Zásady ochrany osobných údajov (verzia 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Tento dokument vysvetľuje, čo sa deje s vašimi osobnými údajmi, keď používate Ollinter. Je napísaný tak, aby sa dal ľahko čítať, nie aby ste ho museli pretrpieť.

Spoločnosť zodpovedná za tieto údaje je:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

Registračné číslo: 17452901

IČ DPH: EE102970135

E-mail: legal@ollinter.com

Na túto adresu nám môžete napísať s akoukoľvek otázkou ohľadom vašich údajov, ak chcete požiadať o ich kópiu, alebo ak nás chcete požiadať o ich opravu či vymazanie.

Osobné údaje nepredávame. Máme pripravené reklamné a štatistické značky od iných spoločností. Žiadna reklamná ani štatistická značka sa nespustí, kým ju nezapneme, a keď tak urobíme, tieto zásady aktualizujeme. Potom sa v EÚ, EHP, Spojenom kráľovstve a Švajčiarsku načítajú iba vtedy, ak vyjadríte súhlas v cookies lište. Všade inde sa načítajú bez opýtania. Naše zásady používania súborov cookie menujú každú jednu z nich.

## Čo uchovávame

V závislosti od toho, ako platformu používate:

- Vaše meno, e-mailovú adresu a telefónne číslo, ak nám ho poskytnete.

- Váš dátum narodenia, ktorý požadujeme raz, aby sme si overili, že ste dospelá osoba.

- Váš jazyk a časové pásmo.

- Váš účet a profil, a v prípade profesionála verejný profil: fotku, predstavovacie video, popis, kvalifikáciu, skúsenosti, ceny, dostupnosť.

- V prípade profesionála doklady totožnosti, selfie, potvrdenie o adrese a doklad o kvalifikácii.

- Rezervácie, stretnutia, platby, vrátenie peňazí a vyplácanie odmien.

- Správy, súbory zdieľané počas stretnutia a to, čo je nakreslené na tabuli.

- Nahrávky, prepisy a preložené titulky, ak s nimi súhlasili všetci účastníci v miestnosti.

- Recenzie, ktoré napíšete, a odpovede na ne.

- V prípade profesionála súkromnú poznámku a hodnotenie, ktoré si môže viesť o študentovi, ktorého učí, a ktoré tento študent nevidí.

- Profily, ktoré ste si nedávno prezerali.

- Žiadosti o podporu, sťažnosti, odvolania a spory.

- Technické údaje potrebné na zaistenie bezpečnosti platformy: záznamy o prihlásení a reláciách, adresu, z ktorej prišla požiadavka, nami vygenerovaný identifikátor zariadenia a záznam o činnosti našich zamestnancov.

Čísla kariet a bankové údaje sa nikdy nedostanú na naše servery. Uchováva ich naša platobná spoločnosť.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

## Váš účet

Vaše meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo, dátum narodenia, jazyk a časové pásmo používame na vytvorenie a správu vášho účtu, na overenie, či ste dospelý, na zobrazenie stránky vo vašom jazyku a na to, aby sme vám umožnili rezervovať si služby.

Platforma je určená pre dospelých. Ak zadaný dátum narodenia hovorí o opaku, váš účet zablokujeme a tento dátum si ponecháme ako záznam o dôvode.

## Prihlásenie

Neukladáme žiadne heslá. Prihlasujete sa pomocou šesťmiestneho kódu, ktorý vám pošleme na e-mail, pomocou prepojeného účtu Google alebo pomocou prístupového kľúča. Celý proces rieši náš poskytovateľ prihlásenia Stytch a vašu e-mailovú adresu si uložíme až po tom, čo potvrdí vaše prihlásenie.

Potom sa spustí relácia, ktorá trvá sedem dní od vašej poslednej návštevy.

## Rezervácia a platba

Na uskutočnenie rezervácie uchovávame informácie o profesionálovi, službe, dátume, dĺžke, cene, stave rezervácie, platbe a správach, ktoré k nej patria.

