Zásady ochrany osobních údajů (verze 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Zde se dozvíte, co se děje s vašimi osobními údaji, když používáte Ollinter. Jsou napsané tak, aby se daly snadno číst, ne abyste je museli přetrpět.

Společnost odpovědná za tyto údaje je:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

Registrační číslo: 17452901

DIČ: EE102970135

E-mail: legal@ollinter.com

Na tuto adresu nám napište s jakýmkoli dotazem ohledně svých údajů, pokud chcete požádat o jejich kopii nebo pokud nás chcete požádat o jejich opravu či smazání.

Osobní údaje neprodáváme. Máme připravené reklamní a statistické značky od jiných společností. Žádná reklamní ani statistická značka se nespustí, dokud ji nezapneme, a až to uděláme, tyto zásady aktualizujeme. Poté se v EU, v EHP, ve Spojeném království a ve Švýcarsku načtou pouze tehdy, když odsouhlasíte lištu s cookies, kdekoliv jinde se načtou bez ptaní. Naše zásady používání souborů cookie jmenují každou z nich.

## Co uchováváme

Podle toho, jak platformu používáte:

- Vaše jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo, pokud nám ho poskytnete.

- Vaše datum narození, které zjišťujeme jednou pro ověření, že jste dospělí.

- Váš jazyk a časové pásmo.

- Váš účet a profil, a v případě profesionála veřejný profil: fotku, představovací video, popis, kvalifikaci, zkušenosti, ceny a dostupnost.

- V případě profesionála doklady totožnosti, selfie, potvrzení o adrese a doklady o kvalifikaci.

- Rezervace, lekce, platby, refundace a vyplácení peněz.

- Zprávy, soubory sdílené během lekce a to, co se nakreslí na tabuli.

- Nahrávky, přepisy a přeložené titulky, pokud s nimi všichni v místnosti souhlasili.

- Recenze, které napíšete, a odpovědi na ně.

- V případě profesionála soukromou poznámku a hodnocení, které si může vést o studentovi, kterého učí, a které student nevidí.

- Profily, na které jste se nedávno dívali.

- Žádosti o podporu, stížnosti, odvolání a spory.

- Technické údaje potřebné k zajištění bezpečnosti platformy: záznamy o přihlášení a relacích, adresu, ze které požadavek přišel, námi vygenerovaný identifikátor zařízení a záznamy o činnosti našich zaměstnanců.

Čísla karet a bankovní údaje se k našim serverům nikdy nedostanou. Uchovává je naše platební společnost.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

## Váš účet

Vaše jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, datum narození, jazyk a časové pásmo používáme k vytvoření a správě vašeho účtu, k ověření, že jste dospělí, k zobrazení stránek ve vašem jazyce a k tomu, abychom vám umožnili rezervovat služby.

Platforma je určena pro dospělé. Pokud zadané datum narození říká opak, účet zablokujeme a toto datum si ponecháme jako záznam o důvodu tohoto kroku.

## Přihlášení

Neukládáme hesla. Přihlašujete se pomocí šestimístného kódu, který vám zašleme na e-mail, pomocí propojeného účtu Google nebo pomocí přístupového klíče. Vše řeší náš poskytovatel přihlášení, společnost Stytch, a my si vaši e-mailovou adresu uložíme až poté, co přihlášení potvrdí.

Poté se spustí relace, která trvá sedm dní od vaší poslední návštěvy.

## Rezervace a platby

K vyřízení rezervace uchováváme informace o profesionálovi, službě, datu, délce, ceně, stavu rezervace, platbě a zprávách, které k ní patří.

Pro platby a vyplácení peněz používáme službu Stripe. Čísla karet se k nám nedostanou. Bankovní údaje profesionála se předávají službě Stripe, nikoli nám. Evidujeme částky, rezervaci, stav, kdo komu zaplatil, vrácení peněz a případné spory o platby kartou společně s referenčním údajem platební společnosti pro každý pohyb.

V případě sporu o platbu kartou posíláme kartové asociaci to, co požaduje: jméno a e-mailovou adresu na účtu, o jakou rezervaci šlo, kdy setkání proběhlo a zda se obě strany připojily do místnosti.

