Polityka prywatności (wersja 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

Ten dokument wyjaśnia, co dzieje się z Twoimi danymi osobowymi, gdy korzystasz z Ollinter. Został napisany tak, aby dało się go przeczytać, a nie tylko przez niego przebrnąć.

Firmą odpowiedzialną za te dane jest:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

Numer rejestracyjny: 17452901

Numer identyfikacyjny VAT: EE102970135

E-mail: legal@ollinter.com

Pisz na ten adres z każdym pytaniem o swoje dane, aby poprosić o ich kopię lub aby poprosić nas o poprawienie lub usunięcie czegoś.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Mamy przygotowane tagi reklamowe i statystyczne od innych firm. Żaden tag reklamowy ani statystyczny nie działa, dopóki go nie włączymy, a gdy to zrobimy, zaktualizujemy tę politykę. Po tym kroku, w UE, EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii będą się one ładować tylko wtedy, gdy zgodzisz się na baner cookie, a we wszystkich innych miejscach będą się ładować bez pytania. Nasza polityka plików cookie wymienia każdy z nich.

## Co przechowujemy

W zależności od tego, jak korzystasz z platformy:

- Twoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu, jeśli go nam podasz.

- Twoją datę urodzenia, o którą prosimy raz, aby upewnić się, że jesteś osobą pełnoletnią.

- Twój język i strefę czasową.

- Twoje konto i profil, a w przypadku profesjonalisty profil publiczny: zdjęcie, film przedstawiający, opis, kwalifikacje, doświadczenie, ceny, dostępność.

- W przypadku profesjonalisty dokumenty tożsamości, zdjęcie typu selfie, potwierdzenie adresu oraz potwierdzenie kwalifikacji.

- Rezerwacje, sesje, płatności, zwroty i wypłaty.

- Wiadomości, pliki udostępnione podczas sesji oraz to, co zostało narysowane na tablicy.

- Nagrania, transkrypcje i przetłumaczone napisy, jeśli wszyscy uczestnicy spotkania wyrazili na nie zgodę.

- Napisane przez Ciebie opinie i odpowiedzi na nie.

- W przypadku profesjonalisty prywatną notatkę i ocenę, jaką może prowadzić na temat ucznia, którego uczy, a której uczeń nie widzi.

- Profile, które ostatnio przeglądałeś.

- Zgłoszenia do pomocy technicznej, skargi, odwołania i spory.

- Dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa platformy: rejestry logowań i sesji, adres, z którego pochodzi żądanie, wygenerowany przez nas identyfikator urządzenia oraz dziennik działań naszych pracowników.

Numery kart i dane bankowe nigdy nie trafiają na nasze serwery. Przechowuje je nasz operator płatności.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

## Twoje konto

Używamy Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, daty urodzenia, języka oraz strefy czasowej, aby utworzyć i prowadzić Twoje konto, sprawdzać, czy jesteś osobą pełnoletnią, wyświetlać stronę w Twoim języku oraz umożliwiać Ci dokonywanie rezerwacji.

Platforma jest przeznaczona dla osób pełnoletnich. Jeśli podana przez Ciebie data urodzenia wskazuje inaczej, konto zostaje zawieszone, a data jest przechowywana jako dowód wyjaśniający przyczynę tej decyzji.

## Logowanie

Nie przechowujemy haseł. Logujesz się za pomocą sześciocyfrowego kodu wysłanego na Twój adres e-mail, połączonego konta Google lub klucza dostępu (passkey). Nasz dostawca usług logowania, firma Stytch, zajmuje się tym procesem, a my zapisujemy Twój adres e-mail, gdy tylko potwierdzi on logowanie.

Po zalogowaniu Twoja sesja trwa siedem dni od Twojej ostatniej wizyty.

## Rezerwacja i płatność

Aby obsłużyć rezerwację, przechowujemy informacje o specjaliście, usłudze, dacie, długości spotkania, cenie, statusie rezerwacji, płatności oraz powiązanych z nią wiadomościach.

