Gizlilik Politikası (Sürüm 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Bu belge, Ollinter platformunu kullandığınızda kişisel verilerinize ne olduğunu açıklar. Hayatta kalma mücadelesi vermeniz için değil, rahatça okumanız için yazılmıştır.

Bundan sorumlu olan şirket:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- To meet a legal obligation, such as tax and accounting records (Article 6(1)(c)).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

Kayıt numarası: 17452901

KDV numarası: EE102970135

E-posta: legal@ollinter.com

Verilerinizle ilgili her türlü soru için, bir kopyasını istemek veya bir şeyi düzeltmemizi ya da silmemizi talep etmek için bu adrese yazın.

Kişisel verileri satmıyoruz. Diğer şirketlerin reklam ve istatistik etiketlerini hazır bulunduruyoruz. Biz bunları etkinleştirene kadar hiçbir reklam veya istatistik etiketi çalışmaz ve bunu yaptığımızda bu politikayı güncelleyeceğiz. Bundan sonra, AB, AEA, Birleşik Krallık ve İsviçre'de bunlar yalnızca çerez başlığına onay verirseniz yüklenir: diğer her yerde ise sorulmadan yüklenir. Çerez politikası bunların her birini tek tek listeler.

## Neleri saklıyoruz

Platformu nasıl kullandığınıza bağlı olarak:

- Adınız, e-posta adresiniz ve bize verdiyseniz bir telefon numarası.

- Yetişkin olduğunuzu kontrol etmek için bir kez sorduğumuz doğum tarihiniz.

- Diliniz ve saat diliminiz.

- Hesabınız ve profiliniz, profesyoneller için ise herkese açık profil: fotoğraf, tanıtım videosu, açıklama, nitelikler, deneyim, fiyatlar, uygunluk durumu.

- Bir profesyonel için kimlik belgeleri, bir selfie, adres kanıtı ve nitelik kanıtı.

- Rezervasyonlar, oturumlar, ödemeler, iadeler ve hak ediş ödemeleri.

- Mesajlar, bir oturumda paylaşılan dosyalar ve tahtaya çizilenler.

- Odadaki herkesin onayladığı durumlarda kayıtlar, dökümler ve çevrilmiş altyazılar.

- Yazdığınız değerlendirmeler ve bunlara verilen yanıtlar.

- Bir profesyonel için, öğrettikleri ve öğrencinin görmediği bir öğrenci hakkında tutabilecekleri özel not ve puanlama.

- Yakın zamanda hangi profillere baktığınız.

- Destek talepleri, şikayetler, itirazlar ve uyuşmazlıklar.

- Platformu güvenli tutmak için gereken teknik veriler: giriş ve oturum kayıtları, talebin geldiği adres, oluşturduğumuz bir cihaz tanımlayıcı ve personelimizin yaptıklarının günlüğü.

Kart numaraları ve banka bilgileri sunucularımıza asla ulaşmaz. Bunları ödeme şirketimiz saklar.

## Neden bu verileri saklayabiliriz (yasal gerekçelerimiz)

- İstediğiniz hizmeti size sunmak ve sizinle yaptığımız sözleşmeyi yerine getirmek için (GDPR Madde 6(1)(b)).

- Vergi ve muhasebe kayıtları gibi yasal bir yükümlülüğü yerine getirmek için (Madde 6(1)(c)).

- Platformu güvenli tutmak ve dolandırıcılığı önlemek konusundaki meşru çıkarlarımız için (GDPR Madde 6(1)(f)).

- Bir oturumu kaydetmek gibi size ayrıca sorulan her şey için rızanızla (GDPR Madde 6(1)(a)).

## Hesabınız

Hesabınızı oluşturmak ve yönetmek, yetişkin olduğunuzu doğrulamak, siteyi kendi dilinizde göstermek ve rezervasyon yapmanızı sağlamak için adınızı, e-posta adresinizi, telefon numaranızı, doğum tarihinizi, dilinizi ve saat diliminizi kullanırız.

Platform yetişkinler içindir. Verdiğiniz doğum tarihi aksini gösteriyorsa hesabınız askıya alınır ve bu tarih, işlemin neden yapıldığının kanıtı olarak saklanır.