## Veřejné profily

Profil profesionála je veřejný: fotka, úvodní video, popis, kvalifikace, zkušenosti, služby, ceny a dostupnost. To je jeho smyslem. Za správnost toho, co zveřejní, si odpovídají sami.

## Ověření totožnosti profesionála

Předtím, než může profesionál obdržet platbu, ověřujeme jeho totožnost. Můžeme zpracovávat doklad totožnosti, selfie, potvrzení o adrese a certifikáty.

Tyto soubory jsou před uložením zašifrovány. Kontroluje je člověk. Nikde neprovádíme rozpoznávání obličejů ani automatické biometrické porovnávání.

Strojově čitelnou zónu dokladu totožnosti využíváme k uložení země vydání, typu dokladu, státní příslušnosti a data platnosti. Jméno, číslo dokladu a datum narození z této zóny neukládáme jako text. Uchováváme z nich pouze jednosměrný otisk, který nám umožňuje rozpoznat stejný doklad na dvou různých účtech a který nelze převést zpět na původní údaje.

Doklady totožnosti mažeme pět let po ukončení profesionálního vztahu nebo po zamítnutí. Otevřený případ toto smazání odkládá, dokud se nevyřeší.

## Zprávy a relace

Zprávy a soubory, které si zde vyměňujete, a také to, co nakreslíte na tabuli, zpracováváme proto, aby služba fungovala a aby existoval záznam, na který se může kterákoli strana odvolat.

Dokud mezi dvěma lidmi neexistuje zaplacená rezervace, systém ve zprávách a textu profilu skrývá kontaktní údaje, jako jsou telefonní čísla a e-mailové adresy. Je to opatření proti podvodům a proti přesouvání práce mimo platformu.

Video a audio běží na našich vlastních serverech s využitím open-source technologie LiveKit. Váš prohlížeč získá klíč s krátkou platností pro vstup do místnosti, který přestane fungovat, jakmile relace skončí nebo z místnosti odejdete.

## Nahrávání, přepisy a umělá inteligence

Relace se nenahrává automaticky. Předtím, než se kdokoli připojí, odpoví každý účastník na čtyři samostatné otázky: nahrávání, písemný přepis, pomoc AI a přeložené titulky.

Funkce se zapne pouze tehdy, pokud to odpovědi umožňují. Jedno odmítnutí ji pro danou místnost vypne, s výjimkou přednášky, kde publikum nevystupuje na pódiu a pravidlo se vztahuje na hovořící osoby.

Svou odpověď můžete vzít zpět v jakémkoli okamžiku až do konce relace. Zpětvzetí souhlasu s přepisem okamžitě smaže přepis dané relace. Zpětvzetí souhlasu s nahráváním nahrávání zastaví a to, co již bylo nahráno, se smaže v běžném termínu.

Pokud jste v relaci vyjádřili souhlas, text z této relace může být odeslán společnosti Google za účelem překladu titulků a pomoci s kartičkami na učení.

Některé funkce odesílají text společnosti Google bez samostatné otázky, aby tyto funkce vůbec mohly fungovat:

- Zprávy, chat v místnosti, domácí úkoly a odpovědi v živých aktivitách, aby se přeložily pro čtenáře.

- Profily a hodnocení, aby se zobrazovaly v jiných jazycích.

- To, co profesionál napíše do svého profilu, a to, co zadáte do vyhledávacího pole, aby bylo možné najít profesionály podle významu.

- Slovo, které si uložíte jako kartičku na učení, aby se k němu přidal význam ve vašem jazyce.

- Zprávy, chat v místnosti, domácí úkoly a odpovědi v živých aktivitách, aby se rozpoznalo, v jakém jazyce jsou napsány.

Před odesláním textu se snažíme odstranit e-mailové adresy, telefonní čísla, odkazy a uživatelská jména z komunikačních aplikací a po překladu je vracíme zpět. Jména neodstraňujeme. Google uvádí, že text zpracovává v Evropské unii, a jeho podmínky říkají, že bez našeho svolení netrénuje své modely na našich datech. Pokud bezpečnostní kontroly Google označí požadavek jako možné zneužití, Google může uchovat kopii tohoto požadavku po dobu až 90 dní v Evropské unii, aby ji mohl zkontrolovat člověk. Google tuto kopii nepoužívá k trénování svých modelů. Na množství překladů platí denní limit.

