Privaatsuspoliitika (versioon 9)

This says what happens to your personal data when you use Ollinter. It is written to be read, not to be survived.

The company responsible for it is:

See dokument selgitab, mis juhtub sinu isikuandmetega, kui kasutad Ollinterit. See on kirjutatud nii, et seda oleks lihtne lugeda, mitte lihtsalt läbida.

Selle eest vastutav ettevõte on:

CS Konstruktions-Planung OÜ

Viru väljak 2, Kesklinna linnaosa, 10111 Tallinn, Estonia

Registration number: 17452901

VAT number: EE102970135

Email: legal@ollinter.com

Write to that address with any question about your data, to ask for a copy, or to ask us to correct or delete something.

We do not sell personal data. We have advertising and statistics tags from other companies ready. No advertising or statistics tag runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. After that, in the EU, the EEA, the UK and Switzerland they load only if you say yes to the cookie banner; everywhere else they load without asking. The cookie policy names every one of them.

## What we hold

Depending on how you use the platform:

- Your name, email address, and a telephone number if you give us one.

- Your date of birth, which we ask once to check you are an adult.

- Your language and time zone.

- Your account and profile, and for a professional the public profile: photo, introduction video, description, qualifications, experience, prices, availability.

- For a professional, identity documents, a selfie, proof of address and proof of qualifications.

- Bookings, sessions, payments, refunds and payouts.

- Messages, files shared in a session, and what is drawn on the board.

- Recordings, transcripts and translated captions, where everyone in the room agreed to them.

- Reviews you write and replies to them.

- For a professional, the private note and rating they may keep about a learner they teach, which the learner does not see.

- Which profiles you looked at recently.

- Support requests, complaints, appeals and disputes.

- Technical data needed to keep the platform safe: sign-in and session records, the address a request came from, a device identifier we generate, and a log of what our staff did.

Card numbers and bank details never reach our servers. Our payment company holds them.

Registrikood: 17452901

Käibemaksukohustuslase number: EE102970135

E-post: legal@ollinter.com

Kirjuta sellele aadressile, kui sul on oma andmete kohta küsimusi, kui soovid neist koopiat või soovid, et me midagi parandaksime või kustutaksime.

Me ei müü isikuandmeid. Meil on valmis pandud teiste ettevõtete reklaami ja statistika märgendid. Ükski reklaami ega statistika märgend ei tööta enne, kui me selle sisse lülitame, ja me uuendame seda poliitikat, kui seda teeme. Pärast seda laaditakse need Euroopa Liidus, Euroopa Majanduspiirkonnas, Ühendkuningriigis ja Šveitsis ainult siis, kui nõustud küpsiste ribaga. Mujal laaditakse need ilma küsimata. Meie küpsiste poliitika nimetab neist igaühe.

## Milliseid andmeid me säilitame

Sõltuvalt sellest, kuidas sa platvormi kasutad:

- Sinu nimi, e-posti aadress ja telefoninumber, kui oled selle meile andnud.

- Sinu sünnikuupäev, mida küsime ühe korra, et kontrollida, kas oled täisealine.

- Sinu keel ja ajavöönd.

- Sinu konto ja profiil ning spetsialisti puhul avalik profiil: foto, tutvustusvideo, kirjeldus, kvalifikatsioon, kogemus, hinnad, saadavus.

- Spetsialisti puhul isikut tõendavad dokumendid, selfie, aadressitõend ja kvalifikatsiooni tõendavad dokumendid.

- Broneeringud, sessioonid, maksed, tagasimaksed ja väljamaksed.

- Sõnumid, sessiooni ajal jagatud failid ja tahvlile joonistatu.

- Salvestised, transkriptsioonid ja tõlgitud subtiitrid, kui kõik ruumis viibijad andsid selleks nõusoleku.

- Sinu kirjutatud arvustused ja neile antud vastused.

- Spetsialisti puhul privaatne märge ja hinnang, mida nad võivad pidada õppija kohta, keda nad õpetavad, ja mida õppija ise ei näe.

- Milliseid profiile sa hiljuti vaatasid.

- Kasutajatoe päringud, kaebused, edasikaebamised ja vaidlused.

- Tehnilised andmed, mis on vajalikud platvormi turvalisuse tagamiseks: sisselogimiste ja sessioonide ajalugu, päringu päritolu aadress, meie loodud seadme identifikaator ja logi meie töötajate tegevusest.

Kaardinumbrid ja pangarekvisiidid ei jõua kunagi meie serveritesse. Neid säilitab meie makseteenuse pakkuja.

## Why we may hold it, in law

- To give you the service you asked for and to perform our agreement with you (Article 6(1)(b) of the GDPR).

- For our legitimate interests in keeping the platform safe and free of fraud (Article 6(1)(f)).

- With your consent, for anything you are asked about separately, such as recording a session (Article 6(1)(a)).

## Your account

We use your name, email address, telephone number, date of birth, language and time zone to create and run your account, to check you are an adult, to show the site in your language, and to let you book.

The platform is for adults. If the date of birth you give says otherwise, the account is held and the date is kept as the record of why.

## Signing in

We do not store passwords. You sign in with a six-digit code sent to your email, with a connected Google account, or with a passkey. Our sign-in provider, Stytch, handles it, and we store your email address once they confirm the sign-in.