## Giriş yapma

Şifreleri saklamıyoruz. E-postanıza gönderilen altı haneli bir kodla, bağlı bir Google hesabıyla veya bir geçiş anahtarıyla giriş yaparsınız. Giriş sağlayıcımız Stytch bu işlemi yönetir ve giriş onaylandığında e-posta adresinizi kaydederiz.

Bundan sonra, son ziyaretinizden itibaren yedi gün süren bir oturumunuz olur.

## Rezervasyon ve ödeme

Bir rezervasyonu gerçekleştirmek için profesyoneli, hizmeti, tarihi, süreyi, ücreti, rezervasyonun durumunu, ödemeyi ve bunlara eşlik eden mesajları sistemimizde tutarız.

Ödemeler ve hak ediş dağıtımları için Stripe kullanıyoruz. Kart numaralarınız bize ulaşmaz. Bir profesyonelin banka bilgileri bize değil, Stripe'a iletilir. Biz sadece tutarları, rezervasyonu, durumu, kimin kime ödeme yaptığını, iadeleri, olası kart itirazlarını ve ödeme kuruluşunun her bir işlem için verdiği referans numarasını saklarız.

Bir kart itirazı durumunda, kart ağına talep ettiği bilgileri göndeririz: hesaptaki isim ve e-posta adresi, rezervasyonun ne olduğu, oturumun ne zaman yapıldığı ve her iki tarafın da odaya katılıp katılmadığı.

## Herkese açık profiller

Bir profesyonelin profili herkese açıktır: fotoğraf, tanıtım videosu, açıklama, nitelikler, deneyim, hizmetler, fiyatlar ve uygunluk durumu. İşin özü de budur. Yayınladıkları her şeyin doğruluğundan kendileri sorumludur.

## Bir uzmanın kimliğini doğrulama

Bir uzmana ödeme yapılabilmesi için kim olduğunu kontrol ederiz. Bir kimlik belgesini, bir selfie'yi, adres kanıtını ve sertifikaları inceleyebiliriz.

Bu dosyalar saklanmadan önce şifrelenir. Dosyaları bir insan inceler. Hiçbir yerde yüz tanıma veya otomatik biyometrik karşılaştırma yapmayız.

Bir kimlik belgesinin makine tarafından okunabilen şeridinden belgenin verildiği ülkeyi, belge türünü, uyruğu ve son kullanma tarihini saklarız. Bu şeritteki ad, belge numarası ve doğum tarihi metin olarak saklanmaz. Bunlardan oluşturulan tek yönlü bir dijital imza saklarız, bu da aynı belgenin iki farklı hesapta kullanıldığını fark etmemizi sağlar ve tekrar belgeye dönüştürülemez.

Kimlik belgeleri, uzmanlık ilişkisi sona erdikten veya bir reddedilme durumundan beş yıl sonra silinir. Açık bir dava veya uyuşmazlık varsa bu süreç dava kapanana kadar ertelenir.

## Mesajlar ve oturumlar

Hizmetin çalışması ve her iki tarafın da başvurabileceği bir kayıt bulunması için burada paylaştığınız mesajları, dosyaları ve tahtaya çizilenleri işleriz.

İki kişi arasında ücretli bir rezervasyon gerçekleşmeden önce sistem, mesajlardaki ve profil metinlerindeki telefon numaraları ve e-posta adresleri gibi iletişim bilgilerini gizler. Bu, dolandırıcılığa ve işi platform dışına taşımaya karşı alınan bir önlemdir.

Görüntü ve ses, açık kaynaklı LiveKit kullanılarak kendi sunucularımızda çalışır. Tarayıcınız bir odaya girmek için kısa süreli bir anahtar alır ve bu anahtar oturum sona erdiğinde veya siz ayrıldığınızda çalışmayı durdurur.

## Kayıt, dökümler ve yapay zeka

Bir oturum otomatik olarak kaydedilmez. Herhangi biri katılmadan önce, her kişi şu dört ayrı soruyu yanıtlar: kayıt, yazılı döküm, yapay zeka yardımı ve çevrilmiş altyazılar.

Bir özellik yalnızca verilen yanıtlar izin veriyorsa açılır. Tek bir ret cevabı o oda için bu özelliği kapalı tutar. İzleyicilerin sahnede olmadığı ve kuralın konuşan kişileri kapsadığı konferanslar bu durumun istisnasıdır.

