Informativa sulla privacy

Questo documento spiega cosa succede ai tuoi dati personali quando usi Ollinter. È scritto per essere letto, non per essere subito.

La società responsabile del trattamento è:

Scrivi a questo indirizzo per qualsiasi domanda sui tuoi dati, per chiederne una copia o per chiederci di correggere o eliminare qualcosa.

Non vendiamo dati personali. Abbiamo predisposto tag pubblicitari e statistici di altre società. Nessun tag pubblicitario o statistico si attiva finché non lo accendiamo, e aggiorneremo questa informativa quando lo faremo. Successivamente, nell'UE, nello SVE, nel Regno Unito e in Svizzera questi tag si caricheranno solo se acconsenti al banner dei cookie; in tutti gli altri luoghi si caricheranno senza chiedere. La politica sui cookie li elenca tutti nel dettaglio.

Cosa conserviamo

A seconda di come usi la piattaforma:

• Il tuo nome, l'indirizzo email e un numero di telefono se ce lo fornisci.
• La tua data di nascita, che ti chiediamo una sola volta per verificare che tu sia maggiorenne.
• La tua lingua e il tuo fuso orario.
• Il tuo account e il tuo profilo, e per un professionista il profilo pubblico: foto, video di presentazione, descrizione, qualifiche, esperienza, prezzi, disponibilità.
• Per un professionista, i documenti d'identità, un selfie, una prova di indirizzo e una prova delle qualifiche.
• Prenotazioni, sessioni, pagamenti, rimborsi e trasferimenti di denaro.
• Messaggi, file condivisi in una sessione e ciò che viene disegnato sulla lavagna.
• Registrazioni, trascrizioni e sottotitoli tradotti, laddove tutti i partecipanti alla stanza abbiano dato il loro consenso.
• Recensioni che scrivi e le relative risposte.
• Per un professionista, la nota privata e la valutazione che può tenere su uno studente a cui insegna, che lo studente non vede.
• Quali profili hai guardato di recente.
• Richieste di assistenza, reclami, ricorsi e controversie.
• Dati tecnici necessari per mantenere la piattaforma sicura: record di accesso e di sessione, l'indirizzo da cui proviene una richiesta, un identificatore del dispositivo che generiamo e un registro di ciò che ha fatto il nostro staff.

I numeri delle carte e le coordinate bancarie non raggiungono mai i nostri server. Li conserva la nostra società di pagamento.

Perché possiamo conservarli, secondo la legge

• Per fornirti il servizio che hai richiesto e per dare esecuzione al nostro accordo con te (Articolo 6(1)(b) del GDPR).
• Per adempiere a un obbligo di legge, come la tenuta dei registri fiscali e contabili (Articolo 6(1)(c)).
• Per i nostri legittimi interessi nel mantenere la piattaforma sicura e priva di frodi (Articolo 6(1)(f)).
• Con il tuo consenso, per qualsiasi cosa ti venga chiesta separatamente, come la registrazione di una sessione (Articolo 6(1)(a)).

Il tuo account

Utilizziamo il tuo nome, indirizzo email, numero di telefono, data di nascita, lingua e fuso orario per creare e gestire il tuo account, per verificare che tu sia maggiorenne, per mostrare il sito nella tua lingua e per consentirti di prenotare.

La piattaforma è per adulti. Se la data di nascita che fornisci indica il contrario, l' account viene sospeso e la data viene conservata come prova del motivo.

Accedi

Non memorizziamo le password. Puoi accedere con un codice a sei cifre inviato alla tua email, con un account Google collegato o con una passkey. Il nostro fornitore di servizi di accesso, Stytch, gestisce la procedura e noi memorizziamo il tuo indirizzo email una volta confermato l'accesso.

In seguito avrai una sessione che dura sette giorni dalla tua ultima visita.

Prenotazione e pagamento

Per gestire una prenotazione conserviamo i dati relativi al professionista, al servizio, alla data, alla durata, al prezzo, allo stato della prenotazione, al pagamento e ai messaggi associati.