Do płatności i wypłat używamy platformy Stripe. Numery kart do nas nie trafiają. Dane bankowe specjalisty są przekazywane do Stripe, a nie do nas. Przechowujemy kwoty, rezerwację, status, informacje o tym, kto komu zapłacił, zwroty i wszelkie spory dotyczące kart, wraz z identyfikatorem referencyjnym firmy płatniczej dla każdego ruchu.

W przypadku sporu dotyczącego karty wysyłamy do sieci obsługującej kartę to, o co prosi: imię, nazwisko i adres e-mail na koncie, informacje o tym, czego dotyczyła rezerwacja, kiedy odbyła się sesja oraz czy obie strony dołączyły do pokoju.

## Profile publiczne

Profil profesjonalisty jest publiczny: zdjęcie, film wprowadzający, opis, kwalifikacje, doświadczenie, usługi, ceny i dostępność. Na tym to polega. To, co publikują, zależy od nich i to oni dbają o poprawność tych informacji.

## Sprawdzanie tożsamości profesjonalisty

Zanim profesjonalista otrzyma wypłatę, sprawdzamy, kim jest. Możemy przetworzyć dokument tożsamości, zdjęcie typu selfie, potwierdzenie adresu oraz certyfikaty.

Pliki te są szyfrowane przed zapisaniem. Weryfikuje je człowiek. Nigdzie nie stosujemy rozpoznawania twarzy ani automatycznego porównywania biometrycznego.

Z paska odczytu maszynowego dokumentu tożsamości zachowujemy kraj wydania, typ dokumentu, obywatelstwo oraz datę ważności. Imię i nazwisko, numer dokumentu oraz data urodzenia z tego paska nie są zapisywane w formie tekstowej. Przechowujemy natomiast utworzony z nich jednokierunkowy skrót kryptograficzny, który pozwala nam wykryć ten sam dokument na dwóch różnych kontach i którego nie da się przekształcić z powrotem w dane dokumentu.

Dokumenty tożsamości są usuwane po upływie pięciu lat od zakończenia współpracy z profesjonalistą lub od odrzucenia zgłoszenia. Otwarta sprawa opóźnia ten proces do momentu jej zamknięcia.

## Wiadomości i sesje

Przetwarzamy wiadomości i pliki, które tu wymieniacie, a także to, co rysujecie na tablicy, aby usługa mogła działać i aby obie strony miały zapis, na który mogą się powołać.

Zanim między dwiema osobami powstanie opłacona rezerwacja, system ukrywa dane kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy e-mail w wiadomościach oraz w tekście profilu. Jest to środek zapobiegający oszustwom i przenoszeniu pracy poza platformę.

Obraz i dźwięk działają na naszych własnych serwerach przy użyciu otwartoźródłowego oprogramowania LiveKit. Twoja przeglądarka otrzymuje ważny przez krótki czas klucz do wejścia do pokoju, który przestaje działać, gdy sesja się kończy lub gdy z niego wychodzisz.

## Nagrywanie, transkrypcje i sztuczna inteligencja

Sesja nie jest nagrywana automatycznie. Zanim ktokolwiek dołączy, każda osoba odpowiada na cztery osobne pytania: o nagrywanie, pisemną transkrypcję, pomoc sztucznej inteligencji oraz tłumaczone napisy.

Funkcja jest włączana tylko wtedy, gdy pozwalają na to odpowiedzi. Jedna odmowa sprawia, że pozostaje ona wyłączona w danym pokoju, z wyjątkiem wykładu, gdzie publiczność nie znajduje się na scenie, a zasada dotyczy osób przemawiających.

Możesz wycofać swoją odpowiedź w dowolnym momencie do końca sesji. Wycofanie zgody na transkrypcję natychmiast usuwa transkrypcję z tej sesji. Wycofanie zgody na nagrywanie zatrzymuje je w tym momencie, a to, co zostało już nagrane, zostanie usunięte zgodnie ze zwykłym harmonogramem.