Na platby a vyplácanie používame službu Stripe. Čísla kariet sa k nám nedostanú. Bankové údaje profesionála sa poskytujú službe Stripe, nie nám. Uchovávame sumy, rezerváciu, stav, kto komu zaplatil, vrátenie peňazí a akékoľvek spory o platby kartou spolu s vlastnou referenciou platobnej spoločnosti pre každý pohyb.

V prípade sporu o platbu kartou posielame kartovej sieti to, čo požaduje: meno a e-mailovú adresu v účte, o akú rezerváciu išlo, kedy sa stretnutie konalo a či sa obidve strany pripojili do miestnosti.

## Verejné profily

Profil profesionála je verejný: fotka, úvodné video, popis, kvalifikácia, skúsenosti, služby, ceny a dostupnosť. To je jeho hlavným zmyslom. Za správnosť toho, čo uverejnia, zodpovedajú sami.

## Overenie totožnosti odborníka

Predtým, ako môžeme odborníkovi vyplatiť peniaze, overíme jeho totožnosť. Môžeme spracovať doklad totožnosti, selfie, potvrdenie o adrese a certifikáty.

Tieto súbory pred uložením zašifrujeme. Kontroluje ich človek. Nikde nepoužívame rozpoznávanie tváre ani automatické biometrické porovnávanie.

Zo strojovo čitateľnej zóny dokladu totožnosti si ukladáme krajinu vydania, typ dokladu, štátnu príslušnosť a dátum platnosti. Meno, číslo dokladu a dátum narodenia z tejto zóny neukladáme ako text. Ukladáme si však ich jednosmerný digitálny odtlačok, ktorý nám umožňuje rozpoznať rovnaký doklad na dvoch rôznych účtoch a nedá sa spätne premeniť na pôvodné údaje.

Doklady totožnosti vymažeme päť rokov po skončení spolupráce s odborníkom alebo po zamietnutí registrácie. Otvorený spor toto vymazanie odloží, kým sa prípad neuzavrie.

## Správy a stretnutia

Spracovávame správy a súbory, ktoré si tu vymieňate, a tiež to, čo nakreslíte na tabuli, aby služba fungovala a aby existoval záznam, na ktorý sa môže odvolávať ktorákoľvek strana.

Predtým, ako medzi dvoma ľuďmi vznikne platená rezervácia, systém v správach a textoch profilov skrýva kontaktné údaje, ako sú telefónne čísla a e-mailové adresy. Je to opatrenie proti podvodom a proti presúvaniu práce mimo platformy.

Video a zvuk bežia na našich vlastných serveroch s využitím open-source technológie LiveKit. Váš prehliadač získa kľúč s krátkou platnosťou na vstup do miestnosti, ktorý prestane fungovať, keď sa stretnutie skončí alebo keď z neho odídete.

## Nahrávanie, prepisy a AI

Relácia sa nenahráva automaticky. Predtým, ako sa ktokoľvek pripojí, každá osoba odpovie na štyri samostatné otázky: nahrávanie, písomný prepis, pomoc AI a preložené titulky.

Funkcia sa zapne len vtedy, ak to odpovede umožňujú. Jedno odmietnutie ju ponechá vypnutú pre danú miestnosť, s výnimkou prednášky, kde publikum nie je na pódiu a pravidlo sa vzťahuje na hovoriace osoby.

Svoju odpoveď môžete odvolať kedykoľvek až do konca relácie. Odvolanie prepisu okamžite vymaže prepis danej relácie. Odvolanie nahrávania ho v tom momente zastaví; to, čo už bolo nahrané, sa vymaže podľa bežného plánu.

Ak ste s tým v relácii súhlasili, text z tejto relácie môže byť odoslaný spoločnosti Google na preklad titulkov a na pomoc s kartičkami na učenie.