Utilizziamo Stripe per i pagamenti e i trasferimenti di denaro. I numeri delle carte non arrivano a noi. I dati bancari del professionista vengono forniti a Stripe, non a noi. Conserviamo gli importi, la prenotazione, lo stato, chi ha pagato chi, i rimborsi e qualsiasi contestazione della carta, insieme al codice di riferimento della società di pagamento per ogni movimento.

In caso di contestazione di una carta, inviamo al circuito della carta ciò che richiede: il nome e l'indirizzo email associati all'account, l'oggetto della prenotazione, la data della sessione e se le parti sono entrate nella stanza.

Profili pubblici

Il profilo di un professionista è pubblico: foto, video di presentazione, descrizione, qualifiche, esperienza, servizi, prezzi e disponibilità. Questo è proprio lo scopo del profilo. Ciò che pubblicano spetta a loro gestirlo al meglio.

Verifica dell'identità dei professionisti

Prima che un professionista possa ricevere un pagamento, verifichiamo la sua identità. Potremmo elaborare un documento d'identità, un selfie, una prova di indirizzo e i certificati.

Questi file vengono crittografati prima di essere memorizzati. Una persona in carne e ossa li esamina. Non eseguiamo alcun riconoscimento facciale né alcun confronto biometrico automatizzato in nessun caso.

Dalla banda leggibile dalla macchina di un documento d'identità conserviamo il paese di emissione, il tipo di documento, la nazionalità e la data di scadenza. Il nome, il numero del documento e la data di nascita presenti in quella banda non vengono memorizzati come testo. Conserviamo invece un'impronta digitale univoca ricavata da essi, che ci consente di rilevare lo stesso documento su due account diversi e non può essere riconvertita nel documento originale.

I documenti d'identità vengono eliminati cinque anni dopo la fine del rapporto professionale o dopo un rifiuto. Un caso ancora aperto ne ritarda l'eliminazione fino alla sua chiusura.

Messaggi e sessioni

Elaboriamo i messaggi e i file che vi scambiate qui, e ciò che viene disegnato sulla lavagna, in modo che il servizio funzioni e che ci sia una traccia a cui entrambe le parti possano fare riferimento.

Prima che esista una prenotazione a pagamento tra due persone, il sistema nasconde i dettagli di contatto come i numeri di telefono e gli indirizzi email nei messaggi e nei testi dei profili. Si tratta di una misura contro le frodi e per evitare che il lavoro venga portato fuori dalla piattaforma.

I video e l'audio funzionano sui nostri server, utilizzando la tecnologia open source LiveKit. Il tuo browser riceve una chiave temporanea per entrare in una stanza, che smette di funzionare quando la sessione finisce o quando te ne vai.

Registrazione, trascrizioni e IA

Una sessione non viene registrata automaticamente. Prima che chiunque entri, ogni persona risponde a quattro domande distinte: registrazione, trascrizione scritta, aiuto dell'IA e sottotitoli tradotti.

Una funzionalità si attiva solo se le risposte lo consentono. Un solo rifiuto la mantiene disattivata per quella stanza, tranne che in una conferenza, dove il pubblico non è sul palco e la regola riguarda le persone che parlano.

Puoi revocare una risposta in qualsiasi momento fino alla fine della sessione. La revoca della trascrizione elimina immediatamente la trascrizione di quella sessione. La revoca della registrazione la interrompe in quel momento; ciò che è già stato registrato viene eliminato secondo la programmazione ordinaria.

Laddove tu abbia prestato il consenso in una sessione, il testo di quella sessione potrebbe essere inviato a Google per tradurre i sottotitoli e per aiutare con le flashcard.

Alcune funzionalità inviano testo a Google senza una domanda separata, per far funzionare queste funzionalità:

• Messaggi, chat della stanza, compiti a casa e risposte nelle attività dal vivo, per tradurli per la persona che legge.
• Profili e recensioni, per mostrarli in altre lingue.
• Ciò che un professionista scrive nel proprio profilo e ciò che digiti nella casella di ricerca, per trovare i professionisti in base al significato.
• Una parola che salvi come flashcard, per aggiungere il suo significato nella tua lingua.
• Messaggi, chat della stanza, compiti a casa e risposte nelle attività dal vivo, per capire in quale lingua sono scritti.