Jeśli wyrazisz na to zgodę podczas sesji, tekst z tej sesji może zostać przesłany do firmy Google w celu tłumaczenia napisów oraz pomocy przy fiszkach.

Niektóre funkcje przesyłają tekst do firmy Google bez osobnego pytania, aby te funkcje mogły działać:

- Wiadomości, czat w pokoju, zadania domowe i odpowiedzi w aktywnościach na żywo, aby przetłumaczyć je dla osoby czytającej.

- Profile i opinie, aby wyświetlać je w innych językach.

- To, co profesjonalista pisze w swoim profilu, oraz to, co wpisujesz w polu wyszukiwania, aby znajdować profesjonalistów według znaczenia.

- Słowo zapisane przez Ciebie jako fiszka, aby dodać jego znaczenie w Twoim języku.

- Wiadomości, czat w pokoju, zadania domowe i odpowiedzi w aktywnościach na żywo, aby ustalić, w jakim języku zostały napisane.

Zanim wyślemy tekst, staramy się usunąć adresy e-mail, numery telefonów, linki i nazwy użytkowników komunikatorów, a następnie wstawiamy je z powrotem w tłumaczeniu. Nie usuwamy imion ani nazwisk. Google deklaruje, że przetwarza tekst na terenie Unii Europejskiej, a jego warunki korzystania z usług mówią, że nie trenuje swoich modeli na naszych danych bez naszej zgody. Jeśli kontrole bezpieczeństwa Google oznaczą żądanie jako potencjalne nadużycie, Google może zachować kopię tego żądania na okres do 90 dni na terenie Unii Europejskiej, aby pracownik mógł je sprawdzić. Google nie używa tej kopii do trenowania swoich modeli. Istnieje dzienny limit ilości tekstu, jaką możemy przetłumaczyć.

## Ostatnio przeglądane profile

Przechowujemy listę specjalistów, których profile ostatnio przeglądałeś, abyś mógł łatwo do nich wrócić. Tylko Ty ją widzisz, możesz ją wyczyścić, wygasa po 30 dniach i jest ona częścią Twojego eksportu danych oraz wniosku o ich usunięcie.

## Statystyki

Liczymy, jak platforma jest używana: ile wyszukiwań prowadzi do profilu, wiadomości lub rezerwacji. Te tabele nie mogą zawierać danych użytkownika, sesji, adresu ani urządzenia, a test kończy się niepowodzeniem, jeśli ktoś spróbuje dodać kolumnę, która mogłaby to umożliwić.

Liczymy również, skąd pochodzą odwiedziny. Kiedy otwierasz jedną z naszych stron spoza naszej witryny, dodajemy jeden do licznika. Licznik zapisuje godzinę, pierwszą otwartą stronę, rodzaj witryny, która Cię skierowała, Twój kraj, to, czy korzystasz z telefonu czy komputera, oraz język witryny. Pierwsza strona to jedna z sześciu: główna, wyszukiwanie, profil profesjonalisty, oferta, strona nauczania lub inna strona. Rodzaj witryny to jeden z sześciu: wyszukiwarka, sieć społecznościowa, asystent AI, usługa e-mail, inna witryna lub brak.

Twój kraj określamy na podstawie sieci, która obsługuje naszą witrynę. Odczytuje ona kraj z Twojego adresu i przekazuje nam dwa litery. Licznik nie przechowuje Twojego adresu. Licznik nie zawiera nazwiska, konta ani numeru urządzenia. Usuwamy te statystyki po dwóch latach.

Jeśli trafiasz do nas z jednej z naszych reklam, link zawiera słowa wybrane przez reklamodawcę: źródło, medium, nazwę reklamy i wyszukiwane słowo. Przechowujemy te słowa wraz z odwiedzinami. Jeśli po tych odwiedzinach zarezerwujesz lekcję lub kupisz pakiet, zachowujemy te słowa przy tej rezerwacji, abyśmy mogli sprawdzić, które reklamy są skuteczne. Przechowujemy słowo tylko wtedy, gdy przejdzie ono weryfikację odrzucającą adresy e-mail, numery telefonów i długie kody. Słowa powiązane z Twoimi rezerwacjami i pakietami są częścią Twojego eksportu danych. Kiedy usuwasz swoje konto, usuwamy te słowa z Twoich rezerwacji i pakietów.

