Tietosuojaseloste (versio 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Tässä kerrotaan, mitä henkilötiedoillesi tapahtuu, kun käytät Ollinter-palvelua. Tämä on kirjoitettu luettavaksi, ei selviytymistaisteluksi.

Siitä vastaava yritys on:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

Rekisterinumero: 17452901

ALV-numero: EE102970135

Sähköposti: legal@ollinter.com

Kirjoita tähän osoitteeseen, jos sinulla on kysyttävää tiedoistasi, haluat pyytää kopion tai pyytää meitä korjaamaan tai poistamaan jotakin.

Me emme myy henkilötietoja. Meillä on valmiina muiden yritysten mainos- ja tilastotunnisteita. Mikään mainos- tai tilastotunniste ei toimi ennen kuin otamme ne käyttöön, ja päivitämme tämän käytännön, kun teemme niin. Sen jälkeen ne latautuvat EU-alueella, ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Sveitsissä vain, jos hyväksyt evästebannerin. Kaikkialla muualla ne latautuvat ilman kysymistä. Evästekäytäntö nimeää niistä jokaisen.

## Mitä säilytämme

Riippuen siitä, miten käytät alustaa:

- Nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi, jos annat sen meille.

- Syntymäaikasi, jota kysymme kerran varmistaaksemme, että olet aikuinen.

- Kielesi ja aikavyöhykkeesi.

- Tilisi ja profiilisi, ja ammattilaisella julkinen profiili: kuva, esittelyvideo, kuvaus, pätevyydet, kokemus, hinnat, saatavuus.

- Ammattilaiselta henkilöllisyystodistukset, selfie, osoitetodistus ja todistus pätevyydestä.

- Varaukset, tapaamiset, maksut, hyvitykset ja tilitykset.

- Viestit, tapaamisessa jaetut tiedostot ja valkotaululle piirretyt asiat.

- Tallenteet, tekstitykset ja käännetyt tekstitykset, jos kaikki huoneessa olijat ovat hyväksyneet ne.

- Kirjoittamasi arvostelut ja vastaukset niihin.

- Ammattilaiselta yksityinen muistiinpano ja arvosana, jota hän saattaa pitää opettamastaan oppijasta, ja jota oppija ei näe.

- Mitä profiileja olet katsonut äskettäin.

- Tukipyynnöt, valitukset, oikaisupyynnöt ja riidat.

- Tekniset tiedot, joita tarvitaan alustan pitämiseen turvallisena: kirjautumis- ja istuntotiedot, osoite, josta pyyntö tuli, luomamme laitetunniste sekä loki siitä, mitä työntekijämme tekivät.

Korttien numerot ja pankkitiedot eivät koskaan päädy palvelimillemme. Maksunvälittäjämme säilyttää niitä.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

## Tilisi

Käytämme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi, syntymäaikaasi, kieltäsi ja aikavyöhykettäsi tilisi luomiseen ja ylläpitoon, varmistaaksemme että olet aikuinen, näyttääksemme sivuston omalla kielelläsi ja salliaksemme sinun tehdä varauksia.

Alusta on tarkoitettu aikuisille. Jos antamasi syntymäaika osoittaa toisin, tili suljetaan ja päivämäärä säilytetään todisteena sulkemisen syystä.

## Kirjautuminen

Emme tallenna salasanoja. Kirjaudut sisään sähköpostiisi lähetetyllä kuusinumeroisella koodilla, yhdistetyllä Google-tilillä tai pääsyavaimella. Kirjautumispalvelumme Stytch huolehtii tästä, ja tallennamme sähköpostiosoitteesi, kun he ovat vahvistaneet kirjautumisen.

Tämän jälkeen istuntosi on voimassa seitsemän päivää viimeisestä käynnistäsi.

## Varaaminen ja maksaminen

Varauksen toteuttamiseksi tallennamme tiedot ammattilaisesta, palvelusta, päivämäärästä, kestosta, hinnasta, varauksen tilasta, maksusta sekä siihen liittyvistä viesteistä.