Oturumun sonuna kadar dilediğiniz an verdiğiniz bir yanıtı geri çekebilirsiniz. Döküm iznini geri çekmek, o oturumun dökümünü hemen siler. Kayıt iznini geri çekmek kaydı o anda durdurur; halihazırda kaydedilmiş olan kısım ise normal plana göre silinir.

Bir oturumda onay verdiğiniz durumlarda, altyazıları çevirmek ve kelime kartlarına yardımcı olmak için o oturumdaki metinler Google'a gönderilebilir.

Bazı özellikler, bu özelliklerin çalışmasını sağlamak için ayrı bir soru sormadan Google'a metin gönderir:

- Okuyan kişi için bunları çevirmek amacıyla mesajlar, oda sohbeti, ödevler ve canlı etkinliklerdeki yanıtlar.

- Diğer dillerde göstermek amacıyla profiller ve değerlendirmeler.

- Anlama dayalı profesyonel bulabilmek amacıyla bir profesyonelin profilinde yazdıkları ve sizin arama kutusuna yazdıklarınız.

- Kendi dilinizdeki anlamını eklemek amacıyla kelime kartı olarak kaydettiğiniz bir kelime.

- Hangi dilde yazıldıklarını belirlemek amacıyla mesajlar, oda sohbeti, ödevler ve canlı etkinliklerdeki yanıtlar.

Metni göndermeden önce e-posta adreslerini, telefon numaralarını, bağlantıları ve mesajlaşma kullanıcı adlarını çıkarmaya çalışır ve bunları çeviriye tekrar ekleriz. İsimleri çıkarmayız. Google, metni Avrupa Birliği sınırları içinde işlediğini belirtmektedir ve hizmet şartlarında iznimiz olmadan modellerini bizim verilerimizle eğitmediğini söylemektedir. Google'ın güvenlik kontrolleri bir talebi olası bir kötüye kullanım olarak işaretlerse, Google bir insanın inceleyebilmesi için bu talebin bir kopyasını Avrupa Birliği sınırları içinde 90 güne kadar saklayabilir. Google bu kopyayı modellerini eğitmek için kullanmaz. Ne kadar çeviri yapabileceğimize dair günlük bir sınır vardır.

## Son incelenen profiller

Onları tekrar kolayca bulabilmeniz için yakın zamanda incelediğiniz profesyonellerin listesini tutuyoruz. Bu listeyi yalnızca siz görebilirsiniz, istediğiniz zaman temizleyebilirsiniz, 30 gün sonra kendiliğinden silinir ve verilerinizi dışa aktarma veya silme taleplerinize dahildir.

## İstatistikler

Platformun nasıl kullanıldığını sayıyoruz: kaç aramanın bir profile, bir mesaja veya bir rezervasyona ulaştığını takip ediyoruz. Bu tablolar bir kullanıcıyı, bir oturumu, bir adresi veya bir cihazı barındıramaz ve birisi bunu yapabilecek bir sütun eklemeye çalışırsa test başarısız olur.

Ziyaretlerin nereden geldiğini de sayıyoruz. Sitemizin dışından bir sayfamızı açtığınızda, bir sayaca bir ekliyoruz. Sayaç saati, açtığınız ilk sayfayı, sizi yönlendiren sitenin türünü, ülkenizi, telefon mu yoksa bilgisayar mı kullandığınızı ve sitenin dilini tutar. İlk sayfa şu altı sayfadan biridir: ana sayfa, arama, bir profesyonelin profili, sunulan bir hizmet, ders verme sayfası veya başka bir sayfa. Site türü ise şu altı türden biridir: bir arama motoru, bir sosyal ağ, bir yapay zeka asistanı, bir e-posta hizmeti, başka bir site veya hiçbiri.

Ülkenizi sitemize hizmet veren ağdan öğreniyoruz. Bu ağ, ülkeyi adresinizden okur ve bize iki harf verir. Sayaç adresinizi tutmaz. Sayaçta isim, hesap ve cihaz numarası bulunmaz. Bu sayımları iki yıl sonra siliyoruz.