Prima di inviare il testo, proviamo a rimuovere indirizzi email, numeri di telefono, link e account di messaggistica, e li reinseriamo nella traduzione. Non rimuoviamo i nomi. Google dichiara di elaborare il testo all'interno dell'Unione Europea e i suoi termini stabiliscono che non addestra i suoi modelli sui nostri dati senza il nostro permesso. Se i controlli di sicurezza di Google segnalano una richiesta come possibile abuso, Google potrebbe conservare una copia di tale richiesta per un massimo di 90 giorni, nell'Unione Europea, in modo che una persona possa verificarla. Google non utilizza tale copia per addestrare i suoi modelli. C'è un limite giornaliero alla quantità di testo che traduciamo.

Profili visti di recente

Teniamo traccia dei professionisti che hai cercato di recente, così puoi ritrovarli facilmente. Questo elenco è visibile solo a te, puoi svuotarlo quando vuoi, scade dopo 30 giorni ed è incluso nell'esportazione e nella cancellazione dei tuoi dati.

Statistiche

Calcoliamo come viene usata la piattaforma: quante ricerche portano a un profilo, a un messaggio, a una prenotazione. Queste tabelle non possono contenere un utente, una sessione, un indirizzo o un dispositivo, e un test fallisce se qualcuno prova ad aggiungere una colonna che potrebbe farlo.

Contiamo anche da dove provengono le visite. Quando apri una delle nostre pagine da fuori dal nostro sito, aggiungiamo uno a un contatore. Il contatore conserva l'ora, la prima pagina che hai aperto, il tipo di sito che ti ha indirizzato, il tuo paese, se usi un telefono o un computer, e la lingua del sito. La prima pagina è una di queste sei: home, ricerca, il profilo di un professionista, un'offerta, la pagina dell'insegnamento, o un'altra pagina. Il tipo di sito è uno di questi sei: un motore di ricerca, un social network, un assistente IA, un servizio di posta elettronica, un altro sito, o nessuno.

Individuiamo il tuo paese dalla rete che distribuisce il nostro sito. Questa legge il paese dal tuo indirizzo e ci fornisce due lettere. Il contatore non conserva il tuo indirizzo. Il contatore non contiene alcun nome, account o numero di dispositivo. Noi eliminiamo i conteggi dopo due anni.

Se arrivi da uno dei nostri annunci, il link contiene parole scelte dall'inserzionista: la fonte, il mezzo, il nome dell'annuncio e la parola cercata. Conserviamo queste parole insieme alla visita. Se prenoti una lezione o acquisti un pacchetto dopo quella visita, conserviamo le parole insieme a quella prenotazione, così possiamo vedere quali annunci funzionano. Conserviamo una parola solo se supera un controllo che rifiuta indirizzi email, numeri di telefono e codici lunghi. Le parole sulle tue prenotazioni e sui tuoi pacchetti fanno parte della tua esportazione dei dati. Quando elimini il tuo account, eliminiamo le parole dalle tue prenotazioni e dai tuoi pacchetti.

Se ti candidi per insegnare dopo un annuncio, conserviamo il nome della campagna pubblicitaria sul tuo account. Fa parte della tua esportazione dei dati. Lo eliminiamo quando elimini il tuo account.

Niente di tutto questo inserisce un cookie o qualsiasi altro file sul tuo dispositivo.

Un elenco conserva le parole digitate: le ricerche che non hanno trovato nulla, il che ci dice quali professionisti cercare. Non contiene alcuna traccia di chi le ha digitate e viene eliminato dopo 180 giorni.

Mantenere la piattaforma sicura

Elaboriamo dati tecnici per individuare account falsi, bloccare attacchi automatizzati, limitare i tentativi di accesso, tenere sotto controllo le richieste e rilevare abusi. La base è il nostro legittimo interesse a gestire una piattaforma che non ne sia sopraffatta.

I log del server vengono conservati per 90 giorni.

