede na vaših rezervacijah in paketih so del vašega izvoza podatkov. Ko izbrišete svoj račun, te besede izbrišemo iz vaših rezervacij in paketov.

Če se po oglasu prijavite za poučevanje, ime oglaševalske akcije shranimo v vašem računu. To je del vašega izvoza podatkov. Izbrišemo ga, ko izbrišete svoj račun.

Nič od tega ne namesti piškotka ali kakršne koli datoteke na vašo napravo.

En seznam hrani vtipkane besede: iskanja, ki niso obrodila rezultatov, kar nam pove, katere strokovnjake moramo poiskati. Ta seznam ne vsebuje nobenih sledi o tem, kdo jih je vtipkal, in se izbriše po 180 dneh.

## Skrb za varnost platforme

Tehnične podatke obdelujemo za odkrivanje lažnih računov, preprečevanje avtomatiziranih napadov, omejevanje poskusov prijave, nadzor nad zahtevami in zaznavanje zlorab. Podlaga za to je naš zakoniti interes za vodenje platforme, ki ni preobremenjena z njimi.

Dnevniški zapisi strežnika se hranijo 90 dni.

## Kdo znotraj podjetja lahko vidi kaj

Naše osebje ima eno ali več vlog: preverjanje identitete, finance, moderiranje, podpora, prevajanje, revizija in administracija. Vsaka vloga odpira samo tisto, kar zahteva njeno delo, in identifikacijski dokumenti se odprejo le za vloge, ki jih pregledujejo.

Vsaka administrativna sprememba in vsak vpogled v občutljive podatke, kot je odpiranje identifikacijskega dokumenta, se zapiše v zapisnik, ki ga sama zbirka podatkov ne more spremeniti ali izbrisati. Vsebuje podatke o tem, kdo je ukrepal, kdaj, na čem, s katerega naslova in s katere naprave. Hranimo ga sedem let.

## Kako jo varujemo

- Šifrirane povezave, strežniki pa zavračajo zastarelo šifriranje.

- Osebni dokumenti in davčne številke se šifrirajo pred shranjevanjem.

- Dostop glede na vlogo, z ločeno prijavo za orodja za osebje.

- Omejitve zahtev in velikosti prenosov.

- Vsako prejeto polje je preverjeno, preden se uporabi.

- Odgovori so sestavljeni iz določenega seznama polj, nikoli iz surove vrstice v bazi podatkov.

- Šifrirane varnostne kopije.

- Samodejno preverjanje znanih varnostnih pomanjkljivosti v programski opremi, ki jo uporabljamo.

- Ločen skrbniški in uporabniški dostop do strežnikov.

## Kje se nahajajo podatki

Zbirka podatkov, aplikacija in video delujejo na dveh strežnikih, ki ju najemamo pri podjetju Hetzner v Helsinkih na Finskem, znotraj EU. Naš sistem za sledenje napakam je naš lasten in ničesar ne pošilja ven.

Prenesene datoteke in posnetki se nahajajo v shrambi Cloudflare v njeni regiji EU. Osebni dokumenti tja prispejo že šifrirani.

Vsako noč naredimo varnostno kopijo, ki jo šifriramo, preden zapusti strežnik. Dnevne kopije hranimo 30 dni, tedenske pa 90 dni. Hranimo tudi šifrirano kopijo vsake spremembe v zbirki podatkov za približno pet tednov, tako da jo lahko povrnemo na katero koli minuto v tem času. Če kdaj povrnemo starejšo kopijo, ponovno izbrišemo vse, ki so nas od takrat prosili za izbris svojih podatkov. Vsako noč prav tako kopiramo prenesene datoteke in posnetke, šifrirane, v isto varnostno shrambo. Datoteka, ki jo izbrišete, zapusti to kopijo v približno osmih tednih.

## Podjetja, ki nam pomagajo

Vsako podjetje prejme le tisto, kar potrebuje za svoje delo:

- Hetzner (Nemčija, strežniki v Finski): strežniki in shranjevanje varnostnih kopij.

- Cloudflare (Združene države Amerike): shranjevanje datotek, zaščita pred napadi in vstopna točka za orodja našega osebja.

- Stytch (Združene države Amerike): prijava, vključno s prijavo Google in s prehodnimi ključi.

- Stripe (Združene države Amerike, irsko podjetje za Evropo), vključno s svojo denarnico Stripe Link: plačila in izplačila.

- Brevo (Francija): pošiljanje naše e-pošte.

- Google Cloud (Združene države Amerike), ki poganja Vertex AI v Evropski uniji: prevajanje, iskanje po pomenu in funkcije umetne inteligence, s katerimi ste se strinjali.

- Google Firebase (Združene države Amerike): potisna obvestila.

- Google (Združene države Amerike): prijava in branje podatkov o vaši zasedenosti, če povežete koledar. Nikoli ne vidimo naslovov ali podrobnosti vaših dogodkov.

- ntfy.sh: opozorila o naših lastnih strežnikih, kot so prostor na disku in varnostne kopije. Brez osebnih podatkov.