Käytämme maksuissa ja tilityksissä Stripe-palvelua. Korttien numerot eivät päädy meille. Ammattilaisen pankkitiedot annetaan Stripelle, ei meille. Tallennamme summat, varauksen, tilan, tiedon siitä kuka maksoi kenelle, hyvitykset ja mahdolliset korttimaksukiistat sekä maksuyhtiön oman viitteen jokaisesta tapahtumasta.

Korttimaksukiistoissa lähetämme korttiyhtiölle sen pyytämät tiedot: tilillä olevan nimen ja sähköpostiosoitteen, tiedon siitä mikä varaus oli kyseessä, milloin tapaaminen oli ja liittyivätkö osapuolet tapaamistilaan.

## Julkiset profiilit

Asiantuntijan profiili on julkinen: kuva, esittelyvideo, kuvaus, pätevyydet, kokemus, palvelut, hinnat ja saatavuus. Se on koko profiilin tarkoitus. He vastaavat itse siitä, että heidän julkaisemansa tiedot ovat oikein.

## Ammattilaisen henkilöllisyyden tarkistaminen

Ennen kuin ammattilaiselle voidaan maksaa, tarkistamme hänen henkilöllisyytensä. Voimme käsitellä henkilöllisyystodistusta, omakuvaa, osoitetodistusta ja tutkintotodistuksia.

Nämä tiedostot salataan ennen niiden tallentamista. Ihminen tarkistaa ne. Emme käytä kasvojentunnistusta tai automaattista biometristä vertailua missään vaiheessa.

Henkilöllisyystodistuksen koneellisesti luettavasta osasta tallennamme myöntäjämaan, asiakirjatyypin, kansalaisuuden ja voimassaoloajan. Tämän osan nimeä, asiakirjan numeroa ja syntymäaikaa ei tallenneta tekstinä. Tallennamme niistä luodun yksisuuntaisen tunnisteen, jonka avulla voimme havaita saman asiakirjan kahdella eri tilillä ja jota ei voi palauttaa takaisin alkuperäiseksi asiakirjaksi.

Henkilöllisyystodistukset poistetaan viiden vuoden kuluttua ammatillisen suhteen päättymisestä tai hylkäämisestä. Avoinna oleva asia viivästyttää poistamista, kunnes asia on ratkaistu.

## Viestit ja istunnot

Käsittelemme täällä vaihtamiasi viestejä ja tiedostoja sekä taululle piirrettyjä asioita, jotta palvelu toimii ja molemmilla osapuolilla on tallenne, johon vedota.

Ennen kuin kahden ihmisen välillä on maksullinen varaus, järjestelmä piilottaa yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, viesteistä ja profiiliteksteistä. Tämä on suojatoimi petoksia ja työn viemistä pois alustalta vastaan.

Video ja ääni toimivat omilla palvelimillamme avoimen lähdekoodin LiveKit-ohjelmistolla. Selaimesi saa lyhytkestoisen avaimen huoneeseen liittymistä varten, ja se lakkaa toimimasta, kun istunto päättyy tai poistut sieltä.

## Tallennus, tekstitykset ja tekoäly

Tapaamista ei tallenneta automaattisesti. Ennen kuin kukaan liittyy mukaan, jokainen vastaa neljään erilliseen kysymykseen: tallennus, kirjallinen tekstitys, tekoälyapu ja käännetyt tekstitykset.

Toiminto otetaan käyttöön vain, jos vastaukset sallivat sen. Yksikin kieltäytyminen pitää toiminnon pois päältä kyseisessä huoneessa, paitsi luennolla, jossa yleisö ei ole lavalla ja sääntö koskee puhuvia ihmisiä.

Voit peruuttaa vastauksesi milloin tahansa tapaamisen loppuun saakka. Tekstityksen peruuttaminen poistaa kyseisen tapaamisen tekstityksen välittömästi. Tallennuksen peruuttaminen pysäyttää tallennuksen siihen paikkaan, ja jo tallennettu materiaali poistetaan tavallisen aikataulun mukaisesti.

Jos olet antanut suostumuksesi tapaamisessa, kyseisen tapaamisen tekstiä voidaan lähettää Googlelle tekstitysten kääntämistä ja muistikorttien luomista varten.