Jeśli zgłosisz się do prowadzenia zajęć po kliknięciu w reklamę, zachowujemy nazwę kampanii reklamowej na Twoim koncie. Jest ona częścią Twojego eksportu danych. Usuwamy ją, gdy usuwasz swoje konto.

Żadne z tych działań nie umieszcza pliku cookie ani żadnego innego pliku na Twoim urządzeniu.

Jedna lista przechowuje wpisane słowa: wyszukiwania, które nie przyniosły rezultatów, co mówi nam, jakich profesjonalistów powinniśmy szukać. Nie zawiera ona żadnego śladu tego, kto je wpisał, i jest usuwana po 180 dniach.

## Dbamy o bezpieczeństwo platformy

Przetwarzamy dane techniczne, aby wykrywać fałszywe konta, powstrzymywać automatyczne ataki, ograniczać próby logowania, kontrolować liczbę zapytań i wykrywać nadużycia. Podstawą tych działań jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu platformy wolnej od takich zagrożeń.

Logi serwera są przechowywane przez 90 dni.

## Kto w firmie może co zobaczyć

Nasi pracownicy pełnią jedną lub więcej ról: weryfikacja tożsamości, finanse, moderacja, wsparcie, tłumaczenie, audyt oraz administracja. Każda rola daje dostęp tylko do tego, co jest niezbędne do danej pracy, a dokumenty tożsamości są dostępne wyłącznie dla ról, które je weryfikują.

Każda zmiana administracyjna i każdy wgląd w dane wrażliwe, takie jak otwarcie dokumentu tożsamości, są zapisywane w rejestrze, którego sama baza danych nie pozwala zmienić ani usunąć. Rejestr ten zawiera informacje o tym, kto podjął działanie, kiedy, na czym, z jakiego adresu i z jakiego urządzenia. Przechowujemy go przez siedem lat.

## Jak chronimy dane

- Szyfrowane połączenia, a serwery odrzucają przestarzałe metody szyfrowania.

- Dokumenty tożsamości i numery podatkowe są szyfrowane przed zapisaniem.

- Dostęp na podstawie ról, z osobnym logowaniem do narzędzi dla personelu.

- Limity zapytań oraz rozmiaru przesyłanych plików.

- Każde pole wejściowe jest sprawdzane przed użyciem.

- Odpowiedzi są tworzone na podstawie stałej listy pól, nigdy z surowego wiersza bazy danych.

- Szyfrowane kopie zapasowe.

- Automatyczne sprawdzanie znanych luk w używanym przez nas oprogramowaniu.

- Oddzielny dostęp administracyjny i użytkownika do serwerów.

## Gdzie znajdują się dane

Baza danych, aplikacja oraz wideo działają na dwóch serwerach, które wynajmujemy od Hetzner w Helsinkach w Finlandii, na terenie UE. Nasz system śledzenia błędów jest naszym własnym rozwiązaniem i nie wysyła niczego na zewnątrz.

Przesłane pliki i nagrania znajdują się w magazynie Cloudflare, w regionie UE. Dokumenty tożsamości trafiają tam już zaszyfrowane.

Każdej nocy tworzymy kopię zapasową, która jest szyfrowana zanim opuści serwer. Codzienne kopie przechowujemy przez 30 dni, a tygodniowe przez 90. Przechowujemy również zaszyfrowaną kopię każdej zmiany w bazie danych przez około pięć tygodni, dzięki czemu możemy przywrócić ją do dowolnej minuty z tego okresu. Jeśli kiedykolwiek przywrócimy starszą kopię, ponownie usuniemy dane każdego, kto prosił nas o to w międzyczasie. Każdej nocy kopiujemy również przesłane pliki i nagrania, w formie zaszyfrowanej, do tego samego magazynu kopii zapasowych. Usunięty przez Ciebie plik znika z tej kopii w ciągu około ośmiu tygodni.