Niektoré funkcie posielajú text spoločnosti Google bez samostatnej otázky, aby tieto funkcie mohli fungovať:

- Správy, chat v miestnosti, domáce úlohy a odpovede v živých aktivitách, aby sa preložili pre osobu, ktorá ich číta.

- Profily a recenzie, aby sa zobrazovali v iných jazykoch.

- To, čo odborník napíše do svojho profilu, a to, čo zadáte do vyhľadávacieho pola, na vyhľadávanie odborníkov podľa významu.

- Slovo, ktoré si uložíte ako kartičku na učenie, aby sa pridal jeho význam vo vašom jazyku.

- Správy, chat v miestnosti, domáce úlohy a odpovede v živých aktivitách, aby sa určilo, v akom jazyku sú napísané.

Pred odoslaním textu sa snažíme odstrániť e-mailové adresy, telefónne čísla, odkazy a kontakty na četovacie aplikácie a po preklade ich vrátime späť. Neodstraňujeme mená. Spoločnosť Google uvádza, že text spracováva v Európskej únii, a jej podmienky hovoria, že na našich údajoch netrénuje svoje modely bez nášho súhlasu. Ak bezpečnostné kontroly spoločnosti Google označia požiadavku ako možné zneužitie, Google si môže ponechať kópiu tejto požiadavky až na 90 dní v Európskej únii, aby ju mohol skontrolovať človek. Google túto kópiu nepoužíva na trénovanie svojich modelov. Na množstvo preloženého textu platí denný limit.

## Nedávno zobrazené profily

Uchovávame zoznam odborníkov, ktorých profily ste si nedávno pozreli, aby ste ich mohli znova ľahko nájsť. Tento zoznam vidíte iba vy, môžete ho kedykoľvek vymazať, jeho platnosť vyprší po 30 dňoch a je súčasťou vášho exportu údajov aj žiadosti o ich vymazanie.

## Štatistiky

Počítame, ako sa platforma používa: koľko vyhľadávaní vedie k profilu, správe alebo rezervácii. Tieto tabuľky nemôžu obsahovať používateľa, reláciu, adresu ani zariadenie a test zlyhá, ak sa niekto pokúsi pridať stĺpec, ktorý by to umožňoval.

Taktiež počítame, odkiaľ prichádzajú návštevy. Keď otvoríte jednu z našich stránok mimo nášho webu, pripočítame k počítadlu jednotku. Počítadlo uchováva hodinu, prvú stránku, ktorú ste otvorili, typ webu, ktorý vás poslal, vašu krajinu, či používate telefón alebo počítač, a jazyk webu. Prvá stránka je jedna zo šiestich: domovská stránka, vyhľadávanie, profil odborníka, ponuka služieb, stránka pre výučbu alebo iná stránka. Typ webu je jeden zo šiestich: vyhľadávač, sociálna sieť, asistent umelej inteligencie, e-mailová služba, iný web alebo žiadny.

Vašu krajinu zisťujeme zo siete, ktorá obsluhuje náš web. Tá prečíta krajinu z vašej adresy a poskytne nám dva znaky. Počítadlo vašu adresu neuchováva. Počítadlo neobsahuje žiadne meno, účet ani číslo zariadenia. Tieto počty po dvoch rokoch vymazávame.

Ak prichádzate z niektorej z našich reklám, odkaz obsahuje slová, ktoré vybral inzerent: zdroj, médium, názov reklamy a hľadané slovo. Tieto slová uchovávame spolu s návštevou. Ak si po tejto návšteve rezervujete lekciu alebo kúpite balík, uchováme tieto slová pri danej rezervácii, aby sme videli, ktoré reklamy sú úspešné. Slovo uchováme iba vtedy, ak prejde kontrolou, ktorá odmieta e-mailové adresy, telefónne čísla a dlhé kódy. Slová pri vašich rezerváciách a balíkoch sú súčasťou vášho exportu údajov. Keď vymažete svoj účet, vymažeme tieto slová z vašich rezervácií a balíkov.