Chi all'interno dell'azienda può vedere cosa

Il nostro personale ricopre uno o più ruoli: controlli di identità, finanza, moderazione, supporto, traduzione, audit e amministrazione. Ciascun ruolo dà accesso solo a ciò che è necessario per il proprio lavoro, e i documenti d'identità sono visibili solo ai ruoli che si occupano di verificarli.

Ogni modifica amministrativa e ogni visualizzazione di dati sensibili, come l'apertura di un documento d'identità, viene registrata in un archivio che il database stesso non consente di modificare o eliminare. Questo registro contiene chi ha agito, quando, su cosa, da quale indirizzo e da quale dispositivo. Lo conserviamo per sette anni.

Come la proteggiamo

• Connessioni crittografate, e i server rifiutano i protocolli di crittografia obsoleti.
• Documenti di identità e codici fiscali o numeri di partita IVA crittografati prima del salvataggio.
• Accesso in base al ruolo, con un login separato per gli strumenti del personale.
• Limiti alle richieste e alle dimensioni dei caricamenti.
• Ogni campo in entrata viene controllato prima di essere utilizzato.
• Risposte create a partire da un elenco fisso di campi, mai da una riga di database grezza.
• Backup crittografati.
• Controlli automatici per falle note nei software che utilizziamo.
• Accesso ai server separato tra amministratori e utenti.

Dove si trovano i dati

Il database, l'applicazione e i video sono ospitati su due server che noleggiamo da Hetzner a Helsinki, in Finlandia, all'interno dell'Unione Europea. Il nostro sistema di tracciamento degli errori è di nostra proprietà e non invia alcun dato all'esterno.

I file caricati e le registrazioni si trovano nello spazio di archiviazione di Cloudflare, nella sua regione dell'Unione Europea. I documenti d'identità arrivano lì già crittografati.

Creiamo una copia di sicurezza ogni notte, crittografata prima di lasciare il server. Le copie giornaliere vengono conservate per 30 giorni e quelle settimanali per 90. Conserviamo anche una copia crittografata di ogni modifica al database per circa cinque settimane, così da poterlo ripristinare a qualsiasi minuto di quel periodo. Se dovessimo ripristinare una copia più vecchia, cancelleremo di nuovo i dati di chiunque ci abbia chiesto di farlo nel frattempo. Copiamo anche i file caricati e le registrazioni ogni notte, in modo crittografato, nello stesso spazio di archiviazione di sicurezza. Un file che decidi di eliminare scompare da quella copia entro circa otto settimane.

Le aziende che ci aiutano

Ognuna di esse riceve solo ciò che è necessario per il suo lavoro:

• Hetzner (Germania, server in Finlandia): i server e lo spazio di archiviazione per i backup.
• Cloudflare (Stati Uniti): archiviazione dei file, protezione dagli attacchi e il gateway di accesso ai nostri strumenti interni.
• Stytch (Stati Uniti): accesso, compresi l'accesso con Google e le passkey.
• Stripe (Stati Uniti, società irlandese per l'Europa), compreso il suo portafoglio Stripe Link: pagamenti e bonifici in uscita.
• Brevo (Francia): invio delle nostre email.
• Google Cloud (Stati Uniti), che esegue Vertex AI nell'Unione Europea: traduzione, ricerca semantica e le funzioni di intelligenza artificiale che hai accettato.
• Google Firebase (Stati Uniti): notifiche push.
• Google (Stati Uniti): accesso e lettura dei tuoi impegni se colleghi un calendario. Non vediamo mai i titoli o i dettagli dei tuoi eventi.
• ntfy.sh: avvisi sui nostri server, come lo spazio su disco e i backup. Nessun dato personale.

Se una delle aziende sopra elencate si trova al di fuori dell'Unione Europea, il trasferimento si basa sulle clausole contrattuali standard della Commissione Europea, sul Data Privacy Framework tra Unione Europea e Stati Uniti se l'azienda vi aderisce, oppure su un'altra base consentita dagli articoli da 44 a 49 del GDPR. Abbiamo un accordo scritto con ciascuna di esse ai sensi dell'articolo 28.