After that you have a session that lasts seven days from your last visit.

## Booking and payment

To run a booking we hold the professional, the service, the date, the length, the price, the state of the booking, the payment, and the messages that go with it.

We use Stripe for payments and payouts. Card numbers do not reach us. A professional's bank details are given to Stripe, not to us. We keep the amounts, the booking, the status, who paid whom, refunds and any card dispute, along with the payment company's own reference for each movement.

For a card dispute we send the card network what it asks for: the name and email address on the account, what the booking was, when the session was, and whether each side joined the room.

## Public profiles

A professional's profile is public: photo, introduction video, description, qualifications, experience, services, prices and availability. That is the point of it. What they publish is theirs to get right.

## Checking who a professional is

Before a professional can be paid, we check who they are. We may process an identity document, a selfie, proof of address and certificates.

Those files are encrypted before they are stored. A person reviews them. We run no face recognition and no automated biometric comparison anywhere.

From the machine-readable strip of an identity document we keep the issuing country, the document type, the nationality and the expiry date. The name, the document number and the date of birth from that strip are not stored as text. We do keep a one-way fingerprint made from them, which lets us notice the same document on two accounts and cannot be turned back into the document.

Identity documents are deleted five years after the professional relationship ends or after a rejection. An open case delays that until it is closed.

## Messages and sessions

We process the messages and files you exchange here, and what is drawn on the board, so that the service works and so there is a record either side can point to.

Before a paid booking exists between two people, the system hides contact details such as phone numbers and email addresses in messages and profile text. It is a measure against fraud and against taking the work off the platform.

The video and audio run on our own servers, using the open-source LiveKit. Your browser gets a short-lived key to enter a room, and it stops working when the session ends or you leave.

## Recording, transcripts and AI

A session is not recorded automatically. Before anyone joins, each person answers four separate questions: recording, a written transcript, AI help, and translated captions.

A feature is only switched on if the answers allow it. One refusal keeps it off for that room, except in a lecture, where the audience is not on stage and the rule covers the people speaking.

You can withdraw an answer at any point up to the end of the session. Withdrawing the transcript deletes that session's transcript at once. Withdrawing the recording stops it there; what was already recorded is deleted on the ordinary schedule.

Where you have agreed in a session, text from that session may be sent to Google to translate captions and to help with flashcards.

Some features send text to Google without a separate question, to make these features work:

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to translate them for the person reading.

- Profiles and reviews, to show them in other languages.

- What a professional writes in their profile, and what you type in the search box, to find professionals by meaning.

- A word you save as a flashcard, to add its meaning in your language.

- Messages, room chat, homework and answers in live activities, to work out which language they are written in.

Before we send text, we try to take out email addresses, phone numbers, links and messenger handles, and we put them back in the translation. We do not take out names. Google says it processes the text in the European Union, and its terms say it does not train its models on our data without our permission. If Google's safety checks flag a request as possible abuse, Google may keep a copy of that request for up to 90 days, in the European Union, so a person can check it. Google does not use that copy to train its models. There is a daily limit on how much we translate.

## Recently viewed profiles

We keep the list of professionals you looked at recently, so you can find them again. Only you see it, you can clear it, it expires after 30 days, and it is part of your export and your erasure.

## Statistics

We count how the platform is used: how many searches lead to a profile, a message, a booking. Those tables cannot hold a user, a session, an address or a device, and a test fails if anyone tries to add a column that could.

We also count where visits come from. When you open one of our pages from outside our site, we add one to a counter. The counter keeps the hour, the first page you opened, the kind of site that sent you, your country, whether you use a phone or a computer, and the language of the site. The first page is one of six: home, search, a professional's profile, an offering, the teaching page, or another page. The kind of site is one of six: a search engine, a social network, an AI assistant, an e-mail service, another site, or none.

We learn your country from the network that serves our site. It reads the country from your address and gives us two letters. The counter does not keep your address. The counter holds no name, no account and no device number. We delete the counts after two years.

If you come from one of our ads, the link carries words that the advertiser chose: the source, the medium, the name of the ad and the search word. We keep these words with the visit. If you book a lesson or buy a package after that visit, we keep the words with that booking, so we can see which ads pay. We keep a word only if it passes a check that refuses e-mail addresses, phone numbers and long codes. The words on your bookings and packages are part of your data export. When you delete your account, we delete the words from your bookings and packages.

If you apply to teach after an ad, we keep the name of the ad campaign on your account. It is part of your data export. We delete it when you delete your account.

None of this puts a cookie or any file on your device.

One list keeps typed words: the searches that found nothing, which tells us which professionals to look for. It holds no trace of who typed them and is deleted after 180 days.

## Keeping the platform safe

We process technical data to spot fake accounts, stop automated attacks, limit sign-in attempts, keep requests under control, and detect abuse. The basis is our legitimate interest in running a platform that is not overrun by it.

Server logs are kept for 90 days.

## Who inside the company can see what

Our staff hold one or more roles: identity checks, finance, moderation, support, translation, audit, and administration. Each role opens only what its work needs, and identity documents open only for the roles that review them.

Every administrative change and every look at sensitive data, such as opening an identity document, is written to a record the database itself refuses to alter or delete. It holds who acted, when, on what, from which address and from which device. We keep it for seven years.