## Nedávno zobrazené profily

Ukládáme si seznam odborníků, na které jste se nedávno dívali, abyste je mohli snadno znovu najít. Vidíte ho pouze vy, můžete ho kdykoli smazat, jeho platnost vyprší po 30 dnech a je součástí vašeho exportu i smazání dat.

## Statistiky

Počítáme, jak lidé naši platformu používají: kolik vyhledávání vede k zobrazení profilu, zprávě nebo rezervaci. Tyto tabulky nemohou obsahovat údaje o uživateli, relaci, adrese ani zařízení. Pokud se někdo pokusí přidat sloupec, který by to umožňoval, test selže.

Počítáme také to, odkud k nám lidé přicházejí. Když otevřete některou z našich stránek odjinud než z našeho webu, přičteme k počítadlu jedničku. Počítadlo zaznamenává hodinu, první stránku, kterou jste otevřeli, typ webu, který vás k nám poslal, vaši zemi, zda používáte telefon nebo počítač, a jazyk webu. První stránka je jedna ze šesti možností: hlavní stránka, vyhledávání, profil profesionála, nabídka služeb, stránka pro výuku nebo jiná stránka. Typ webu je jeden ze šesti: vyhledávač, sociální síť, asistent s umělou inteligencí, e-mailová služba, jiný web nebo žádný.

Vaši zemi zjišťujeme ze sítě, která obsluhuje náš web. Ta přečte zemi z vaší adresy a předá nám dva znaky. Počítadlo vaši adresu neukládá. Neobsahuje žádné jméno, účet ani číslo zařízení. Tyto statistiky po dvou letech mažeme.

Pokud přijdete přes některou z našich reklam, odkaz obsahuje slova, která vybral inzerent: zdroj, médium, název reklamy a vyhledávané slovo. Tato slova ukládáme společně s informací o návštěvě. Pokud si po této návštěvě rezervujete lekci nebo koupíte balíček, uložíme tato slova k dané rezervaci, abychom viděli, které reklamy fungují. Slovo uložíme pouze v případě, že projde kontrolou, která odmítá e-mailové adresy, telefonní čísla a dlouhé kódy. Slova u vašich rezervací a balíčků jsou součástí vašeho exportu dat. Když svůj účet smažete, smažeme tato slova i z vašich rezervací a balíčků.

Pokud se po kliknutí na reklamu přihlásíte k výuce, uložíme si název reklamní kampaně k vašemu účtu. Je součástí vašeho exportu dat. Smažeme ho, jakmile smažete svůj účet.

Nic z toho neukládá do vašeho zařízení soubory cookie ani žádné jiné soubory.

Jeden seznam uchovává napsaná slova: vyhledávání, která nic nenašla. To nám napovídá, které profesionály máme hledat. Tento seznam neobsahuje žádné stopy po tom, kdo slova napsal, a po 180 dnech ho mažeme.

## Bezpečnost platformy

Zpracováváme technické údaje, abychom odhalili falešné účty, zastavili automatizované útoky, omezili pokusy o přihlášení, udrželi požadavky pod kontrolou a odhalili zneužívání. Základem je náš oprávněný zájem na provozování platformy, která jím není zahlcena.

Protokoly serveru uchováváme po dobu 90 dní.

## Kdo ve společnosti co vidí

Naši zaměstnanci mají jednu nebo více rolí: ověřování totožnosti, finance, moderování, podpora, překlady, audit a administrace. Každá role zpřístupňuje pouze to, co vyžaduje její práce, a doklady totožnosti se otevírají pouze pro role, které je kontrolují.

Každá administrativní změna a každé nahlédnutí do citlivých údajů, jako je otevření dokladu totožnosti, se zapisuje do záznamu, který samotná databáze odmítá změnit nebo smazat. Obsahuje informaci o tom, kdo jednal, kdy, o co šlo, z jaké adresy a z jakého zařízení. Tyto záznamy uchováváme po dobu sedmi let.

## Jak je chráníme

- Šifrované připojení a servery odmítají zastaralé šifrování.