Jotkin toiminnot lähettävät tekstiä Googlelle ilman erillistä kysymystä, jotta nämä toiminnot saadaan toimimaan:

- Viestit, huoneen chat, kotitehtävät ja vastaukset reaaliaikaisissa toiminnoissa, jotta ne voidaan kääntää lukijalle.

- Profiilit ja arvostelut, jotta ne voidaan näyttää muilla kielillä.

- Se, mitä ammattilainen kirjoittaa profiiliinsa, ja se, mitä kirjoitat hakukenttään, jotta ammattilaisia voidaan löytää merkityksen perusteella.

- Sana, jonka tallennat muistikortiksi, jotta sen merkitys voidaan lisätä omalla kielelläsi.

- Viestit, huoneen chat, kotitehtävät ja vastaukset reaaliaikaisissa toiminnoissa, jotta voidaan selvittää, millä kielellä ne on kirjoitettu.

Ennen kuin lähetämme tekstiä, yritämme poistaa sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, linkit ja pikaviestitunnukset, ja palautamme ne takaisin käännökseen. Emme poista nimiä. Google ilmoittaa käsittelevänsä tekstiä Euroopan unionissa, ja sen ehtojen mukaan se ei kouluta mallejaan tiedoillamme ilman lupaamme. Jos Googlen turvatarkistukset merkitsevät pyynnön mahdollisena väärinkäytöksenä, Google voi säilyttää kopiota kyseisestä pyynnöstä enintään 90 päivää Euroopan unionissa, jotta ihminen voi tarkistaa sen. Google ei käytä kyseistä kopiota malliensa kouluttamiseen. Käännettävän tekstin määrälle on päivittäinen raja.

## Äskettäin katsotut profiilit

Pidämme luetteloa ammattilaisista, joiden profiileja olet hiljattain katsonut, jotta löydät heidät helposti uudelleen. Vain sinä näet tämän luettelon, voit tyhjentää sen milloin tahansa, se vanhenee 30 päivän kuluttua ja se on mukana tietojesi viennissä sekä poistamisessa.

## Tilastot

Laskemme, miten alustaa käytetään: kuinka moni haku johtaa profiiliin, viestiin tai varaukseen. Nämä taulukot eivät voi sisältää tietoja käyttäjästä, istunnosta, osoitteesta tai laitteesta, ja testi epäonnistuu, jos joku yrittää lisätä sarakkeen, joka voisi sisältää niitä.

Laskemme myös, mistä vierailut tulevat. Kun avaat jonkin sivuistamme sivustomme ulkopuolelta, lisäämme laskuriin yhden käynnin. Laskuri tallentaa tunnin, ensimmäisen avaamasi sivun, sinut lähettäneen sivuston tyypin, maasi, sen, käytätkö puhelinta vai tietokonetta, sekä sivuston kielen. Ensimmäinen sivu on yksi kuudesta: etusivu, haku, ammattilaisen profiili, tarjous, opetussivu tai jokin muu sivu. Sivuston tyyppi on yksi kuudesta: hakukone, sosiaalinen verkosto, tekoälyavustaja, sähköpostipalvelu, muu sivusto tai ei mikään.

Saamme tietää maasi verkosta, joka palvelee sivustoamme. Se lukee maan osoitteestasi ja antaa meille kaksi kirjainta. Laskuri ei säilytä osoitettasi. Laskuri ei sisällä nimeä, tiliä eikä laitteen numeroa. Poistamme tilastotiedot kahden vuoden kuluttua.

Jos tulet jostakin mainoksestamme, linkki sisältää mainostajan valitsemia sanoja: lähteen, median, mainoksen nimen ja hakusanan. Säilytämme nämä sanat vierailun yhteydessä. Jos varaat oppitunnin tai ostat paketin kyseisen vierailun jälkeen, säilytämme sanat kyseisen varauksen yhteydessä, jotta näemme, mitkä mainokset kannattavat. Säilytämme sanan vain, jos se läpäisee tarkistuksen, joka hylkää sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja pitkät koodit. Varauksissasi ja paketeissasi olevat sanat ovat osa tietojesi vientiä. Kun poistat tilisi, poistamme sanat varauksistasi ja paketeistasi.