## How we protect it

- Encrypted connections, and the servers refuse outdated encryption.

- Identity documents and tax numbers encrypted before storage.

- Access by role, with a separate sign-in for the staff tools.

- Limits on requests and on upload sizes.

- Every incoming field checked before it is used.

- Answers built from a fixed list of fields, never a raw database row.

- Encrypted backups.

- Automated checks for known holes in the software we use.

- Separate administrative and user access to the servers.

## Where the data lives

The database, the application and the video run on two servers we rent from Hetzner in Helsinki, Finland, inside the EU. Our error tracker is our own and sends nothing outside.

Uploaded files and recordings live in Cloudflare's storage, in its EU region. Identity documents arrive there already encrypted.

We make a backup every night, encrypted before it leaves the server. Daily copies are kept for 30 days and weekly copies for 90.

## Companies that help us

Each one receives only what its job needs:

- Hetzner (Germany, servers in Finland): the servers and the backup storage.

- Cloudflare (United States): file storage, protection against attacks, and the gate in front of our staff tools.

- Stytch (United States): sign-in, including Google sign-in and passkeys.

- Stripe (United States, Irish company for Europe), including its own wallet Stripe Link: payments and payouts.

- Brevo (France): sending our email.

- Google Cloud (United States), which runs Vertex AI in the European Union: translation, search by meaning and the AI features you agreed to.

- Google Firebase (United States): push notifications.

- Google (United States): sign-in, and reading when you are busy if you connect a calendar. We never see the titles or details of your events.

- ntfy.sh: alerts about our own servers, such as disk space and backups. No personal data.

Where one of the companies listed above is outside the EU, the transfer rests on the European Commission's standard contractual clauses, on the EU-US Data Privacy Framework where the company is listed under it, or on another basis allowed by Articles 44 to 49 of the GDPR. We have a written agreement with each of them under Article 28.

## Statistics and advertising tags

Four tags from other companies are ready. None of them runs until we switch them on, and we will update this policy when we do. They are Google Analytics and Google Ads from Google, the Meta Pixel from Meta, and the TikTok Pixel from TikTok. The Google in the list above is there for sign-in and calendars. These two Google tags are a separate matter, and this section covers them.

Once the tags are on, they send the pages you visit here, whether you signed up, and whether you paid and how much, so we can measure our ads. They never send your name, your email or your messages from us. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland this happens only if you said yes to the cookie banner, and a no stops all of it. Everywhere else we do not ask. The cookie policy lists each tag.

Each company has a different role:

- Google Analytics counts visits for us. Google handles that data on our behalf and only as we tell it to.

- Google Ads tells Google which ad brought you here. Google decides for itself how it uses that data, under Google's privacy policy.

- Meta and TikTok. We and the company are joint controllers for one step: collecting the data on our site and sending it to them. Once it arrives, the company decides on its own what it does with it, under its own privacy policy.

For Meta and TikTok, the joint arrangement works like this:

- Each company's business terms, which we accept before we switch its tag on, say who does what under the GDPR for that one step.

- We tell you about it, here and in the cookie policy, and where the law needs your yes, we ask for it.

- The company handles your requests to see, correct, delete or move the data it keeps once it has received it.

- You can use your rights with us or with the company, as you prefer. If you write to us about data the company holds, we send your request on to them.

Meta's side is Meta Platforms Ireland. Its privacy policy is at facebook.com/privacy/policy and the arrangement itself at facebook.com/legal/controller_addendum. TikTok's privacy policy is at tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta and TikTok may move this data outside the EU. Google and Meta are listed under the EU-US Data Privacy Framework. TikTok says it relies on the European Commission's standard contractual clauses.

## Cookies

Most of what we store on your device is needed for the service: signing you in, keeping you signed in, remembering your language, and spotting batches of fake accounts. Once we switch on the tags above, Google, Meta and TikTok also set cookies for statistics and advertising. In the EU, the EEA, the UK and Switzerland we ask before any of them loads, and a no keeps them off; everywhere else they load without asking. Every cookie is listed in the cookie policy, which also says how to change your answer.

## How long we keep things

- A guest in a practice room, with the messages and files the guest added: 1 day.

- The subtitles of a practice lesson and their translations: 1 day.

- Recently viewed profiles: 30 days.

- Recordings of sessions: 30 days.

- A closed account before it is erased: 30 days.

- Server logs: 90 days.

- Transcripts and translated captions of other sessions: 6 months.

- Notifications, announcements and support requests: 12 months.

- Messages: 18 months.

- Files shared in a session: 24 months.

- Identity documents: 5 years after the relationship ends.

- The staff action record, suspensions and appeals: 7 years.

- Payment, booking and tax records: 10 years.

A nightly job enforces these, and an hourly job enforces the practice room items. The law can require us to keep something longer, and an open dispute holds it until it is settled.

## Sinu konto

Me kasutame sinu nime, e-posti aadressi, telefoninumbrit, sünnikuupäeva, keelt ja ajavööndit sinu konto loomiseks ja haldamiseks, sinu täisealisuse kontrollimiseks, saidi kuvamiseks sinu keeles ning broneeringute tegemise võimaldamiseks.