- Doklady totožnosti a daňová čísla jsou před uložením zašifrovány.

- Přístup podle rolí se samostatným přihlášením pro interní nástroje.

- Limity na požadavky a velikost nahrávaných souborů.

- Každé příchozí pole je před použitím zkontrolováno.

- Odpovědi sestavené z pevného seznamu polí, nikdy ne z nezpracovaného databázového řádku.

- Šifrované zálohy.

- Automatické kontroly známých chyb v softwaru, který používáme.

- Oddělený přístup správců a uživatelů k serverům.

## Kde jsou data uložena

Databáze, aplikace a video běží na dvou serverech, které si pronajímáme od společnosti Hetzner v Helsinkách ve Finsku, tedy v rámci EU. Náš nástroj na sledování chyb je náš vlastní a nic neposílá ven.

Nahrané soubory a nahrávky jsou uloženy v úložišti Cloudflare v regionu EU. Doklady totožnosti tam dorazí již zašifrované.

Zálohu provádíme každou noc, přičemž se zašifruje ještě před opuštěním serveru. Denní kopie uchováváme po dobu 30 dní a týdenní kopie po dobu 90 dní. Uchováváme také zašifrovanou kopii každé změny v databázi po dobu přibližně pěti týdnů, abychom ji mohli vrátit zpět do jakékoli minuty v tomto období. Pokud někdy obnovíme starší kopii, znovu smažeme všechny, kteří nás od té doby požádali o smazání svých údajů. Nahrané soubory a nahrávky také každou noc kopírujeme, zašifrované, do stejného zálohovacího úložiště. Soubor, který smažete, z této kopie zmizí přibližně do osmi týdnů.

## Společnosti, které nám pomáhají

Každá z nich dostává pouze to, co nezbytně potřebuje pro svou práci:

- Hetzner (Německo, servery ve Finsku): servery a zálohovací úložiště.

- Cloudflare (Spojené státy): úložiště souborů, ochrana proti útokům a brána chránící nástroje pro naše zaměstnance.

- Stytch (Spojené státy): přihlašování, včetně přihlášení přes Google a přístupových klíčů.

- Stripe (Spojené státy, irská pobočka pro Evropu), včetně vlastní peněženky Stripe Link: platby a vyplácení peněz.

- Brevo (Francie): odesílání našich e-mailů.

- Google Cloud (Spojené státy), který provozuje Vertex AI v Evropské unii: překlady, vyhledávání podle významu a funkce umělé inteligence, se kterými jste souhlasili.

- Google Firebase (Spojené státy): push oznámení.

- Google (Spojené státy): přihlašování a čtení informací o tom, kdy máte plno, pokud si připojíte kalendář. Nikdy nevidíme názvy ani podrobnosti vašich událostí.

- ntfy.sh: upozornění týkající se našich vlastních serverů, jako je místo na disku a zálohy. Žádné osobní údaje.

Pokud sídlí některá z výše uvedených společností mimo EU, přenos se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, o Rámec pro ochranu osobních údajů mezi EU a USA, pokud je v něm společnost zapsána, nebo o jiný základ povolený články od 44 do 49 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). S každou z nich máme uzavřenou písemnou smlouvu podle článku 28.

## Statistiky a reklamní tagy

Čtyři tagy od jiných společností jsou připravené. Žádný z nich nespustíme, dokud ho nezapneme, a až to uděláme, tyto zásady aktualizujeme. Jde o Google Analytics a Google Ads od společnosti Google, Meta Pixel od společnosti Meta a TikTok Pixel od společnosti TikTok. Google v seznamu výše slouží k přihlašování a kalendářům. Tyto dva tagy od Googlu jsou samostatná věc a tato sekce se věnuje jim.

Jakmile tagy zapneme, odesílají stránky, které zde navštívíte, informaci o tom, zda jste se zaregistrovali, a zda a kolik jste zaplatili, abychom mohli měřit naše reklamy. Nikdy neposílají vaše jméno, e-mail ani vaše zprávy od nás. V EU, EHP, Spojeném království a Švýcarsku se tak děje pouze v případě, že odsouhlasíte cookie lištu, a nesouhlas to celé zastaví. Všude jinde se neptáme. Zásady používání souborů cookie uvádějí každý tag.