Ak sa po kliknutí na reklamu prihlásite na vyučovanie, uchovávame názov reklamnej kampane vo vašom účte. Je súčasťou vášho exportu údajov. Vymažeme ho, keď vymažete svoj účet.

Nič z tohto neukladá do vášho zariadenia súbory cookie ani žiadne iné súbory.

Jeden zoznam uchováva napísané slová: vyhľadávania, ktoré nič nenašli, čo nám hovorí, akých odborníkov máme hľadať. Neobsahuje žiadnu stopu po tom, kto ich napísal, a po 180 dňoch sa vymazáva.

## Bezpečnosť platformy

Spracúvame technické údaje, aby sme odhalili falošné účty, zastavili automatizované útoky, obmedzili pokusy o prihlásenie, udržali požiadavky pod kontrolou a odhalili zneužívanie. Základom je náš oprávnený záujem na prevádzkovaní platformy, ktorú tieto javy nezahltia.

Záznamy servera uchovávame 90 dní.

## Kto vo firme môže čo vidieť

Naši zamestnanci majú jednu alebo viacero rolí: overovanie totožnosti, financie, moderovanie, podpora, preklad, audit a administrácia. Každá rola sprístupňuje iba to, čo je potrebné pre danú prácu, a doklady totožnosti sa otvárajú iba pre role, ktoré ich kontrolujú.

Každá administratívna zmena a každé pozretie citlivých údajov, ako napríklad otvorenie dokladu totožnosti, sa zapisuje do záznamu, ktorý samotná databáza odmieta zmeniť alebo vymazať. Obsahuje informácie o tom, kto konal, kedy, v akej veci, z akej adresy a z akého zariadenia. Uchovávame ho sedem rokov.

## Ako ho chránime

- Šifrované spojenia a servery odmietajú zastarané šifrovanie.

- Doklady totožnosti a daňové identifikačné čísla sa pred uložením zašifrujú.

- Prístup na základe rolí so samostatným prihlásením do nástrojov pre personál.

- Limity na požiadavky a veľkosť nahrávaných súborov.

- Každé prichádzajúce pole sa pred použitím skontroluje.

- Odpovede sa zostavujú z pevného zoznamu polí, nikdy nie z nespracovaného riadku databázy.

- Šifrované zálohy.

- Automatické kontroly známych chýb v softvéri, ktorý používame.

- Samostatný administratívny a používateľský prístup k serverom.

## Kde sa údaje nachádzajú

Databáza, aplikácia a video bežia na dvoch serveroch, ktoré si prenajímame od spoločnosti Hetzner v Helsinkách vo Fínsku, v rámci EÚ. Nástroj na sledovanie chýb je náš vlastný a neodosiela nič mimo našej siete.

Nahrané súbory a nahrávky sa ukladajú v úložisku Cloudflare v regióne EÚ. Doklady totožnosti tam prichádzajú už zašifrované.

Zálohu robíme každú noc a šifrujeme ju ešte pred opustením servera. Denné kópie uchovávame 30 dní a týždenné kópie 90 dní. Uchovávame aj zašifrovanú kópiu každej zmeny v databáze po dobu približne piatich týždňov, aby sme ju mohli vrátiť späť do ktorejkoľvek minúty v tomto čase. Ak niekedy obnovíme staršiu kópiu, znova vymažeme každého, kto nás odvtedy požiadal o vymazanie svojich údajov. Nahrané súbory a nahrávky tiež každú noc kopírujeme, zašifrované, do rovnakého zálohovacieho úložiska. Súbor, ktorý vymažete, zmizne z tejto kópie približne do ôsmich týždňov.

## Spoločnosti, ktoré nám pomáhajú

Každá z nich dostáva iba to, čo potrebuje na svoju prácu:

- Hetzner (Nemecko, servery vo Fínsku): servery a zálohovacie úložisko.

- Cloudflare (Spojené štáty): úložisko súborov, ochrana pred útokmi a brána pred našimi internými nástrojmi.