Jos haet opettajaksi mainoksen jälkeen, säilytämme mainoskampanjan nimen tililläsi. Se on osa tietojesi vientiä. Poistamme sen, kun poistat tilisi.

Mikään tästä ei aseta evästettä tai mitään tiedostoa laitteellesi.

Yksi luettelo säilyttää kirjoitettuja sanoja: haut, jotka eivät tuottaneet tulosta. Tämä kertoo meille, mitä ammattilaisia meidän tulisi etsiä. Se ei sisällä mitään jälkeä siitä, kuka sanat kirjoitti, ja se poistetaan 180 päivän kuluttua.

## Alustan pitäminen turvallisena

Käsittelemme teknisiä tietoja havaitaksemme valetilit, estääksemme automaattiset hyökkäykset, rajoittaaksemme kirjautumisyrityksiä, pitääksemme pyynnöt hallinnassa ja havaitaksemme väärinkäytökset. Perusteena on oikeutettu etumme ylläpitää alustaa, joka ei ole näiden ongelmien vallassa.

Palvelimen lokeja säilytetään 90 päivää.

## Kuka yrityksen sisällä näkee ja mitä

Henkilökunnallamme on yksi tai useampi rooli: henkilöllisyyden tarkistus, talous, moderointi, tuki, käännökset, auditointi ja ylläpito. Kukin rooli antaa pääsyn vain työssä tarvittaviin tietoihin, ja henkilöllisyysasiakirjat avautuvat vain niille rooleille, jotka tarkistavat niitä.

Jokainen ylläpidollinen muutos ja jokainen herkkien tietojen katselu, kuten henkilöllisyysasiakirjan avaaminen, kirjataan lokiin, jota tietokanta itse ei salli muuttaa tai poistaa. Loki sisältää tiedon siitä, kuka teki, milloin, mitä, mistä osoitteesta ja millä laitteella. Säilytämme näitä tietoja seitsemän vuotta.

## Miten suojaamme niitä

- Salatut yhteydet, ja palvelimet hylkäävät vanhentuneen salauksen.

- Henkilöllisyystodistukset ja veronumerot salataan ennen tallennusta.

- Pääsy roolin mukaan, ja ylläpitotyökaluille on erillinen kirjautuminen.

- Rajoitukset pyynnöille ja latausten koolle.

- Jokainen saapuva kenttä tarkistetaan ennen sen käyttöä.

- Vastaukset rakennetaan kiinteästä kenttäluettelosta, ei koskaan suoraan tietokannan riviltä.

- Salatut varmuuskopiot.

- Automaattiset tarkistukset käyttämiemme ohjelmistojen tunnettujen aukkojen varalta.

- Erillinen ylläpito- ja käyttäjäpääsy palvelimille.

## Missä tiedot sijaitsevat

Tietokanta, sovellus ja video toimivat kahdella palvelimella, jotka olemme vuokranneet Hetzneriltä Helsingissä, Suomessa, EU:n alueella. Virheenseurantamme on oma ratkaisumme, eikä se lähetä mitään ulkopuolelle.

Ladatut tiedostot ja tallenteet sijaitsevat Cloudflaren tallennustilassa sen EU-alueella. Henkilöllisyystodistukset saapuvat sinne valmiiksi salattuina.

Teemme varmuuskopion joka yö, ja se salataan ennen kuin se lähtee palvelimelta. Päivittäisiä kopioita säilytetään 30 päivää ja viikoittaisia kopioita 90 päivää. Säilytämme myös salatun kopion jokaisesta tietokannan muutoksesta noin viiden viikon ajan, jotta voimme palauttaa sen mihin tahansa minuuttiin kyseisenä aikana. Jos koskaan palautamme vanhemman kopion, poistamme uudelleen kaikki ne, jotka ovat pyytäneet meitä poistamaan tietonsa sen jälkeen. Kopioimme myös ladatut tiedostot ja tallenteet joka yö salattuina samaan varmuuskopiointitilaan. Poistamasi tiedosto poistuu tästä kopiosta noin kahdeksan viikon kuluessa.