Každá společnost má jinou roli:

- Google Analytics pro nás počítá návštěvy. Google tyto údaje zpracovává naším jménem a pouze podle našich pokynů.

- Google Ads říká Googlu, která reklama vás sem přivedla. Google sám rozhoduje o tom, jak tyto údaje použije, a to podle zásad ochrany osobních údajů společnosti Google.

- Meta a TikTok. My a daná společnost jsme společní správci pro jeden krok: shromažďování údajů na našem webu a jejich odesílání jim. Jakmile údaje dorazí, společnost se sama rozhodne, co s nimi udělá, a to podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů.

U společností Meta a TikTok funguje společné ujednání následovně:

- Obchodní podmínky každé společnosti, které přijímáme před zapnutím jejího tagu, určují, kdo co dělá podle GDPR pro tento jeden krok.

- Informujeme vás o tom zde a v zásadách používání souborů cookie, a tam, kde zákon vyžaduje váš souhlas, o něj požádáme.

- Společnost vyřizuje vaše žádosti o zobrazení, opravu, vymazání nebo přenos údajů, které uchovává po jejich přijetí.

- Svá práva můžete uplatnit u nás nebo u dané společnosti, jak vám to více vyhovuje. Pokud nám napíšete ohledně údajů, které společnost uchovává, předáme vaši žádost jí.

Na straně společnosti Meta stojí Meta Platforms Ireland. Její zásady ochrany osobních údajů najdete na adrese facebook.com/privacy/policy a samotné ujednání na adrese facebook.com/legal/controller_addendum. Zásady ochrany osobních údajů společnosti TikTok najdete na adrese tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta a TikTok mohou tyto údaje přenést mimo EU. Google a Meta jsou zapsány v rámci Rámce pro ochranu osobních údajů mezi EU a USA. TikTok uvádí, že se spoléhá na standardní smluvní doložky Evropské komise.

## Soubory cookie

Většina toho, co do vašeho zařízení ukládáme, je nezbytná pro fungování služby: pro vaše přihlášení, udržení přihlášení, zapamatování vašeho jazyka a odhalování skupin falešných účtů. Jakmile zapneme výše uvedené značky, Google, Meta a TikTok budou také ukládat soubory cookie pro statistiky a reklamu. V EU, EHP, Spojeném království a Švýcarsku se před načtením jakéhokoli z nich zeptáme a odmítnutí je zablokuje. Všude jinde se načítají bez ptaní. Každý soubor cookie je uveden v zásadách používání souborů cookie, kde se také dozvíte, jak své rozhodnutí změnit.

## Jak dlouho uchováváme údaje

- Host v cvičné místnosti, včetně zpráv a souborů, které host přidal: 1 den.

- Titulky cvičné lekce a jejich překlady: 1 den.

- Nedávno zobrazené profily: 30 dní.

- Záznamy ze setkání: 30 dní.

- Zrušený účet před jeho trvalým smazáním: 30 dní.

- Protokoly serveru: 90 dní.

- Přepisy a přeložené titulky ostatních setkání: 6 měsíců.

- Upozornění, oznámení a žádosti o podporu: 12 měsíců.

- Zprávy: 18 měsíců.

- Soubory sdílené během setkání: 24 měsíců.

- Doklady totožnosti: 5 let od ukončení vztahu.

- Záznamy o zásazích týmu, pozastaveních a odvoláních: 7 let.

- Záznamy o platbách, rezervacích a daních: 10 let.

Tato pravidla vymáhá automatický proces každou noc, u položek z cvičné místnosti pak každou hodinu. Zákon nám může ukládat povinnost uchovávat některé údaje déle a otevřený spor je pozdrží až do jeho vyřešení.

## Získání kopie vašich údajů

Požádejte o ni ve svém nastavení a systém vytvoří jeden soubor ve formátu JSON se všemi údaji, které o vás uchováváme. Soubor bude k dispozici po dobu tří dnů a poté bude smazán, protože kompletní kopie osobních údajů by neměla jen tak někde ležet.