- Stytch (Spojené štáty): prihlasovanie, vrátane prihlásenia cez Google a prístupových kľúčov.

- Stripe (Spojené štáty, írska spoločnosť pre Európu), vrátane vlastnej peňaženky Stripe Link: platby a vyplácanie peňazí.

- Brevo (Francúzsko): odosielanie našich e-mailov.

- Google Cloud (Spojené štáty), ktorý prevádzkuje Vertex AI v Európskej únii: preklady, vyhľadávanie podľa významu a funkcie umelej inteligencie, s ktorými ste súhlasili.

- Google Firebase (Spojené štáty): push notifikácie.

- Google (Spojené štáty): prihlasovanie a čítanie informácií o tom, kedy ste zaneprázdnení, ak si pripojíte kalendár. Nikdy nevidíme názvy ani podrobnosti vašich udalostí.

- ntfy.sh: upozornenia o našich vlastných serveroch, napríklad o mieste na disku a zálohách. Žiadne osobné údaje.

Ak je niektorá z vyššie uvedených spoločností mimo EÚ, prenos sa opiera o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie, o Rámec ochrany osobných údajov medzi EÚ a USA, ak je v ňom spoločnosť zapísaná, alebo o iný základ povolený v článkoch od 44 do 49 nariadenia GDPR. S každou z nich máme písomnú zmluvu podľa článku 28.

## Štatistiky a reklamné značky

Štyri značky od iných spoločností sú pripravené. Žiadna z nich nebeží, kým ju nezapneme, a keď tak urobíme, tieto pravidlá aktualizujeme. Sú to Google Analytics a Google Ads od spoločnosti Google, Meta Pixel od spoločnosti Meta a TikTok Pixel od spoločnosti TikTok. Google v zozname vyššie slúži na prihlasovanie a kalendáre. Tieto dve značky Google sú samostatná záležitosť a táto časť sa venuje im.

Keď sú značky zapnuté, odosielajú informácie o stránkach, ktoré tu navštívite, o tom, či ste sa zaregistrovali, a či a koľko ste zaplatili, aby sme mohli merať naše reklamy. Nikdy neodosielajú vaše meno, váš e-mail ani vaše správy od nás. V EÚ, EHP, Spojenom kráľovstve a Švajčiarsku sa tak deje len vtedy, ak ste vyjadrili súhlas v cookies lište, pričom nesúhlas to celé zastaví. Všade inde sa nepýtame. Zásady používania súborov cookie uvádzajú každú značku.

Každá spoločnosť má inú úlohu:

- Google Analytics pre nás počíta návštevy. Google spracúva tieto údaje v našom mene a len podľa našich pokynov.

- Google Ads hovorí spoločnosti Google, ktorá reklama vás sem priviedla. Google sám rozhoduje o tom, ako tieto údaje použije, a to v súlade s pravidlami ochrany súkromia spoločnosti Google.

- Meta a TikTok. My a daná spoločnosť sme spoločnými prevádzkovateľmi pre jeden krok: zhromažďovanie údajov na našom webe a ich odosielanie danej spoločnosti. Keď údaje dorazia, spoločnosť sa už sama rozhoduje, čo s nimi urobí, a to podľa vlastných pravidiel ochrany súkromia.

Pre spoločnosti Meta a TikTok funguje táto spoločná dohoda nasledovne:

- Obchodné podmienky každej spoločnosti, ktoré prijímame pred zapnutím jej značky, určujú, kto čo robí podľa GDPR pre tento jeden krok.

- Informujeme vás o tom tu a v zásadách používania súborov cookie, a tam, kde zákon vyžaduje váš súhlas, oň požiadame.

- Spoločnosť vybavuje vaše žiadosti o zobrazenie, opravu, vymazanie alebo prenos údajov, ktoré uchováva po ich prijatí.