Platvorm on mõeldud täiskasvanutele. Kui sinu sisestatud sünnikuupäev näitab vastupidist, sis konto blokeeritakse ja kuupäev säilitatakse tõendina selle põhjuste kohta.

## Sisselogimine

Me ei salvesta paroole. Sa saad sisse logida kuuekohalise koodiga, mis saadetakse sinu e-postile, seotud Google'i kontoga või pääsuvõtmega. Meie sisselogimisteenuse pakkuja Stytch tegeleb sellega ja me salvestame sinu e-posti aadressi alles siis, kui nad on sisselogimise kinnitanud.

Pärast seda algab sessioon, mis kestab seitse päeva alates sinu viimasest külastusest.

## Broneerimine ja maksmine

Broneeringu tegemiseks säilitame andmed spetsialisti, teenuse, kuupäeva, kestuse, hinna, broneeringu oleku, makse ja sellega kaasnevate sõnumite kohta.

Maksete ja väljamaksete tegemiseks kasutame Stripe'i. Kaardinumbrid meieni ei jõua. Spetsialisti pangaandmed edastatakse Stripe'ile, mitte meile. Säilitame summad, broneeringu, oleku, teabe selle kohta, kes kellele maksis, tagasimaksed ja kõik kaardivaidlused koos maksevahendaja viitenumbriga iga tehingu kohta.

Kaardivaidluse korral edastame kaardivõrgule nende küsitud andmed: konto nime ja e-posti aadressi, broneeringu sisu, seansi toimumise aja ning teabe selle kohta, kas mõlemad osapooled liitusid vestlusega.

## Avalikud profiilid

Spetsialisti profiil on avalik: foto, tutvustusvideo, kirjeldus, kvalifikatsioon, kogemus, teenused, hinnad ja saadavus. See ongi selle mõte. See, mida nad avaldavad, on nende endi vastutusel õigesti esitatud.

## Professionaali isiku tuvastamine

Enne kui professionaalile saab tasu maksta, kontrollime me tema isikut. Me võime töödelda isikut tõendavat dokumenti, selfit, aadressitõendit ja sertifikaate.

Need failid krüpteeritakse enne salvestamist. Neid vaatab läbi inimene. Me ei kasuta kusagil näotuvastust ega automaatset biomeetrilist võrdlust.

Isikut tõendava dokumendi masinloetavalt ribalt salvestame me väljaandja riigi, dokumendi tüübi, kodakondsuse ja kehtivusaja. Sellelt ribalt pärinevat nime, dokumendi numbrit ja sünnikuupäeva ei salvestata tekstina. Me salvestame neist loodud ühesuunalise räsiväärtuse, mis võimaldab meil märgata sama dokumendi kasutamist kahel erineval kontol ja mida ei saa tagasi dokumendiks teisendada.

Isikut tõendavad dokumendid kustutatakse viis aastat pärast professionaalse suhte lõppemist või pärast taotluse tagasilükkamist. Pooleli olev menetlus lükkab kustutamist edasi kuni selle sulgemiseni.

## Sõnumid ja sessioonid

Töötleme sõnumeid ja faile, mida te siin vahetate, ning tahvlile joonistatut, et teenus toimiks ja mõlemal poolel oleks olemas ajalugu, millele vajadusel viidata.

Enne kahe inimese vahelise tasulise broneeringu olemasolu peidab süsteem sõnumitest ja profiilitekstist kontaktandmed, näiteks telefoninumbrid ja e-posti aadressid. See on meede pettuste vastu ja selleks, et vältida töö viimist platvormilt välja.

Video ja audio töötavad meie enda serverites, kasutades avatud lähtekoodiga LiveKit tarkvara. Sinu veebibrauser saab ruumi sisenemiseks lühiajalise võtme, mis lakkab töötamast, kui sessioon lõpeb või kui sa lahkud.

## Salvestamine, transkriptsioonid ja tehisintellekt

Sessiooni ei salvestata automaatselt. Enne liitumist vastab iga inimene neljale eraldi küsimusele: salvestamine, kirjalik transkriptsioon, tehisintellekti abi ja tõlgitud subtiitrid.

Funktsioon lülitatakse sisse ainult siis, kui vastused seda lubavad. Üks keeldumine hoiab selle funktsiooni selles ruumis väljalülitatuna. Erandiks on loengud, kus kuulajad ei viibi laval ja reegel kehtib rääkijate kohta.

Saad oma vastuse igal ajal kuni sessiooni lõpuni tagasi võtta. Transkriptsiooni nõusoleku tagasivõtmisel kustutatakse selle sessiooni transkriptsioon kohe. Salvestamise nõusoleku tagasivõtmine peatab salvestamise sel hetkel. Seni salvestatu kustutatakse tavapärase graafiku alusel.

Kui oled sessiooni ajal nõustunud, võidakse selle sessiooni teksti saata Google'ile subtiitrite tõlkimiseks ja õpikaartide koostamiseks.

Mõned funktsioonid saadavad teksti Google'ile ilma eraldi küsimuseta, et need funktsioonid saaksid toimida:

- Sõnumid, ruumi vestlus, kodutööd ja vastused reaalajas tegevustes, et tõlkida need lugeja jaoks.

- Profiilid ja arvustused, et näidata neid teistes keeltes.