## Uzavření vašeho účtu

Svůj účet můžete uzavřít v nastavení. Přístup se ihned zastaví.

Po dobu 30 dnů se nic nemaže, takže nechtěné uzavření lze stále vrátit zpět. Poté vymažeme identitu spojenou s účtem: jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, fotku, datum narození a text profilu. E-mailová adresa se nahradí bezvýznamnou hodnotou, místo aby se úplně odstranila, protože záznamy, které musíme uchovávat ze zákona, jako jsou záznamy o platbách a naše vlastní protokoly o činnosti zaměstnanců, nelze po zapsání upravovat.

Soukromé zprávy, které jste odeslali, se smažou. Zprávy v místnosti lekce nebo ve skupinovém chatu jsou sdíleným záznamem daného setkání, takže zůstanou zachovány bez vašeho jména a smažou se v běžném termínu pro mazání zpráv. Jedinou výjimkou je cvičná místnost: zprávy, které tam host poslal, se smažou spolu s hostem po 1 dni a titulky cvičné lekce a jejich překlady se smažou také po 1 dni.

Pokud je otevřený spor nebo ještě neproběhlo zaplacené setkání, vymazání počká, dokud se peníze nevyrovnají. Stránka vás o tom informuje.

## Vaše práva

Podle GDPR můžete:

- Požádat o přehled údajů, které o vás uchováváme, a získat jejich kopii (články 15 a 20).

- Opravit to, co je špatně (článek 16). Většinu z toho můžete upravit sami.

- Nechat své údaje smazat (článek 17), pokud nám zákon neukládá povinnost si je ponechat.

- Omezit zpracování nebo proti němu vznést námitku na základě našich oprávněných zájmů (články 18 a 21).

- Kdykoli odvolat souhlas se vším, co jste nám odsouhlasili (článek 7). To, co se stalo před vaším odvoláním souhlasu, zůstává legální.

Napište nám na legal@ollinter.com a my vám odpovíme v zákonné lhůtě jednoho měsíce.

## Stížnost u úřadu

Můžete podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů: v místě, kde žijete, kde pracujete, nebo tam, kde si myslíte, že došlo k pochybení. Protože sídlíme v Estonsku, dohlíží na nás tento úřad:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonský inspektorát pro ochranu osobních údajů)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonsko

E-mail: info@aki.ee

Telefon: +372 627 4135

Stížnost můžete podat bez ohledu na to, zda jste nám předtím napsali.

## Když se něco pokazí

Podnikáme opatření, abychom předcházeli porušení zabezpečení osobních údajů, vyhledávali ho a omezovali jeho následky. Pokud k němu dojde, oznámíme to bez zbytečného odkladu a tam, kde to vyžaduje zákon, do 72 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme, příslušnému úřadu. Dotčené lidi informujeme v případech, kdy je pro ně riziko vysoké.

## Když od nás zákon vyžaduje údaje

Osobní údaje předáváme v případech, kdy to vyžaduje zákonná povinnost, rozhodnutí soudu nebo závazný příkaz příslušného orgánu, a to pouze v rozsahu, který je vyžadován.

## Změny těchto pravidel

Tato pravidla aktualizujeme, když se změní zákony, fungování platformy, společnosti, se kterými spolupracujeme, nebo účely zpracování. Aktuální verze je vždy k dispozici zde, a pokud se vás nějaká změna týká, dáme vám vědět.

Co uchováváme

Why we may hold it, in law

Váš účet

Přihlášení

Rezervace a platby

Veřejné profily

Ověření totožnosti profesionála

Zprávy a relace

Nahrávání, přepisy a umělá inteligence

Nedávno zobrazené profily

Statistiky

Bezpečnost platformy

Kdo ve společnosti co vidí

Jak je chráníme

Kde jsou data uložena

Společnosti, které nám pomáhají

Statistiky a reklamní tagy

Soubory cookie

Jak dlouho uchováváme údaje

Získání kopie vašich údajů

Uzavření vašeho účtu

Vaše práva

Stížnost u úřadu

Když se něco pokazí

Když od nás zákon vyžaduje údaje

Změny těchto pravidel

Všechny verze

Co se změnilo mezi verzí 8 a verzí 9