Reklamlarımızdan birinden gelirseniz, bağlantı reklamverenin belirlediği kelimeleri taşır: kaynak, mecra, reklamın adı ve arama kelimesi. Bu kelimeleri ziyaretle birlikte saklıyoruz. Bu ziyaretten sonra bir ders rezervasyonu yaparsanız veya bir paket satın alırsanız, hangi reklamların işe yaradığını görebilmek için kelimeleri bu rezervasyonla birlikte saklıyoruz. Bir kelimeyi yalnızca e-posta adreslerini, telefon numaralarını ve uzun kodları reddeden bir kontrolden geçerse saklıyoruz. Rezervasyonlarınızdaki ve paketlerinizdeki kelimeler veri dışa aktarımınızın bir parçasıdır. Hesabınızı sildiğinizde, bu kelimeleri rezervasyonlarınızdan ve paketlerinizden de siliyoruz.

Bir reklamdan sonra ders vermek için başvurursanız, reklam kampanyasının adını hesabınızda saklıyoruz. Bu, veri dışa aktarımınızın bir parçasıdır. Hesabınızı sildiğinizde bunu da siliyoruz.

Bunların hiçbiri cihazınıza bir çerez veya herhangi bir dosya yerleştirmez.

Bir liste ise yazılan kelimeleri tutar: hiçbir sonuç bulamayan aramalar, bu da bize hangi profesyonelleri arayacağımızı söyler. Bu liste aramayı kimin yazdığına dair hiçbir iz barındırmaz ve 180 gün sonra silinir.

## Platformu güvenli tutmak

Sahte hesapları tespit etmek, otomatik saldırıları durdurmak, giriş denemelerini sınırlandırmak, istekleri kontrol altında tutmak ve kötüye kullanımı belirlemek için teknik verileri işliyoruz. Bunun temeli, kötüye kullanımın istilasına uğramamış bir platform işletmeye yönelik meşru menfaatimizdir.

Sunucu günlükleri 90 gün boyunca saklanır.

## Şirket içinde kim neyi görebilir

Personelimiz şu rollerden birine veya daha fazlasına sahiptir: kimlik kontrolleri, finans, moderasyon, destek, çeviri, denetim ve yönetim. Her rol yalnızca kendi işinin gerektirdiği verileri açar ve kimlik belgeleri yalnızca bunları inceleyen roller için açılır.

Yapılan her idari değişiklik ve kimlik belgesi açmak gibi hassas verilere yönelik her bakış, veri tabanının kendisinin değiştirmeyi veya silmeyi reddettiği bir kayda yazılır. Bu kayıt; kimin, ne zaman, ne üzerinde, hangi adresten ve hangi cihazdan işlem yaptığını tutar. Bu kaydı yedi yıl boyunca saklarız.

## Nasıl koruyoruz

- Şifreli bağlantılar kullanıyoruz ve sunucularımız eski şifreleme yöntemlerini reddediyor.

- Kimlik belgelerini ve vergi numaralarını depolamadan önce şifreliyoruz.

- Rol tabanlı erişim uyguluyoruz ve personel araçları için ayrı bir giriş sistemi kullanıyoruz.

- İstek sayılarına ve yükleme boyutlarına sınırlar koyuyoruz.

- Gelen her alanı kullanılmadan önce kontrol ediyoruz.

- Yanıtları ham bir veritabanı satırından değil, önceden belirlenmiş sabit bir alan listesinden oluşturuyoruz.

- Şifreli yedeklemeler yapıyoruz.

- Kullandığımız yazılımlardaki bilinen açıkları otomatik kontrollerle tarıyoruz.

- Sunuculara yönelik yönetici erişimi ile kullanıcı erişimini ayrı tutuyoruz.

## Verilerin saklandığı yer

Veritabanı, uygulama ve görüntülü görüşme sistemi, AB sınırları içinde, Helsinki, Finlandiya'da bulunan Hetzner firmasından kiraladığımız iki sunucu üzerinde çalışır. Hata takip sistemimiz bize aittir ve dışarıya hiçbir şey göndermez.

Yüklenen dosyalar ve kayıtlar, Cloudflare'in AB bölgesindeki depolama alanında tutulur. Kimlik belgeleri buraya zaten şifrelenmiş olarak ulaşır.

Her gece, sunucudan çıkmadan önce şifrelenen bir yedek alırız. Günlük kopyalar 30 gün boyunca, haftalık kopyalar ise 90 gün boyunca saklanır. Ayrıca veritabanındaki her değişikliğin şifrelenmiş bir kopyasını yaklaşık beş hafta boyunca saklarız, böylece sistemi bu süre içindeki herhangi bir dakikaya geri döndürebiliriz. Eski bir kopyayı geri yüklememiz gerekirse, o tarihten sonra bizden verilerini silmemizi istemiş olan herkesi tekrar sileriz. Yüklenen dosyaları ve kayıtları da her gece şifrelenmiş olarak aynı yedekleme deposuna kopyalarız. Sildiğiniz bir dosya, yaklaşık sekiz hafta içinde bu kopyadan da tamamen silinir.