## Firmy, które nam pomagają

Każda z nich otrzymuje tylko te dane, które są niezbędne do wykonania jej pracy:

- Hetzner (Niemcy, serwery w Finlandii): serwery i przechowywanie kopii zapasowych.

- Cloudflare (Stany Zjednoczone): przechowywanie plików, ochrona przed atakami oraz brama zabezpieczająca narzędzia dla naszego zespołu.

- Stytch (Stany Zjednoczone): logowanie, w tym logowanie przez Google i klucze dostępu.

- Stripe (Stany Zjednoczone, spółka irlandzka na Europę), w tym własny portfel Stripe Link: płatności i wypłaty.

- Brevo (Francja): wysyłanie naszych wiadomości e-mail.

- Google Cloud (Stany Zjednoczone), które obsługuje Vertex AI na terenie Unii Europejskiej: tłumaczenia, wyszukiwanie semantyczne oraz funkcje sztucznej inteligencji, na które wyrażasz zgodę.

- Google Firebase (Stany Zjednoczone): powiadomienia push.

- Google (Stany Zjednoczone): logowanie oraz odczytywanie Twojej zajętości, jeśli połączysz swój kalendarz. Nigdy nie widzimy tytułów ani szczegółów Twoich wydarzeń.

- ntfy.sh: powiadomienia o stanie naszych własnych serwerów, takie jak wolne miejsce na dysku i kopie zapasowe. Brak danych osobowych.

Jeśli jedna z wyżej wymienionych firm znajduje się poza Unią Europejską, przekazywanie danych opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej, na Ramach Ochrony Danych UE-USA, jeśli firma jest w nich zarejestrowana, lub na innej podstawie dozwolonej przez artykuły od 44 do 49 RODO. Z każdą z tych firm mamy podpisaną pisemną umowę na mocy artykułu 28.

## Statystyki i tagi reklamowe

Cztery tagi od innych firm są gotowe do użycia. Żaden z nich nie działa, dopóki go nie włączymy, a kiedy to zrobimy, zaktualizujemy te zasady. Są to Google Analytics i Google Ads od firmy Google, Meta Pixel od firmy Meta oraz TikTok Pixel od firmy TikTok. Nazwa Google na powyższej liście pojawia się w kontekście logowania i kalendarzy. Te dwa tagi Google to osobna kwestia i ta sekcja dotyczy właśnie ich.

Gdy tagi są włączone, przesyłają informacje o odwiedzanych przez Ciebie stronach, o tym, czy się zarejestrowałeś, oraz czy i ile zapłaciłeś, abyśmy mogli mierzyć skuteczność naszych reklam. Nigdy nie wysyłają one Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail ani Twoich wiadomości od nas. W UE, EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii dzieje się tak tylko wtedy, gdy wyrazisz zgodę na banerze dotyczącym plików cookie, a odmowa blokuje to wszystko. W innych miejscach nie pytamy o zgodę. Polityka plików cookie zawiera listę wszystkich tagów.

Każda firma ma inną rolę:

- Google Analytics liczy dla nas odwiedziny. Google przetwarza te dane w naszym imieniu i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

- Google Ads informuje Google, która reklama Cię tu sprowadziła. Google samodzielnie decyduje o tym, jak wykorzystuje te dane, zgodnie z polityką prywatności Google.

- Meta i TikTok. My i dana firma jesteśmy współadministratorami na jednym etapie: zbierania danych na naszej stronie i wysyłania ich do nich. Gdy dane dotrą na miejsce, firma samodzielnie decyduje, co z nimi zrobi, zgodnie z własną polityką prywatności.

W przypadku firm Meta i TikTok wspólne uzgodnienia wyglądają następująco:

- Warunki handlowe każdej firmy, które akceptujemy przed włączeniem jej tagu, określają, kto co robi zgodnie z RODO na tym jednym etapie.