Statistiche e tag pubblicitari

Quattro tag di altre aziende sono pronti. Nessuno di questi si attiva finché non lo accendiamo, e aggiorneremo questa informativa quando lo faremo. Si tratta di Google Analytics e Google Ads di Google, del Pixel di Meta di Meta, e del Pixel di TikTok di TikTok. Il Google nell'elenco sopra serve per l'accesso e i calendari. Questi due tag di Google sono una questione a parte, e questa sezione si occupa di loro.

Una volta attivati, i tag inviano le pagine che visiti qui, se ti sei registrato, e se hai pagato e quanto, in modo da poter misurare le nostre inserzioni. Non inviano mai il tuo nome, la tua email o i tuoi messaggi da parte nostra. Nell'UE, nello Spazio Economico Europeo, nel Regno Unito e in Svizzera questo avviene solo se hai detto di sì al banner dei cookie, e un no blocca tutto. Ovunque altrove non lo chiediamo. L' informativa sui cookie elenca ogni tag.

Ogni azienda ha un ruolo diverso:

• Google Analytics conta le visite per noi. Google gestisce questi dati per nostro conto e solo come le indichiamo di fare.
• Google Ads dice a Google quale annuncio ti ha portato qui. Google decide autonomamente come utilizzare questi dati, in base alle norme sulla privacy di Google.
• Meta e TikTok. Noi e l'azienda siamo contitolari del trattamento per un'unica fase: la raccolta dei dati sul nostro sito e l'invio a loro. Una volta arrivati, l'azienda decide autonomamente cosa farne, in base alla propria informativa sulla privacy.

Per Meta e TikTok, l'accordo di contitolarità funziona così:

• Le condizioni commerciali di ciascuna azienda, che accettiamo prima di attivare il relativo tag, stabiliscono chi fa cosa ai sensi del GDPR per quella singola fase.
• Ti informiamo al riguardo, qui e nell'informativa sui cookie, e dove la legge richiede il tuo consenso, lo chiediamo.
• L'azienda gestisce le tue richieste di consultare, correggere, cancellare o trasferire i dati che conserva una volta ricevuti.
• Puoi esercitare i tuoi diritti con noi o con l'azienda, come preferisci. Se ci scrivi in merito ai dati in possesso dell'azienda, inoltriamo la tua richiesta a loro.

La controparte di Meta è Meta Platforms Ireland. La sua informativa sulla privacy si trova su facebook.com/privacy/policy e l'accordo stesso su facebook.com/legal/controller_addendum. L'informativa sulla privacy di TikTok si trova su tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta e TikTok potrebbero trasferire questi dati al di fuori dell'UE. Google e Meta sono iscritte al quadro UE-USA per la privacy dei dati. TikTok dichiara di basarsi sulle clausole contrattuali standard della Commissione Europea.

Cookie

La maggior parte di ciò che memorizziamo sul tuo dispositivo è necessario per il servizio: farti accedere, mantenere l'accesso, ricordare la tua lingua e individuare gruppi di account falsi. Una volta attivati i tag sopra indicati, anche Google, Meta e TikTok impostano cookie per statistiche e pubblicità. Nell'UE, nello SEE, nel Regno Unito e in Svizzera chiediamo il consenso prima di caricare uno qualsiasi di essi, e un rifiuto li tiene disattivati; ovunque altrove si caricano senza chiedere. Ogni cookie è elencato nella cookie policy, che spiega anche come modificare la tua scelta.

Per quanto tempo conserviamo i dati

• Un ospite in una stanza di prova, con i messaggi e i file aggiunti dall'ospite: 1 giorno.
• I sottotitoli di una lezione di prova e le loro traduzioni: 1 giorno.
• I profili visualizzati di recente: 30 giorni.
• Le registrazioni delle sessioni: 30 giorni.
• Un account chiuso prima di essere cancellato: 30 giorni.
• I log del server: 90 giorni.
• Le trascrizioni e i sottotitoli tradotti di altre sessioni: 6 mesi.
• Le notifiche, gli annunci e le richieste di assistenza: 12 mesi.
• I messaggi: 18 mesi.
• I file condivisi in una sessione: 24 mesi.
• I documenti d'identità: 5 anni dopo la fine del rapporto.
• Il registro delle azioni dello staff, le sospensioni e i ricorsi: 7 anni.
• I record di pagamento, prenotazione e fiscali: 10 anni.