## Bize yardımcı olan şirketler

Her biri yalnızca işinin gerektirdiği kadarını alır:

- Hetzner (Almanya, sunucular Finlandiya'da): sunucular ve yedekleme depolama alanı.

- Cloudflare (Amerika Birleşik Devletleri): dosya depolama, saldırılara karşı koruma ve personel araçlarımızın önündeki geçiş kapısı.

- Stytch (Amerika Birleşik Devletleri): Google ile giriş ve geçiş anahtarları dahil giriş işlemleri.

- Stripe (Amerika Birleşik Devletleri, Avrupa için İrlanda şirketi), kendi cüzdanı Stripe Link dahil: ödemeler ve para çekme işlemleri.

- Brevo (Fransa): e-postalarımızın gönderilmesi.

- Google Cloud (Amerika Birleşik Devletleri), Vertex AI hizmetini Avrupa Birliği'nde çalıştırır: çeviri, anlama göre arama ve kabul ettiğiniz yapay zeka özellikleri.

- Google Firebase (Amerika Birleşik Devletleri): anlık bildirimler.

- Google (Amerika Birleşik Devletleri): giriş yapma ve bir takvim bağlarsanız ne zaman meşgul olduğunuzu okuma. Etkinliklerinizin başlıklarını veya ayrıntılarını asla görmeyiz.

- ntfy.sh: disk alanı ve yedeklemeler gibi kendi sunucularımızla ilgili uyarılar. Kişisel veri içermez.

Yukarıda listelenen şirketlerden birinin AB dışında olduğu durumlarda, veri aktarımı Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme maddelerine, şirketin listelendiği durumlarda AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi'ne veya GDPR'nin 44 ila 49. maddeleri tarafından izin verilen başka bir temele dayanır. Her biriyle 28. madde kapsamında yazılı bir anlaşmamız vardır.

## İstatistik ve reklam etiketleri

Diğer şirketlere ait dört etiket hazır durumdadır. Biz bunları etkinleştirene kadar hiçbiri çalışmaz ve etkinleştirdiğimizde bu politikayı güncelleriz. Bunlar Google'dan Google Analytics ve Google Ads, Meta'dan Meta Pikseli ve TikTok'tan TikTok Pikselidir. Yukarıdaki listede yer alan Google, giriş yapma ve takvimler için oradadır. Bu iki Google etiketi ayrı bir konudur ve bu bölüm onları kapsamaktadır.

Etiketler etkinleştirildiğinde, reklamlarımızı ölçebilmemiz için ziyaret ettiğiniz sayfaları, kaydolup kaydolmadığınızı, ödeme yapıp yapmadığınızı ve ne kadar ödediğinizi gönderirler. Adınızı, e-posta adresinizi veya bizden gelen mesajlarınızı asla göndermezler. AB, AEA, Birleşik Krallık ve İsviçre'de bu durum yalnızca çerez başlığına evet dediyseniz gerçekleşir ve hayır seçeneği tüm bunları durdurur. Diğer her yerde bunu sormayız. Çerez politikası her bir etiketi listeler.

Her şirketin farklı bir rolü vardır:

- Google Analytics bizim için ziyaretleri sayar. Google bu verileri bizim adımıza ve yalnızca bizim talimat verdiğimiz şekilde işler.

- Google Ads Google'a sizi buraya hangi reklamın getirdiğini söyler. Google, bu verileri nasıl kullanacağına Google'ın gizlilik politikası kapsamında kendisi karar verir.

- Meta ve TikTok. Biz ve ilgili şirket tek bir adım için ortak veri sorumlusuyuzdur: sitemizdeki verileri toplamak ve onlara göndermek. Veriler ulaştıktan sonra şirket, kendi gizlilik politikası kapsamında bu verilerle ne yapacağına kendisi karar verir.