- Svoje práva môžete uplatniť u nás alebo u danej spoločnosti, podľa toho, čomu dávate prednosť. Ak nám napíšete o údajoch, ktoré uchováva daná spoločnosť, postúpime vašu žiadosť priamo jej.

Na strane spoločnosti Meta je to Meta Platforms Ireland. Jej pravidlá ochrany súkromia nájdete na adrese facebook.com/privacy/policy a samotnú dohodu na adrese facebook.com/legal/controller_addendum. Pravidlá ochrany súkromia spoločnosti TikTok sú na adrese tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta a TikTok môžu tieto údaje preniesť mimo EÚ. Google a Meta sú zapísané v rámci Rámca pre ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA. TikTok uvádza, že sa spolieha na štandardné zmluvné doložky Európskej komisie.

## Súbory cookie

Väčšina toho, čo ukladáme do vášho zariadenia, je potrebná pre fungovanie služby: na vaše prihlásenie, na to, aby ste zostali prihlásení, na zapamätanie vášho jazyka a na odhaľovanie skupín falošných účtov. Keď zapneme vyššie uvedené značky, Google, Meta a TikTok budú tiež ukladať súbory cookie na štatistické a reklamné účely. V EÚ, EHP, Spojenom kráľovstve a Švajčiarsku sa pred načítaním ktoréhokoľvek z nich opýtame a nesúhlas ich zablokuje. Všade inde sa načítajú bez opýtania. Každý súbor cookie je uvedený v zásadách používania súborov cookie, kde sa tiež píše, ako môžete svoje rozhodnutie zmeniť.

## Ako dlho uchovávame údaje

- Hosť v cvičnej miestnosti, spolu so správami a súbormi, ktoré hosť pridal: 1 deň.

- Titulky cvičnej lekcie a ich preklady: 1 deň.

- Nedávno zobrazené profily: 30 dní.

- Záznamy zo stretnutí: 30 dní.

- Zrušený účet pred jeho úplným vymazaním: 30 dní.

- Serverové logy: 90 dní.

- Prepisy a preložené titulky z ostatných stretnutí: 6 mesiacov.

- Upozornenia, oznámenia a žiadosti o podporu: 12 mesiacov.

- Správy: 18 mesiacov.

- Súbory zdieľané počas stretnutia: 24 mesiacov.

- Doklady totožnosti: 5 rokov po skončení zmluvného vzťahu.

- Záznamy o zásahoch tímu, pozastaveniach a odvolaniach: 7 rokov.

- Záznamy o platbách, rezerváciách a daniach: 10 rokov.

Tieto pravidlá uplatňuje automatická úloha spúšťaná každú noc. Položky z cvičnej miestnosti premazáva úloha spúšťaná každú hodinu. Zákon od nás môže vyžadovať, aby sme niektoré údaje uchovali dlhšie, a otvorený spor ich zablokuje až do jeho vyriešenia.

## Získanie kópie vašich údajov

Požiadajte o ňu vo svojom nastavení a systém vytvorí jeden súbor vo formáte JSON s údajmi, ktoré o vás uchovávame. Súbor zostane k dispozícii tri dni a potom sa vymaže, pretože úplná kópia osobných údajov by nemala len tak niekde ležať.

## Zatvorenie vášho účtu

Svoj účet môžete zatvoriť v nastaveniach. Prístup sa okamžite zastaví.

Počas 30 dní sa nič nevymaže, takže neúmyselné zatvorenie sa dá stále vrátiť späť. Po uplynutí tejto doby vymažeme identitu prepojenú s účtom: meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo, fotografiu, dátum narodenia a text profilu. E-mailová adresa sa nahradí bezvýznamnou hodnotou a neodstráni sa úplne, pretože záznamy, ktoré musíme uchovávať zo zákona, ako sú platobné záznamy a náš vlastný denník akcií zamestnancov, nie je možné po zapísaní upravovať.