- Informujemy Cię o tym tutaj oraz w polityce plików cookie, a tam, gdzie prawo wymaga Twojej zgody, prosimy o nią.

- Firma obsługuje Twoje prośby o wgląd, poprawienie, usunięcie lub przeniesienie danych, które przechowuje po ich otrzymaniu.

- Możesz korzystać ze swoich praw wobec nas lub wobec danej firmy, zależnie od tego, co wolisz. Jeśli napiszesz do nas w sprawie danych, które posiada firma, przekażemy Twoją prośbę do niej.

Stroną ze strony Meta jest Meta Platforms Ireland. Jej polityka prywatności znajduje się pod adresem facebook.com/privacy/policy, a samo uzgodnienie pod adresem facebook.com/legal/controller_addendum. Polityka prywatności TikToka znajduje się pod adresem tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta i TikTok mogą przekazywać te dane poza UE. Google i Meta są zarejestrowane w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA. TikTok deklaruje, że opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej.

## Pliki cookie

Większość tego, co przechowujemy na Twoim urządzeniu, jest niezbędna do działania serwisu: logowanie, utrzymywanie sesji, pamiętanie Twojego języka oraz wykrywanie serii fałszywych kont. Gdy włączymy powyższe tagi, firmy Google, Meta i TikTok również zapiszą pliki cookie do celów statystycznych i reklamowych. W UE, EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii pytamy o zgodę przed ich załadowaniem, a odmowa blokuje ich działanie. W pozostałych miejscach ładują się one bez pytania. Każdy plik cookie jest wymieniony w polityce plików cookie, która wyjaśnia również, jak zmienić swoją decyzję.

## Jak długo przechowujemy dane

- Gość w pokoju próbnym, wraz z wiadomościami i plikami dodanymi przez gościa: 1 dzień.

- Napisy do lekcji próbnej i ich tłumaczenia: 1 dzień.

- Ostatnio przeglądane profile: 30 dni.

- Nagrania sesji: 30 dni.

- Zamknięte konto przed jego usunięciem: 30 dni.

- Logi serwera: 90 dni.

- Transkrypcje i przetłumaczone napisy z innych sesji: 6 miesięcy.

- Powiadomienia, ogłoszenia i zgłoszenia do pomocy technicznej: 12 miesięcy.

- Wiadomości: 18 miesięcy.

- Pliki udostępnione podczas sesji: 24 miesiące.

- Dokumenty tożsamości: 5 lat po zakończeniu współpracy.

- Rejestr działań personelu, zawieszenia i odwołania: 7 lat.

- Dokumentacja płatnicza, rezerwacyjna i podatkowa: 10 lat.

Nocny proces automatyczny egzekwuje te terminy, a proces uruchamiany co godzinę dba o elementy pokoju próbnego. Przepisy prawa mogą wymagać od nas dłuższego przechowywania niektórych danych, a otwarty spór wstrzymuje ich usunięcie do czasu jego rozstrzygnięcia.

## Pobieranie kopii swoich danych

Poproś o nią w swoich ustawieniach, a system wygeneruje jeden plik w formacie JSON z danymi, które o Tobie przechowujemy. Będzie on dostępny przez trzy dni, a potem zostanie usunięty, ponieważ pełna kopia danych osobowych nie powinna leżeć bez potrzeby.

## Zamknięcie konta

Możesz zamknąć swoje konto w ustawieniach. Dostęp zostanie natychmiast zablokowany.

Przez 30 dni nic nie jest usuwane, więc przypadkowe zamknięcie konta można jeszcze cofnąć. Po tym czasie usuwamy tożsamość powiązaną z kontem: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, zdjęcie, datę urodzenia oraz tekst profilu. Adres e-mail jest zastępowany bezużyteczną wartością, a nie całkowicie usuwany, ponieważ dokumenty, które musimy przechowywać zgodnie z prawem, takie jak rejestry płatności i nasz własny dziennik działań personelu, nie mogą być edytowane po ich zapisaniu.