Meta ve TikTok için ortaklık anlaşması şu şekilde işler:

- Etiketlerini etkinleştirmeden önce kabul ettiğimiz her şirketin ticari koşulları, bu tek adım için GSYİH kapsamında kimin ne yapacağını belirtir.

- Burada ve çerez politikasında size bundan bahsederiz ve yasaların onayınızı gerektirdiği durumlarda bunu sizden isteriz.

- Şirket, verileri aldıktan sonra sakladığı verileri görme, düzeltme, silme veya taşıma taleplerinizi yönetir.

- Haklarınızı tercihinize göre bizimle veya şirketle kullanabilirsiniz. Şirketin elinde tuttuğu veriler hakkında bize yazarsanız, talebinizi onlara iletiriz.

Meta tarafı Meta Platforms Ireland'dır. Gizlilik politikasına facebook.com/privacy/policy adresinden, anlaşmanın kendisine ise facebook.com/legal/controller_addendum adresinden ulaşabilirsiniz. TikTok'un gizlilik politikası tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy adresindedir.

Google, Meta ve TikTok bu verileri AB dışına taşıyabilir. Google ve Meta, AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında listelenmiştir. TikTok, Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme maddelerine dayandığını belirtmektedir.

## Çerezler

Cihazınızda sakladığımız verilerin çoğu hizmet için gereklidir: oturum açmanızı sağlamak, oturumunuzu açık tutmak, dilinizi hatırlamak ve toplu sahte hesapları tespit etmek. Yukarıdaki etiketleri etkinleştirdiğimizde Google, Meta ve TikTok da istatistik ve reklam amaçlı çerezler yerleştirir. AB, AEA, Birleşik Krallık ve İsviçre'de bunlardan herhangi biri yüklenmeden önce izin isteriz ve hayır yanıtı verilirse yüklenmelerini engelleriz; diğer her yerde sorulmadan yüklenirler. Tüm çerezler, yanıtınızı nasıl değiştireceğinizi de açıklayan çerez politikası sayfasında listelenmiştir.

## Verileri ne kadar süreyle saklıyoruz

- Bir pratik odasındaki misafir, misafirin eklediği mesajlar ve dosyalarla birlikte: 1 gün.

- Bir pratik dersinin altyazıları ve bunların çevirileri: 1 gün.

- Son görüntülenen profiller: 30 gün.

- Oturumların kayıtları: 30 gün.

- Kapatılan bir hesap silinmeden önce: 30 gün.

- Sunucu günlükleri: 90 gün.

- Diğer oturumların dökümleri ve çevrilmiş altyazıları: 6 ay.

- Bildirimler, duyurular ve destek talepleri: 12 ay.

- Mesajlar: 18 ay.

- Bir oturumda paylaşılan dosyalar: 24 ay.

- Kimlik belgeleri: İlişki sona erdikten sonra 5 yıl.

- Personel işlem kayıtları, uzaklaştırmalar ve itirazlar: 7 yıl.

- Ödeme, rezervasyon ve vergi kayıtları: 10 yıl.

Her gece çalışan bir sistem görevi bunları uygular, her saat başı çalışan bir görev ise pratik odası ögelerini temizler. Yasalar bir veriyi daha uzun süre saklamamızı gerektirebilir ve çözülmemiş bir anlaşmazlık durumunda ilgili veriler sorun çözülene kadar tutulur.

## Verilerinizin bir kopyasını alma

Ayarlarınızdan bunu talep ettiğinizde sistem, hakkınızda tuttuğumuz verileri içeren JSON formatında tek bir dosya oluşturur. Bu dosya üç gün boyunca indirilebilir durumda kalır ve ardından silinir, çünkü bir kişinin verilerinin tam bir kopyasının sistemde öylece durmaması gerekir.

## Hesabınızı kapatma

Hesabınızı ayarlarınızdan kapatabilirsiniz. Erişimi hemen durdururuz.

30 gün boyunca hiçbir şey silinmez, bu sayede yanlışlıkla yapılan bir kapatma işlemi geri alınabilir. Bu süreden sonra hesabın arkasındaki kimliği sileriz: isim, e-posta adresi, telefon numarası, fotoğraf, doğum tarihi ve profil yazısı. E-posta adresi silinmek yerine anlamsız bir değerle değiştirilir, çünkü ödeme kayıtları ve personel işlemlerine ait kendi günlüklerimiz gibi yasaların tutmamızı zorunlu kıldığı kayıtlar bir kez yazıldıktan sonra düzenlenemez.