Súkromné správy, ktoré ste odoslali, sa vymažú. Správy v miestnosti lekcie alebo v skupinovom chate sú spoločným záznamom o danom stretnutí, takže zostanú bez vášho mena a vymažú sa podľa bežného harmonogramu pre správy. Jedinou výnimkou je cvičná miestnosť: správy, ktoré tam hosť odoslal, sa vymažú spolu s hosťom po 1 dni a titulky cvičnej lekcie a ich preklady sa tiež vymažú po 1 dni.

Ak je otvorený spor alebo sa ešte neuskutočnilo zaplatené stretnutie, vymazanie počká, kým sa peniaze nevyrovnajú. Stránka vás o tom informuje.

## Vaše práva

Podľa nariadenia GDPR môžete:

- Požiadať o informácie o tom, čo o vás uchovávame, a získať kópiu (články 15 a 20).

- Opraviť to, čo je nesprávne (článok 16). Väčšinu z toho môžete upraviť sami.

- Nechať svoje údaje vymazať (článok 17), pokiaľ nám zákon neukladá povinnosť si ich ponechať.

- Obmedziť spracovanie alebo namietať proti spracovaniu na základe našich oprávnených záujmov (články 18 a 21).

- Kedykoľvek odvolať súhlas so všetkým, čo ste nám poskytli na základe súhlasu (článok 7). To, čo sa stalo pred odvolaním súhlasu, zostáva zákonné.

Napíšte nám na adresu legal@ollinter.com a my vám odpovieme v lehote jedného mesiaca, ktorú povoľuje zákon.

## Sťažnosť dozornému orgánu

Môžete podať sťažnosť úradu na ochranu osobných údajov: úradu v mieste vášho bydliska, v mieste vašej práce alebo tam, kde podľa vás došlo k pochybeniu. Keďže sídlime v Estónsku, dozorným orgánom, ktorý na nás dohliada, je:

Andmekaitse Inspektsioon (Estónsky inšpektorát na ochranu údajov)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estónsko

E-mail: info@aki.ee

Telefón: +372 627 4135

Sťažnosť môžete podať bez ohľadu na to, či ste nám predtým napísali.

## Ak sa niečo pokazí

Prijímame opatrenia na prevenciu, odhalenie a obmedzenie porušenia ochrany osobných údajov. Ak k nemu dôjde, bez zbytočného odkladu a do 72 hodín od chvíle, kedy sa o tom dozvieme, to oznámime úradu, ak to vyžaduje zákon. Dotknutých ľudí informujeme v prípade, že je riziko pre nich vysoké.

## Keď od nás zákon žiada údaje

Osobné údaje odovzdávame vtedy, keď to vyžaduje zákonná povinnosť, rozhodnutie súdu alebo záväzný príkaz príslušného orgánu, a to len v takom rozsahu, v akom je to potrebné.

## Zmeny týchto pravidiel

Tieto pravidlá aktualizujeme, keď sa zmení zákon, fungovanie platformy, spoločnosti, s ktorými spolupracujeme, alebo účely spracovania. Aktuálna verzia je vždy k dispozícii tu, a keď sa vás nejaká zmena týka, dáme vám o nej vedieť.

Čo uchovávame

Why we may hold it, in law

Váš účet

Prihlásenie

Rezervácia a platba

Verejné profily

Overenie totožnosti odborníka

Správy a stretnutia

Nahrávanie, prepisy a AI

Nedávno zobrazené profily

Štatistiky

Bezpečnosť platformy

Kto vo firme môže čo vidieť

Ako ho chránime

Kde sa údaje nachádzajú

Spoločnosti, ktoré nám pomáhajú

Štatistiky a reklamné značky

Súbory cookie

Ako dlho uchovávame údaje

Získanie kópie vašich údajov

Zatvorenie vášho účtu

Vaše práva

Sťažnosť dozornému orgánu

Ak sa niečo pokazí

Keď od nás zákon žiada údaje

Zmeny týchto pravidiel

Všetky verzie

Čo sa zmenilo medzi verziou 8 a verziou 9