## Yritykset, jotka auttavat meitä

Jokainen yritys saa vain sen tiedon, jota se tarvitsee työnsä tekemiseen:

- Hetzner (Saksa, palvelimet Suomessa): palvelimet ja varmuuskopioiden tallennus.

- Cloudflare (Yhdysvallat): tiedostojen tallennus, suojaus hyökkäyksiä vastaan ja työntekijöidemme työkalujen suojaportti.

- Stytch (Yhdysvallat): sisäänkirjautuminen, mukaan lukien Google-kirjautuminen ja pääsyavaimet.

- Stripe (Yhdysvallat, irlantilainen yritys Euroopassa), mukaan lukien sen oma lompakko Stripe Link: maksut ja tilitykset.

- Brevo (Ranska): sähköpostiemme lähetys.

- Google Cloud (Yhdysvallat), joka ajaa Vertex AI -palvelua Euroopan unionissa: käännökset, merkityshaku ja tekoälyominaisuudet, joihin olet suostunut.

- Google Firebase (Yhdysvallat): push-ilmoitukset.

- Google (Yhdysvallat): sisäänkirjautuminen ja kalenterisi varaustilanteen lukeminen, jos yhdistät kalenterin. Emme koskaan näe tapahtumiesi otsikoita tai tietoja.

- ntfy.sh: hälytykset omista palvelimistamme, kuten levytilasta ja varmuuskopioista. Ei henkilötietoja.

Kun jokin yllä mainituista yrityksistä sijaitsee EU:n ulkopuolella, tietojen siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin, EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen, jos yritys on rekisteröitynyt sen alle, tai muuhun yleisen tietosuoja-asetuksen artiklojen 44-49 sallimaan perusteeseen. Meillä on jokaisen kanssa artiklan 28 mukainen kirjallinen sopimus.

## Tilastot ja mainostagit

Neljä muiden yritysten tagia on valmiina. Mikään niistä ei toimi ennen kuin otamme ne käyttöön, ja päivitämme tämän käytännön, kun teemme niin. Nämä ovat Google Analytics ja Google Ads Googlelta, Meta-pikseli Metalta sekä TikTok-pikseli TikTokilta. Yllä olevassa luettelossa mainittu Google on mukana sisäänkirjautumista ja kalentereita varten. Nämä kaksi Googlen tagia ovat erillinen asia, ja tämä osio koskee niitä.

Kun tagit ovat käytössä, ne lähettävät tiedon täällä vierailemistasi sivuista, siitä, rekisteröidyitkö, sekä siitä, maksoitko ja kuinka paljon, jotta voimme mitata mainoksiemme tehoa. Ne eivät koskaan lähetä nimeäsi, sähköpostiosoitettasi tai meiltä saamiasi viestejä. EU:ssa, ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Sveitsissä näin tapahtuu vain, jos annoit suostumuksesi evästebannerissa, ja kieltävä vastaus estää kaiken tämän. Muualla emme kysy suostumusta. Evästekäytäntö luettelee jokaisen tagin.

Jokaisella yrityksellä on eri rooli:

- Google Analytics laskee vierailut puolestamme. Google käsittelee näitä tietoja meidän lukuunne ja vain ohjeidemme mukaisesti.

- Google Ads kertoo Googlelle, mikä mainos toi sinut tänne. Google päättää itse, miten se käyttää näitä tietoja, Googlen tietosuojakäytännön mukaisesti.

- Meta ja TikTok. Me ja kyseinen yritys olemme yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä vaiheessa: tietojen keräämisessä sivustollamme ja niiden lähettämisessä heille. Kun tiedot ovat saapuneet perille, yritys päättää itsenäisesti, mitä se tekee niillä, oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.

Metan ja TikTokin osalta yhteisvastuullinen järjestely toimii näin:

- Kunkin yrityksen liiketoimintaehdot, jotka hyväksymme ennen sen tagin käyttöönottoa, määrittävät, kuka tekee mitäkin GDPR:n mukaisesti kyseisessä yhdessä vaiheessa.