Če je katero od zgoraj navedenih podjetij zunaj Evropske unije, prenos temelji na standardnih pogodbenih določilih Evropske komisije, na okviru za varstvo podatkov med EU in ZDA, če je podjetje uvrščeno nanj, ali na drugi podlagi, ki jo dovoljujejo členi od 44 do 49 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Z vsakim od njih imamo sklenjen pisen dogovor v skladu s členom 28.

## Statistika in oglaševalske značke

Pripravljene so štiri značke drugih podjetij. Nobena od njih ne deluje, dokler jih ne vklopimo, in ko jih bomo, bomo ta pravilnik posodobili. To so Google Analytics in Google Ads od podjetja Google, Meta Pixel od podjetja Meta ter TikTok Pixel od podjetja TikTok. Google na zgornjem seznamu je tam zaradi prijave in koledarjev. Ti dve Googlovi znački sta ločena zadeva in ta razdelek obravnava njiju.

Ko so značke vklopljene, pošiljajo podatke o straneh, ki jih obiščete tukaj, o tem, ali ste se registrirali, ter o tem, ali ste plačali in koliko, da lahko merimo uspeh naših oglasov. Nikoli ne pošiljajo vašega imena, e-poštnega naslova ali vaših sporočil od nas. V EU, EGP, Združenem kraljestvu in Švici se to zgodi le, če se strinjate s pasico o piškotkih, izbira "ne" pa vse to ustavi. Drugod po svetu ne sprašujemo. Pravilnik o piškotkih navaja vsako značko posebej.

Vsako podjetje ima drugačno vlogo:

- Google Analytics za nas šteje obiske. Google te podatke obdeluje v našem imenu in le tako, kot mu naročimo.

- Google Ads Googlu pove, kateri oglas vas je pripeljal sem. Google sam odloča o tem, kako bo te podatke uporabil, in sicer v skladu z Googlovim pravilnikom o zasebnosti.

- Meta in TikTok. Mi in podjetje smo skupni upravljavci za en korak: zbiranje podatkov na našem spletnem mestu in pošiljanje teh podatkov njim. Ko podatki prispeta, se podjetje samo odloči, kaj bo z njimi storilo, in sicer v skladu s svojim pravilnikom o zasebnosti.

Za podjetji Meta in TikTok skupni dogovor deluje takole:

- Poslovni pogoji posameznega podjetja, ki jih sprejmemo, preden vklopimo njegovo značko, določajo, kdo kaj počne v skladu s splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) za ta en korak.

- O tem vas obvestimo tukaj in v pravilniku o piškotkih, in kjer zakon zahteva vaše soglasje, vas zanj prosimo.

- Podjetje obravnava vaše zahteve za vpogled, popravek, izbris ali prenos podatkov, ki jih hrani, ko jih prejme.

- Svoje pravice lahko uveljavljate pri nas ali pri podjetju, kot vam bolj ustreza. Če nam pišete glede podatkov, ki jih hrani podjetje, vašo zahtevo posredujemo njim.

Metina stran je Meta Platforms Ireland. Njen pravilnik o zasebnosti je na voljo na facebook.com/privacy/policy, sam dogovor pa na facebook.com/legal/controller_addendum. TikTokov pravilnik o zasebnosti je na voljo na tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta in TikTok lahko te podatke prenesejo izven EU. Google in Meta sta navedena v okviru za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA. TikTok navaja, da se zanaša na standardne pogodbene klavzule Evropske komisije.

## Piškotki

Večina tega, kar shranimo v vašo napravo, je nujno za delovanje storitve: za vašo prijavo, ohranjanje prijave, shranjevanje izbire jezika in prepoznavanje lažnih računov. Ko vklopimo zgoraj omenjene oznake, piškotke za statistiko in oglaševanje nastavijo tudi Google, Meta in TikTok. V EU, EGP, Združenem kraljestvu in Švici vas pred nalaganjem teh piškotkov prosimo za privolitev, zavrnitev pa prepreči njihovo nalaganje. Povsod drugod se naložijo brez vprašanja. Vsak piškotek je naveden v pravilniku o piškotkih, kjer je tudi opisano, kako lahko spremenite svojo odločitev.

## Kako dolgo hranimo podatke

- Gost v sobi za vajo, skupaj s sporočili in datotekami, ki jih je gost dodal: 1 dan.

- Podnapisi poskusne lekcije in njihovi prevodi: 1 dan.

- Nedavno ogledani profili: 30 dni.

- Posnetki srečanj: 30 dni.

- Zaprt račun, preden se dokončno izbriše: 30 dni.

- Strežniški dnevniki: 90 dni.

- Prepisi in prevedeni podnapisi drugih srečanj: 6 mesecev.

- Obvestila, napovedi in zahtevki za podporo: 12 mesecev.

- Sporočila: 18 mesecev.

- Datoteke, deljene med srečanjem: 24 mesecev.

- Osebni dokumenti: 5 let po koncu sodelovanja.

- Zapisi o ukrepih osebja, suspenzi in pritožbe: 7 let.