- See, mida spetsialist oma profiili kirjutab, ja see, mida trükid otsingukasti, et leida spetsialiste tähenduse järgi.

- Sõna, mille salvestad õpikaardina, et lisada selle tähendus sinu keeles.

- Sõnumid, ruumi vestlus, kodutööd ja vastused reaalajas tegevustes, et teha kindlaks, millises keeles need on kirjutatud.

Enne teksti saatmist püüame eemaldada e-posti aadressid, telefoninumbrid, lingid ja sõnumirakenduste kasutajanimed ning paneme need tõlkes tagasi. Me ei eemalda nimesid. Google kinnitab, et töötleb teksti Euroopa Liidus, ja selle tingimuste kohaselt ei treeni ta oma mudeleid meie andmetega ilma meie loata. Kui Google'i turvakontroll märgib päringu võimaliku kuritarvitamisena, võib Google hoida selle päringu koopiat kuni 90 päeva Euroopa Liidus, et inimene saaks seda kontrollida. Google ei kasuta seda koopiat oma mudelite treenimiseks. Tõlgitava mahu kohta kehtib päevalimiit.

## Hiljuti vaadatud profiilid

Hoiame alles nimekirja spetsialistidest, keda olete hiljuti vaadanud, et saaksite nad uuesti üles leida. Seda näete ainult teie, saate selle tühjendada, see aegub 30 päeva pärast ning see on osa teie andmete ekspordist ja kustutamisest.

## Statistika

Me mõõdame platvormi kasutust: kui paljud otsingud viivad profiili, sõnumi või broneeringuni. Need tabelid ei sisalda kasutajat, sessiooni, aadressi ega seadet ning testid ebaõnnestuvad, kui keegi proovib lisada veergu, mis võiks neid sisaldada.

Samuti mõõdame, kust külastused pärinevad. Kui avate mõne meie lehe väljastpoolt meie veebisaiti, lisame loendurile ühe numbri. Loendur salvestab kellaaja, esimese avatud lehe, teid suunanud saidi tüübi, teie riigi, selle, kas kasutate telefoni või arvutit, ning saidi keele. Esimene leht on üks kuuest: avaleht, otsing, spetsialisti profiil, pakkumine, õpetamise leht või mõni muu leht. Saidi tüüp on üks kuuest: otsingumootor, sotsiaalvõrgustik, tehisintellekti assistent, e-posti teenus, muu sait või puudub.

Me saame teie riigi teada võrgust, mis meie saiti teenindab. See tuvastab riigi teie aadressi järgi ja annab meile kaks tähte. Loendur ei salvesta teie aadressi. Loendur ei sisalda nime, kontot ega seadme numbrit. Kustutame need andmed kahe aasta pärast.

Kui tulete mõne meie reklaami kaudu, sisaldab link reklaamija valitud sõnu: allikat, kanalit, reklaami nime ja otsingusõna. Säilitame need sõnad koos külastusega. Kui broneerite pärast seda külastust tunni või ostate paketi, säilitame need sõnad koos broneeringuga, et näha, millised reklaamid end ära tasuvad. Säilitame sõna ainult siis, kui see läbib kontrolli, mis välistab e-posti aadressid, telefoninumbrid ja pikad koodid. Teie broneeringute ja pakettide juures olevad sõnad on osa teie andmete ekspordist. Kui kustutate oma konto, kustutame need sõnad ka teie broneeringutest ja pakettidest.

Kui kandideerite pärast reklaami nägemist õpetajaks, salvestame reklaamikampaania nime teie kontole. See on osa teie andmete ekspordist. Kustutame selle, kui kustutate oma konto.

Mitte miski sellest ei salvesta teie seadmesse küpsiseid ega muid faile.

Üks nimekiri säilitab sisestatud sõnu: otsingud, mis ei andnud tulemusi, mis näitab meile, milliseid spetsialiste otsida. See ei sisalda jälgi sellest, kes need sisestas, ja kustutatakse 180 päeva pärast.

## Platvormi turvalisuse tagamine

Töötleme tehnilisi andmeid, et tuvastada võltskontosid, peatada automatiseeritud rünnakuid, piirata sisselogimiskatseid, hoida päringuid kontrolli all ja avastada kuritarvitusi. Aluseks on meie õigustatud huvi käitada platvormi, mis ei ole nendest üle koormatud.

Serveri logisid säilitatakse 90 päeva.

## Kes ettevõttes mida näha saab

Meie töötajatel on üks või mitu rolli: isikutuvastus, rahandus, modereerimine, tugi, tõlkimine, audit ja haldus. Iga roll avab ainult selle, mida on vaja töö tegemiseks, ja isikut tõendavad dokumendid avanevad ainult neile rollidele, mis neid kontrollivad.

Iga haldusmuudatus ja iga tundlike andmete vaatamine, näiteks isikut tõendava dokumendi avamine, salvestatakse logisse, mida andmebaas ise ei luba muuta ega kustutada. See sisaldab teavet selle kohta, kes tegutses, millal, mida tegi, milliselt aadressilt ja millisest seadmest. Me säilitame seda seitse aastat.

## Kuidas me seda kaitseme

- Krüpteeritud ühendused ja serverid keelduvad vananenud krüptimisest.

- Isikut tõendavad dokumendid ja käibemaksukohustuslase numbrid krüpteeritakse enne salvestamist.