- Kerromme sinulle siitä täällä ja evästekäytännössä, ja pyydämme suostumustasi silloin, kun laki sitä vaatii.

- Yritys käsittelee pyyntösi nähdä, korjata, poistaa tai siirtää ne tiedot, joita se säilyttää vastaanotettuaan ne.

- Voit käyttää oikeuksiasi meidän tai yrityksen kanssa, miten itse haluat. Jos kirjoitat meille tiedoista, joita yritys säilyttää, lähetämme pyyntösi eteenpäin heille.

Metan osapuoli on Meta Platforms Ireland. Sen tietosuojakäytäntö on osoitteessa facebook.com/privacy/policy ja itse järjestely osoitteessa facebook.com/legal/controller_addendum. TikTokin tietosuojakäytäntö on osoitteessa tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta ja TikTok voivat siirtää näitä tietoja EU:n ulkopuolelle. Google ja Meta on lueteltu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaisesti. TikTok ilmoittaa tukeutuvansa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

## Evästeet

Suurin osa laitteellesi tallentamistamme tiedoista on välttämättömiä palvelun toiminnalle: sisäänkirjautumiselle, kirjautuneena pysymiselle, kielivalintasi muistamiselle ja valetilien tunnistamiselle. Kun otamme yllä mainitut tagit käyttöön, myös Google, Meta ja TikTok asettavat evästeitä tilastoja ja mainontaa varten. EU:n, ETA:n, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Sveitsin alueella kysymme suostumustasi ennen niiden lataamista, ja kieltävä vastaus pitää ne poissa käytöstä. Muualla ne latautuvat ilman kysymistä. Jokainen eväste on lueteltu evästekäytännössämme, jossa kerrotaan myös, miten voit muuttaa valintaasi.

## Kuinka kauan säilytämme tietoja

- Vierailija harjoitushuoneessa, mukaan lukien vierailijan lisäämät viestit ja tiedostot: 1 päivä.

- Harjoitustunnin tekstitykset ja niiden käännökset: 1 päivä.

- Äskettäin katsotut profiilit: 30 päivää.

- Istuntojen tallenteet: 30 päivää.

- Suljettu tili ennen sen lopullista poistamista: 30 päivää.

- Palvelinloki: 90 päivää.

- Muiden istuntojen puheentunnistukset ja käännetyt tekstitykset: 6 kuukautta.

- Ilmoitukset, tiedotteet ja tukipyynnöt: 12 kuukautta.

- Viestit: 18 kuukautta.

- Istunnossa jaetut tiedostot: 24 kuukautta.

- Henkilöllisyysasiakirjat: 5 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

- Henkilökunnan toimenpidehistoria, tilien jäädytykset ja valitukset: 7 vuotta.

- Maksu, varaus ja verotustiedot: 10 vuotta.

Öisin ajettava automaattinen ajo huolehtii näistä poistoista, ja tunneittain ajettava ajo huolehtii harjoitushuoneen tiedoista. Laki voi vaatia meitä säilyttämään joitakin tietoja pidempään, ja avoin riitatilanne pitää tiedot tallessa, kunnes asia on ratkaistu.

## Tietojesi kopion hankkiminen

Pyydä kopiota asetuksistasi, niin järjestelmä luo yhden JSON-muotoisen tiedoston tiedoista, joita meillä on sinusta. Se on saatavilla kolmen päivän ajan ja poistetaan sen jälkeen, sillä kenenkään tietojen täydellisen kopion ei pitäisi lojuvassa tilassa.

## Tilisi sulkeminen

Voit sulkea tilisi asetuksistasi. Pääsy tilille lakkaa heti.

Mitään ei poisteta 30 päivään, joten vahingossa tehty sulkeminen voidaan vielä perua. Tämän jälkeen poistamme tiliin liittyvän henkilöllisyyden: nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, kuvan, syntymäajan ja profiilitekstin. Sähköpostiosoite korvataan merkityksettömällä arvolla sen sijaan, että se poistettaisiin kokonaan, koska lain vaatimia säilytettäviä tietoja, kuten maksutietoja ja omaa lokiamme henkilöstön toimista, ei voi muokata niiden tallentamisen jälkeen.