Prywatne wiadomości, które zostały przez Ciebie wysłane, zostaną usunięte. Wiadomości w pokoju lekcyjnym lub na czacie grupowym stanowią wspólny zapis tej sesji, dlatego pozostają tam bez przypisanego Twojego imienia i nazwiska i są usuwane zgodnie ze zwykłym harmonogramem usuwania wiadomości. Jedynym wyjątkiem jest pokój próbny: wiadomości wysłane tam przez gościa są usuwane wraz z gościem po 1 dniu, a napisy do lekcji próbnej i ich tłumaczenia są usuwane również po 1 dniu.

Jeśli spór jest w toku lub opłacona sesja jeszcze się nie odbyła, usunięcie danych nastąpi dopiero po rozliczeniu pieniędzy. Strona poinformuje Cię o tym.

## Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

- Zapytania o to, jakie dane o Tobie przechowujemy, oraz otrzymania ich kopii (artykuły 15 i 20).

- Poprawienia błędnych informacji (artykuł 16). Większość z nich możesz edytować samodzielnie.

- Usunięcia swoich danych (artykuł 17), chyba że prawo nakazuje nam ich zachowanie.

- Ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach (artykuły 18 i 21).

- Wycofania zgody w dowolnym momencie w odniesieniu do wszystkiego, na co zgoda została wyrażona (artykuł 7). Działania podjęte przed wycofaniem zgody pozostają zgodne z prawem.

Napisz na adres legal@ollinter.com, a odpowiemy w ciągu miesiąca, który przewiduje prawo.

## Skarga do organu nadzorczego

Możesz złożyć skargę do organu ochrony danych: tam, gdzie mieszkasz, tam, gdzie pracujesz, lub tam, gdzie Twoim zdaniem doszło do naruszenia. Ponieważ nasza siedziba znajduje się w Estonii, organem, który nas nadzoruje, jest:

Andmekaitse Inspektsioon (Estoński Inspektorat Ochrony Danych)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

E-mail: info@aki.ee

Telefon: +372 627 4135

Możesz złożyć skargę niezależnie od tego, czy najpierw napiszesz do nas.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

Podejmujemy działania, aby zapobiegać naruszeniom danych osobowych, wykrywać je i ograniczać ich skutki. Jeśli dojdzie do naruszenia, zgłaszamy je odpowiedniemu organowi bez zbędnej zwłoki, w ciągu 72 godzin od wykrycia, o ile wymaga tego prawo. Informujemy również osoby, których to dotyczy, jeśli ryzyko dla nich jest wysokie.

## Gdy prawo wymaga od nas przekazania danych

Przekazujemy dane osobowe, gdy wymaga tego obowiązek prawny, orzeczenie sądu lub wiążący nakaz właściwego organu, i tylko w takim zakresie, w jakim jest to wymagane.

## Zmiany w tych zasadach

Aktualizujemy te zasady, gdy zmienia się prawo, platforma, firmy, z którymi współpracujemy, lub cele przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w tym miejscu, a o każdej ważnej dla Ciebie zmianie poinformujemy Cię bezpośrednio.

Co przechowujemy

Why we may hold it, in law

Twoje konto

Logowanie

Rezerwacja i płatność

Profile publiczne

Sprawdzanie tożsamości profesjonalisty

Wiadomości i sesje

Nagrywanie, transkrypcje i sztuczna inteligencja

Ostatnio przeglądane profile

Statystyki

Dbamy o bezpieczeństwo platformy

Kto w firmie może co zobaczyć

Jak chronimy dane

Gdzie znajdują się dane

Firmy, które nam pomagają

Statystyki i tagi reklamowe

Pliki cookie

Jak długo przechowujemy dane

Pobieranie kopii swoich danych

Zamknięcie konta

Twoje prawa

Skarga do organu nadzorczego

If something goes wrong

Gdy prawo wymaga od nas przekazania danych

Zmiany w tych zasadach

Wszystkie wersje

Co zmieniło się między wersją 8 a wersją 9