Gönderdiğiniz özel mesajlar silinir. Bir ders odasındaki veya grup sohbetindeki mesajlar o oturumun ortak kaydıdır, bu nedenle adınız görünmeden kalırlar ve mesajlar için geçerli olan normal takvime göre silinirler. Tek istisna pratik odasıdır: bir misafirin orada gönderdiği mesajlar misafirle birlikte 1 gün sonra silinir, pratik dersinin altyazıları ve bunların çevirileri de yine 1 gün sonra silinir.

Açık bir anlaşmazlık varsa veya ödemesi yapılmış bir oturum henüz gerçekleşmediyse, silme işlemi para hesabı çözülene kadar bekler. Sayfa size bunu bildirir.

## Haklarınız

GDPR kapsamında şunları yapabilirsiniz:

- Sizin hakkınızda hangi bilgileri tuttuğumuzu sorabilir ve bir kopyasını alabilirsiniz (Madde 15 ve 20).

- Yanlış olan bilgileri düzeltebilirsiniz (Madde 16). Bu bilgilerin çoğunu kendiniz de düzenleyebilirsiniz.

- Yasalar saklamamızı zorunlu kılmadığı sürece verilerinizin silinmesini isteyebilirsiniz (Madde 17).

- Meşru menfaatlerimize dayalı işlemeye kısıtlama getirebilir veya buna itiraz edebilirsiniz (Madde 18 ve 21).

- Onay verdiğiniz her şey için bu onayı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz (Madde 7). Onayınızı geri çekmeden önce yapılan işlemler yasal kalmaya devam eder.

Yasaların tanıdığı bir aylık süre içinde yanıtlamamız için legal@ollinter.com adresine yazabilirsiniz.

## Yetkili makama şikayette bulunma

Bir kişisel verileri koruma kurumuna şikayette bulunabilirsiniz: yaşadığınız yerdeki, çalıştığınız yerdeki veya bir şeylerin ters gittiğini düşündüğünüz yerdeki kuruma başvurabilirsiniz. Estonya'da kurulu olduğumuz için bizi denetleyen yetkili makam şudur:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonya Veri Koruma Müfettişliği)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonya

E-posta: info@aki.ee

Telefon: +372 627 4135

Öncesinde bize yazmış olsanız da olmasanız da şikayette bulunabilirsiniz.

## Bir şeyler ters giderse

Kişisel verilerin ihlal edilmesini önlemek, tespit etmek ve sınırlandırmak için önlemler alıyoruz. Bir ihlal gerçekleşirse, yasaların gerektirdiği durumlarda durumu öğrendikten sonra gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde yetkili makama bildiririz. Etkilenen kişiler için risk yüksekse onlara da haber veririz.

## Yasalar bizden veri talep ettiğinde

Yasal bir yükümlülük, bir mahkeme kararı veya yetkili bir makamın bağlayıcı bir emri gerektirdiğinde ve yalnızca bu gerekliliğin sınırları dahilinde kişisel verileri teslim ederiz.

## Bu politikadaki değişiklikler

Yasalar, platform, birlikte çalıştığımız şirketler veya amaçlar değiştiğinde bu politikayı güncelleriz. Güncel sürüm her zaman buradadır ve bir değişiklik sizi ilgilendirdiğinde size haber veririz.

Neleri saklıyoruz

Neden bu verileri saklayabiliriz (yasal gerekçelerimiz)

Hesabınız

Giriş yapma

Rezervasyon ve ödeme

Herkese açık profiller

Bir uzmanın kimliğini doğrulama

Mesajlar ve oturumlar

Kayıt, dökümler ve yapay zeka

Son incelenen profiller

İstatistikler

Platformu güvenli tutmak

Şirket içinde kim neyi görebilir

Nasıl koruyoruz

Verilerin saklandığı yer

Bize yardımcı olan şirketler

İstatistik ve reklam etiketleri

Çerezler

Verileri ne kadar süreyle saklıyoruz

Verilerinizin bir kopyasını alma

Hesabınızı kapatma

Haklarınız

Yetkili makama şikayette bulunma

Bir şeyler ters giderse

Yasalar bizden veri talep ettiğinde

Bu politikadaki değişiklikler

Tüm sürümler

8 sürümü ile 9 sürümü arasındaki farklar