Lähettämäsi yksityisviestit poistetaan. Oppituntitilassa tai ryhmäkeskustelussa lähetetyt viestit ovat kyseisen istunnon yhteistä historiaa, joten ne säilyvät ilman nimeäsi ja ne poistetaan viestien normaalin aikataulun mukaisesti. Ainoa poikkeus on harjoitustila: vierailijan sinne lähettämät viestit poistetaan vierailijan mukana 1 päivän kuluttua, ja harjoitustunnin tekstitykset sekä niiden käännökset poistetaan myös 1 päivän kuluttua.

Jos riita-asia on kesken tai maksettu istunto ei ole vielä toteutunut, tietojen poistamista siirretään, kunnes maksut on selvitetty. Sivu ilmoittaa tästä sinulle.

## Oikeutesi

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan sinulla on oikeus:

- Kysyä, mitä tietoja meillä on sinusta, ja saada niistä jäljennös (artiklat 15 ja 20).

- Korjata virheelliset tiedot (artikla 16). Suuren osan tiedoistasi voit muokata itse.

- Pyytää tietojesi poistamista (artikla 17), ellei laki velvoita meitä säilyttämään niitä.

- Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme (artiklat 18 ja 21).

- Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa minkä tahansa suostumuksella annetun asian osalta (artikla 7). Ennen suostumuksen peruuttamista tehdyt toimet pysyvät laillisina.

Kirjoita osoitteeseen legal@ollinter.com, niin vastaamme lain salliman kuukauden kuluessa.

## Valituksen tekemine viranomaiselle

Voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle: sille, jonka alueella asut, sille, jonka alueella työskentelet, tai sille, jonka alueella uskot jonkin menneen vikaan. Koska olemme sijoittautuneet Viroon, meitä valvova viranomainen on:

Andmekaitse Inspektsioon (Viron tietosuojavaltuutettu)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

Sähköposti: info@aki.ee

Puhelin: +372 627 4135

Voit tehdä valituksen riippumatta siitä, oletko ottanut meihin ensin yhteyttä kirjallisesti.

## Jos jotain menee pieleen

Teemme parhaamme estääksemme, havaitaksemme ja rajoittaaksemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksia. Jos sellainen tapahtuu, ilmoitamme siitä viranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja lain vaatiessa 72 tunnin kuluessa siitä, kun olemme saaneet tiedon asiasta. Ilmoitamme asiasta myös niille ihmisille, joita asia koskee, jos riski heille on suuri.

## Kun laki vaatii meiltä tietoja

Luovutamme henkilötietoja silloin, kun lakisääteinen velvoite, tuomioistuimen päätös tai toimivaltaisen viranomaisen sitova määräys sitä vaatii, ja vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä.

## Muutokset näihin sääntöihin

Päivitämme näitä sääntöjä, kun laki, alusta, yhteistyökumppanimme tai käyttötarkoitukset muuttuvat. Uusin versio on aina täällä, ja kun jokin muutos vaikuttaa sinuun, ilmoitamme siitä sinulle.

Mitä säilytämme

Why we may hold it, in law

Tilisi

Kirjautuminen

Varaaminen ja maksaminen

Julkiset profiilit

Ammattilaisen henkilöllisyyden tarkistaminen

Viestit ja istunnot

Tallennus, tekstitykset ja tekoäly

Äskettäin katsotut profiilit

Tilastot

Alustan pitäminen turvallisena

Kuka yrityksen sisällä näkee ja mitä

Miten suojaamme niitä

Missä tiedot sijaitsevat

Yritykset, jotka auttavat meitä

Tilastot ja mainostagit

Evästeet

Kuinka kauan säilytämme tietoja

Tietojesi kopion hankkiminen

Tilisi sulkeminen

Oikeutesi

Valituksen tekemine viranomaiselle

Jos jotain menee pieleen

Kun laki vaatii meiltä tietoja

Muutokset näihin sääntöihin

Kaikki versiot

Mikä muuttui versioiden 8 ja 9 välillä