- Rollipõhine juurdepääs koos eraldi sisselogimisega töötajate tööriistadele.

- Päringute ja üleslaadimise suuruse piirangud.

- Iga sissetulevat välja kontrollitakse enne selle kasutamist.

- Vastused koostatakse kindlast väljade loendist, mitte kunagi andmebaasi toorreal.

- Krüpteeritud varukoopiad.

- Automaatsed kontrollid meie kasutatava tarkvara teadaolevate turvaaukude tuvastamiseks.

- Eraldi administraatori ja kasutaja juurdepääs serveritele.

## Kus andmed asuvad

Andmebaas, rakendus ja video töötavad kahes serveris, mida me rendime ettevõttelt Hetzner Helsingis Soomes, Euroopa Liidu piires. Meie vigade jälgija on meie endi oma ja ei saada midagi väljapoole.

Üleslaaditud failid ja salvestised asuvad Cloudflare'i andmehoidlas selle EL-i piirkonnas. Isikut tõendavad dokumendid jõuavad sinna juba krüpteeritult.

Teeme igal ööl varukoopia, mis krüpteeritakse enne serverist lahkumist. Igapäevaseid koopiaid säilitatakse 30 päeva ja iganädalasi koopiaid 90 päeva. Samuti säilitame krüpteeritud koopiat igast andmebaasi muudatusest umbes viis nädalat, et saaksime selle taastada ükskõik millisele minutile sellest ajast. Kui me peaksime kunagi taastama vanema koopia, kustutame uuesti kõik kasutajad, kes on vahepeal palunud meil oma andmed kustutada. Samuti kopeerime üleslaaditud failid ja salvestised igal ööl krüpteeritult samasse varundushoidlasse. Sinu kustutatud fail kaob sellest koopiast umbes kaheksa nädala jooksul.

## Ettevõtted, mis meid aitavad

Igaüks neist saab ainult seda teavet, mida on vaja tema tööks:

- Hetzner (Saksamaa, serverid Soomes): serverid ja varukoopiate hoidla.

- Cloudflare (Ameerika Ühendriigid): failihoidla, kaitse rünnakute eest ja värav meie töötajate tööriistade ees.

- Stytch (Ameerika Ühendriigid): sisselogimine, sealhulgas Google'i sisselogimine ja pääsuvõtmed.

- Stripe (Ameerika Ühendriigid, Euroopa jaoks Iirimaa ettevõte), sealhulgas selle oma rahakott Stripe Link: maksed ja väljamaksed.

- Brevo (Prantsusmaa): meie e-kirjade saatmine.

- Google Cloud (Ameerika Ühendriigid), mis käitab Vertex AI-d Euroopa Liidus: tõlkimine, tähenduspõhine otsing ja tehisintellekti funktsioonid, millega oled nõustunud.

- Google Firebase (Ameerika Ühendriigid): tõuketeavitused.

- Google (Ameerika Ühendriigid): sisselogimine ja sinu hõivatuse lugemine, kui sa ühendad kalendri. Me ei näe kunagi sinu sündmuste pealkirju ega üksikasju.

- ntfy.sh: teavitused meie oma serverite kohta, näiteks kettaruumi ja varukoopiate kohta. Ei mingeid isikuandmeid.

Kui mõni eelpool loetletud ettevõtetest asub väljaspool Euroopa Liitu, põhineb andmete edastamine Euroopa Komisjoni lepingu tüüptingimustel, EL-i ja USA andmekaitseraamistikul Data Privacy Framework, kui ettevõte on seal kirjas, või muul alusel, mis on lubatud isikuandmete kaitse üldmääruse artiklitega 44 kuni 49. Meil on neist igaühega kirjalik leping artikli 28 alusel.

## Statistika ja reklaamikoodid

Neli teiste ettevõtete koodi on valmis seatud. Ükski neist ei tööta enne, kui me need sisse lülitame, ja me uuendame seda poliitikat, kui seda teeme. Need on Google Analytics ja Google Ads Google'ilt, Meta Pixel Metalt ning TikTok Pixel TikTokilt. Eespool loetletud Google on seal sisselogimiseks ja kalendrite jaoks. Need kaks Google'i koodi on eraldi teema ja see jaotis käsitleb neid.

Kui koodid on sisse lülitatud, saadavad need teavet lehtede kohta, mida te siin külastate, kas te registreerusite ning kas ja kui palju te maksite, et saaksime oma reklaame mõõta. Nad ei saada kunagi teie nime, e-posti aadressi ega meilt saadud sõnumeid. ELis, EMPs, Ühendkuningriigis ja Šveitsis toimub see ainult siis, kui nõustusite küpsiste ribaga, ja keeldumine peatab selle täielikult. Mujal me seda ei küsi. Küpsiste poliitika loetleb iga koodi.

Igal ettevõttel on erinev roll:

- Google Analytics loendab meie jaoks külastusi. Google töötleb neid andmeid meie nimel ja ainult meie juhiste järgi.

- Google Ads teatab Google'ile, milline reklaam teid siia tõi. Google otsustab ise, kuidas ta neid andmeid kasutab, vastavalt Google'i privaatsuspoliitikale.