- Podatki o plačilih, rezervacijah in davkih: 10 let.

Nočni postopek uveljavlja te omejitve, urni postopek pa poskrbi za elemente sobe za vajo. Zakon lahko od nas zahteva, da nekatere podatke hranimo dlje, odprt spor pa zadrži izbris, dokler zadeva ni rešena.

## Pridobitev kopije vaših podatkov

Zahtevajte jo v svojih nastavitvah in sistem bo ustvaril eno datoteko v obliki JSON z vsemi podatki, ki jih imamo o vas. Na voljo ostane tri dni, nato pa jo odstranimo, saj celotna kopija osebnih podatkov ne bi smela ležati naokoli.

## Zaprtje vašega računa

Svoj račun lahko zaprete v svojih nastavitvah. Dostop se prekine takoj.

Za 30 dni ne izbrišemo ničesar, zato lahko nenamerno zaprtje še vedno prekličete. Po tem času izbrišemo identiteto, ki je povezana z računom: ime, e-poštni naslov, telefonsko številko, fotografijo, datum rojstva in besedilo profila. E-poštni naslov nadomestimo z nesmiselno vrednostjo in ga ne odstranimo, saj zapisov, ki jih moramo hraniti po zakonu, kot so plačilni zapisi in naš lastni dnevnik dejanj osebja, po zapisu ni več mogoče urejati.

Zasebna sporočila, ki ste jih poslali, so izbrisana. Sporočila v učilnici ali skupinskem klepetu so skupni zapis te seje, zato ostanejo brez vašega imena ob njih in se izbrišejo po običajnem urniku za sporočila. Edina izjema je učilnica za vajo: sporočila, ki jih je tam poslal gost, se izbrišejo skupaj z gostom po 1 dnevu, podnapisi lekcije za vajo in njihovi prevodi pa se izbrišejo prav tako po 1 dnevu.

Če je odprt spor ali če se plačana seja še ni zgodila, se izbris odloži, dokler denar ni poravnan. Stran vas o tem obvesti.

## Vaše pravice

Po splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR) lahko:

- Vprašate, katere podatke imamo o vas, in prejmete kopijo (člena 15 in 20).

- Popravite napačne podatke (člen 16). Veliko podatkov lahko uredite sami.

- Zahtevate izbris svojih podatkov (člen 17), razen če nam zakon nalaga, da jih obdržimo.

- Omejite obdelavo ali ugovarjate obdelavi na podlagi naših zakonitih interesov (člena 18 in 21).

- Kadar koli prekličete privolitev za vse, kar ste dovolili s privolitvijo (člen 7). Dejanja, izvedena pred vašim preklicem, ostanejo zakonita.

Pišite na legal@ollinter.com in odgovorili vam bomo v roku enega meseca, ki ga določa zakon.

## Kaebuse esitamine ametiasutusele

Te võite esitada kaebuse andmekaitseasutusele: sellele, kus te elate, kus te töötate või kus teie arvates midagi valesti läks. Kuna meie asukoht on Eestis, on meid gainav järelevalveasutus:

Andmekaitse Inspektsioon

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

E-post: info@aki.ee

Telefon: +372 627 4135

Kaebuse võite esitada sõltumata sellest, kas olete meile enne kirjalikult pöördunud või mitte.

## Če gre kaj narobe

Sprejemamo ukrepe za preprečevanje, odkrivanje in omejevanje kršitev varnosti osebnih podatkov. Če do kršitve pride, o tem brez nepotrebnega odlašanja in, kjer zakon to zahteva, najpozneje v 72 urah po seznanitvi obvestimo organ, prizadete posameznike pa obvestimo, če je tveganje zanje visoko.

## Ko od nas podatke zahteva zakon

Osebne podatke posredujemo takrat, ko to zahteva zakonska obveznost, sodna odločba ali zavezujoč nalog pristojnega organa, in le v obsegu, ki ga ta zahteva.

## Spremembe tega pravilnika

Ta pravilnik posodobimo, ko se spremenijo zakonodaja, platforma, podjetja, s katerimi sodelujemo, ali nameni. Trenutna različica je vedno na voljo tukaj, o vseh pomembnih spremembah pa vas pravočasno obvestimo.

Kaj hranimo

Zakaj jih lahko hranimo po zakonodaji

Vaš račun

Prijava

Rezervacija in plačilo

Javni profili

Preverjanje identitete strokovnjaka

Sporočila in srečanja

Snemanje, prepisi in umetna inteligenca

Nedavno ogledani profili

Statistika

Skrb za varnost platforme

Kdo znotraj podjetja lahko vidi kaj

Kako jo varujemo

Kje se nahajajo podatki

Podjetja, ki nam pomagajo

Statistika in oglaševalske značke

Piškotki

Kako dolgo hranimo podatke

Pridobitev kopije vaših podatkov

Zaprtje vašega računa

Vaše pravice

Kaebuse esitamine ametiasutusele

Če gre kaj narobe

Ko od nas podatke zahteva zakon

Spremembe tega pravilnika

Vse različice

Kaj se je spremenilo med različico 8 in različico 9