Un processo notturno applica queste scadenze, mentre un processo orario si occupa degli elementi della stanza di prova. La legge può richiederci di conservare qualcosa più a lungo, e una controversia aperta ne blocca l'eliminazione fino alla sua risoluzione.

Ricevere una copia dei tuoi dati

Richiedila nelle tue impostazioni e il sistema creerà un singolo file, in formato JSON, con i dati che conserviamo su di te. Rimarrà disponibile per tre giorni e poi verrà rimosso, perché una copia completa dei dati di una persona non dovrebbe rimanere in giro inutilmente.

Chiusura dell'account

Puoi chiudere il tuo account nelle tue impostazioni. L'accesso si interrompe immediatamente.

Per 30 giorni non viene cancellato nulla, quindi una chiusura avvenuta per errore può ancora essere annullata. Successivamente cancelliamo l'identità associata all'account: il nome, l'indirizzo email, il numero di telefono, la foto, la data di nascita e il testo del profilo. L'indirizzo email viene sostituito da un valore privo di significato anziché essere rimosso, poiché i registri che la legge ci impone di conservare, come i record di pagamento e il nostro registro delle azioni del personale, non possono essere modificati una volta scritti.

I messaggi privati che hai inviato vengono eliminati. I messaggi in una stanza di lezione o in una chat di gruppo sono un record condiviso di quella sessione, quindi rimangono senza il tuo nome associato e vengono eliminati secondo la normale pianificazione dei messaggi. L'unica eccezione è una stanza di prova: i messaggi inviati da un ospite vengono eliminati insieme all'ospite dopo 1 giorno, e anche i sottotitoli della lezione di prova e le loro traduzioni vengono eliminati dopo 1 giorno.

Se è aperta una controversia o se una sessione a pagamento non si è ancora svolta, la cancellazione attende fino a quando il denaro non viene liquidato. La pagina ti informerà in merito.

I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR puoi:

• Chiedere quali dati conserviamo su di te e riceverne una copia (articoli da 15 a 20).
• Correggere ciò che è errato (articolo 16). Puoi modificare tu stesso la maggior parte di questi dati.
• Richiedere la cancellazione dei tuoi dati (articolo 17), a meno che la legge non ci imponga di conservarli.
• Limitare o opporti al trattamento basato sui nostri legittimi interessi (articoli 18 e 21).
• Revocare il consenso in qualsiasi momento, per tutto ciò che è stato fornito tramite consenso (articolo 7). Ciò che è stato fatto prima della revoca rimane lecito.

Scrivi a legal@ollinter.com e ti risponderemo entro il mese previsto dalla legge.

Reclami all'autorità

Puoi presentare un reclamo a un'autorità per la protezione dei dati: quella del luogo in cui vivi, quella del luogo in cui lavori o quella del luogo in cui ritieni che si sia verificato un problema. Poiché la nostra sede è in Estonia, l'autorità che ci controlla è:

Andmekaitse Inspektsioon (Ispettorato estone per la protezione dei dati)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telefono: +372 627 4135

Puoi presentare un reclamo a prescindere dal fatto che tu ci abbia scritto o meno in precedenza.

Se qualcosa va storto

Adottiamo misure per prevenire, rilevare e limitare le violazioni dei dati personali. Se ne verifica una, informiamo l'autorità senza indebito ritardo e comunque entro 72 ore dal momento in cui ne veniamo a conoscenza nei casi previsti dalla legge, e informiamo le persone interessate se il rischio per loro è elevato.

Quando la legge ci richiede i dati

Forniamo i dati personali quando un obbligo di legge, una decisione del tribunale o un ordine vincolante da parte di un'autorità competente lo richiede, e solo nella misura in cui è richiesto.

Modifiche a questa informativa

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano la legge, la piattaforma, le aziende con cui lavoriamo o le finalità. La versione attuale è sempre disponibile qui, e quando una modifica ti riguarda direttamente te lo comunichiamo.