- Meta ja TikTok. Meie ja ettevõte oleme kaasvastutavad töötlejad ühe etapi puhul: andmete kogumine meie saidil ja nende saatmine neile. Kui andmed kohale jõuavad, otsustab ettevõte ise, mida ta nendega teeb, vastavalt oma privaatsuspoliitikale.

Meta ja TikToki puhul toimib ühine kokkulepe järgmiselt:

- Iga ettevõtte äritingimused, millega me nõustume enne selle koodi sisselülitamist, sätestavad, kes mida teeb isikuandmete kaitse üldmääruse kohaselt selle ühe etapi puhul.

- Me räägime teile sellest siin ja küpsiste poliitikas ning seal, kus seadus nõuab teie nõusolekut, me küsime seda.

- Ettevõte tegeleb teie taotlustega vaadata, parandada, kustutada või teisaldada andmeid, mida ta pärast kättesaamist säilitab.

- Võite kasutada oma õigusi meie või ettevõtte juures, kuidas ise eelistate. Kui kirjutate meile andmete kohta, mida ettevõte säilitab, edastame teie taotluse neile.

Meta pool on Meta Platforms Ireland. Selle privaatsuspoliitika asub aadressil facebook.com/privacy/policy ja kokkulepe ise aadressil facebook.com/legal/controller_addendum. TikToki privaatsuspoliitika asub aadressil tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy.

Google, Meta ja TikTok võivad need andmed EL-ist välja viia. Google ja Meta on kantud EL-i ja USA andmekaitseraamistiku nimekirja. TikTok teatab, et tugineb Euroopa Komisjoni lepingu tüüptingimustele.

## Küpsised

Suurem osa sellest, mida me sinu seadmesse salvestame, on vajalik teenuse toimimiseks: sisselogimiseks, sisselogituna püsimiseks, sinu keelevaliku meelespidamiseks ja võltskontode tuvastamiseks. Kui lülitame sisse ülaltoodud sildid, seadistavad ka Google, Meta ja TikTok küpsiseid statistika ja reklaami eesmärgil. Euroopa Liidus, Euroopa Majanduspiirkonnas, Ühendkuningriigis ja Šveitsis küsime enne nende laadimist nõusolekut ning keeldumise korral neid ei laadita. Mujal laaditakse need ilma küsimata. Kõik küpsised on kirjas küpsiste eeskirjas, kus on kirjeldatud ka seda, kuidas oma valikut muuta.

## Kui kaua me andmeid säilitame

- Harjutusruumi külaline koos tema lisatud sõnumite ja failidega: 1 päev.

- Harjutustunni subtiitrid ja nende tõlked: 1 päev.

- Viimati vaadatud profiilid: 30 päeva.

- Kohtumiste salvestised: 30 päeva.

- Suletud konto enne selle lõplikku kustutamist: 30 päeva.

- Serveri logid: 90 päeva.

- Muude kohtumiste tekstiversioonid ja tõlgitud subtiitrid: 6 kuud.

- Teavitused, teadaanded ja klienditoe päringud: 12 kuud.

- Sõnumid: 18 kuud.

- Kohtumise ajal jagatud failid: 24 kuud.

- Isikut tõendavad dokumendid: 5 aastat pärast kliendisuhte lõppemist.

- Töötajate toimingute ajalugu, kontode peatamised ja vaided: 7 aastat.

- Maksete, broneeringute ja maksude andmed: 10 aastat.

Neid reegleid rakendatakse automaatselt igal ööl ning harjutusruumi puudutavaid reegleid igal tunnil. Seadus võib kohustada meid andmeid kauem säilitama ning lahendamata vaidluse korral hoitakse andmeid alles kuni selle lahendamiseni.

## Getting a copy of your data

Ask for it in your settings and the system builds one file, in JSON, with the data we hold about you. It stays available for three days and is then removed, because a full copy of a person's data should not sit around.

## Closing your account

You can close your account in your settings. Access stops at once.

For 30 days nothing is erased, so a closure by mistake can still be undone. After that we erase the identity behind the account: the name, the email address, the telephone number, the photo, the date of birth and the profile text. The email address is replaced by a meaningless value rather than removed, because records the law makes us keep, such as payment records and our own log of staff actions, cannot be edited once written.

Private messages you sent are deleted. Messages in a lesson room or a group chat are a shared record of that session, so they stay without your name against them and are deleted on the ordinary schedule for messages. The one exception is a practice room: the messages a guest sent there are deleted with the guest after 1 day, and the subtitles of the practice lesson and their translations are deleted after 1 day too.

If a dispute is open or a paid session has not happened yet, erasure waits until the money is settled. The page tells you so.

## Your rights

Under the GDPR you can:

- Ask what we hold about you, and get a copy (Articles 15 and 20).

- Correct what is wrong (Article 16). Much of it you can edit yourself.

- Have your data erased (Article 17), unless the law makes us keep it.

- Restrict or object to processing based on our legitimate interests (Articles 18 and 21).

- Withdraw consent at any time, for anything given by consent (Article 7). What was done before you withdrew stays lawful.

Write to legal@ollinter.com and we answer within the month the law allows.

## Complaining to the authority

You can complain to a data protection authority: the one where you live, the one where you work, or the one where you think something went wrong. Because we are established in Estonia, the authority that supervises us is:

Andmekaitse Inspektsioon (Estonian Data Protection Inspectorate)

Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia

Email: info@aki.ee

Telephone: +372 627 4135

You can complain whether or not you have written to us first.

## If something goes wrong

We take measures to prevent, detect and limit a breach of personal data. If one happens, we tell the authority without undue delay and within 72 hours of becoming aware of it where the law requires, and we tell the people affected where the risk to them is high.

## When the law asks us for data

We hand over personal data when a legal obligation, a court decision or a binding order from a competent authority requires it, and only as far as it requires.

## Changes to this policy

We update this policy when the law, the platform, the companies we work with or the purposes change. The current version is always here, and when a change matters to you we tell you.

## Konto sulgemine

Saad oma konto sulgeda seadete alt. Sinu ligipääs peatub kohe.

30 päeva jooksul ei kustutata midagi, seega saab kogemata tehtud sulgemise veel tühistada. Pärast seda kustutame kontoga seotud isikuandmed: nime, e-posti aadressi, telefoninumbri, foto, sünnikuupäeva ja profiili teksti. E-posti aadress asendatakse kustutamise asemel tähenduseta väärtusega, sest seadusega nõutud andmeid, näiteks makseandmeid ja meie töötajate tegevuste logisid, ei saa pärast kirjutamist muuta.

Sinu saadetud privaatsõnumid kustutatakse. Sõnumid õppetunni ruumis või grupivestluses on selle seansi ühine ajalugu, seega jäävad need alles ilma sinu nimeta ja kustutatakse sõnumite tavapärase graafiku alusel. Ainuke erand on harjutustuba: külalise saadetud sõnumid kustutatakse koos külalisega pärast 1 päeva ning harjutustunni subtiitrid ja nende tõlked kustutatakse samuti pärast 1 päeva.

Kui käimas on vaidlus või makstud seanss ei ole veel toimunud, ootab kustutamine kuni rahaasjade lahendamiseni. Leht annab sulle sellest teada.

## Teie õigused

Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) kohaselt on teil õigus:

- Küsida, milliseid andmeid me teie kohta säilitame, ja saada neist koopia (artiklid 15 ja 20).

- Parandada valed andmed (artikkel 16). Suuremat osa neist saate ise muuta.

- Lasta oma andmed kustutada (artikkel 17), välja arvatud juhul, kui seadus kohustab meid neid säilitama.

- Piirata või vaidlustada andmete töötlemist meie õigustatud huvide alusel (artiklid 18 ja 21).

- Võtta nõusolek igal ajal tagasi kõige puhul, milleks olete nõusoleku andnud (artikkel 7). Kõik enne nõusoleku tagasivõtmist tehtud toimingud jäävad seaduslikuks.

Kirjutage aadressil legal@ollinter.com ja me vastame seadusega lubatud ühe kuu jooksul.

## Kaebuse esitamine ametiasutusele

Teil on õigus esitada kaebus andmekaitseasutusele: sellele, kus te elate, kus te töötate või kus teie arvates midagi valesti läks. Kuna meie asukoht on Eestis, teostab meie üle järelevalvet järgmine asutus:

Andmekaitse Inspektsioon

Tatari 39, 10134 Tallinn, Eesti

E-post: info@aki.ee

Telefon: +372 627 4135

Teil on õigus esitada kaebus olenemata sellest, kas olete enne meile kirjutanud või mitte.

## Kui midagi läheb valesti

Me rakendame meetmeid isikuandmete rikkumise vältimiseks, tuvastamiseks ja piiramiseks. Kui rikkumine siiski toimub, teavitame sellest järelevalveasutust ilma põhjendamatu viivituseta ja võimalusel 72 tunni jooksul pärast sellest teadasaamist, kui seadus seda nõuab, ning teavitame puudutatud isikuid, kui oht nende õigustele on suur.

## Kui seadus nõuab meilt andmeid

Me edastame isikuandmeid siis, kui seda nõuab seadusjärgne kohustus, kohtuotsus või pädeva asutuse siduv korraldus, ja ainult sel määral, kui see on nõutav.

## Selle eeskirja muudatused

Me uuendame seda eeskirja, kui seadus, platvorm, meie koostööpartnerid või eesmärgid muutuvad. Kehtiv versioon on alati siin ja kui mõni muudatus puudutab sind, siis me teavitame sind sellest.

Milliseid andmeid me säilitame

Why we may hold it, in law

Sinu konto

Sisselogimine

Broneerimine ja maksmine

Avalikud profiilid

Professionaali isiku tuvastamine

Sõnumid ja sessioonid

Salvestamine, transkriptsioonid ja tehisintellekt

Hiljuti vaadatud profiilid

Statistika

Platvormi turvalisuse tagamine

Kes ettevõttes mida näha saab

Kuidas me seda kaitseme

Kus andmed asuvad

Ettevõtted, mis meid aitavad

Statistika ja reklaamikoodid

Küpsised

Kui kaua me andmeid säilitame

Getting a copy of your data

Konto sulgemine

Teie õigused

Kaebuse esitamine ametiasutusele

Kui midagi läheb valesti

Kui seadus nõuab meilt andmeid

Selle eeskirja muudatused

Kõik versioonid

Mis muutus versiooni 8 ja versiooni 9 vahel